Buzz
Kỹ năng hành chính văn phòng là bí quyết không thể thiếu cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Để hoàn thành công việc hiệu quả, mỗi người đều cần trang bị những kỹ năng liên quan đến hành chính. Dưới đây là tổng hợp 6 kỹ năng quan trọng của một nhân viên hành chính văn phòng mà bạn cần phải biết.
1. Vai Trò của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Bộ phận hành chính là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Nhân viên hành chính đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính và nhiều nhiệm vụ khác theo yêu cầu cụ thể của cơ quan.
Dù là công việc không mới, nhưng với tính ổn định, nhân viên hành chính văn phòng vẫn thu hút nhiều sự quan tâm. Công việc này đem lại đa dạng trong nhiệm vụ và đóng vai trò quan trọng trong duy trì sự ổn định của tổ chức.
1.1 Quản Lý Giấy Tờ, Hồ Sơ
1.2 Xây dựng bảng lương thưởng hàng tháng
- Thực hiện lập bảng chấm công định kỳ, tính toán lương thưởng cho nhân viên và đề xuất cho lãnh đạo phê duyệt.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh về chế độ lương thưởng cho nhân viên.
- Phối hợp với bộ phận kế toán để chi trả lương đúng hạn cho nhân viên.
1.3 Hoạt động lễ tân văn phòng
- Điều hành điện thoại, đặt lịch hẹn, xử lý các giao dịch với khách hàng,… theo phân công của doanh nghiệp hoặc bộ phận liên quan.
- Chào đón khách và thông báo với bộ phận liên quan để hỗ trợ khách hàng.
- Lập kế hoạch mời tham dự hội nghị, sự kiện và chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động này như tài liệu, thiết bị, nước…
1.4 Quản lý tài sản và thiết bị
1.5 Quản lý hồ sơ nhân viên
- Cập nhật thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ của nhân viên.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp.
- Theo dõi các chế độ phúc lợi của nhân viên: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, trợ cấp… và tiếp nhận nguyện vọng của nhân viên khi muốn điều chỉnh một số chế độ nhằm bảo đảm quyền lợi.
3. Các kỹ năng cần thiết cho công việc hành chính văn phòng
Kỹ năng hành chính văn phòng
3.1 Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng tiếp theo mà một nhân viên hành chính văn phòng cần có là lập kế hoạch. Một người có khả năng lập kế hoạch, lên sẵn phương án dự phòng… sẽ giúp công ty hạn chế các sai sót, đảm bảo sự kiện, dự án diễn ra đúng quy trình.
Lập kế hoạch còn hỗ trợ chúng ta trong các công việc chuyên môn cá nhân. Nhìn chung, kỹ năng này đòi hỏi bạn cần có tầm nhìn, đặt ra mục tiêu cụ thể và hình dung được phương án để thực hiện, dự trù các tình huống có thể phát sinh.
3.2 Kỹ năng tin học văn phòng
Trong công việc hành chính, việc sử dụng máy tính là không thể tránh khỏi. Kỹ năng tin học văn phòng là điều cần thiết cho mọi nhân viên hành chính. Để hoàn thành các công việc như soạn thảo hợp đồng, báo cáo, quản lý hồ sơ, tính lương nhân viên,... bạn cần thành thạo việc sử dụng các phần mềm như Word, Excel, Email…
3.3 Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức là điều không thể thiếu của nhân viên hành chính. Nhiều người nghĩ rằng kỹ năng này chỉ áp dụng cho cấp quản lý. Nhưng nếu làm trong bộ phận hành chính, bạn sẽ phải tổ chức các sự kiện nội bộ, lên lịch hẹn với khách hàng, đối tác cho công ty. Kỹ năng này giúp bạn quản lý và tổ chức công việc một cách hiệu quả và nhất quán.
Kỹ năng tổ chức rất quan trọng vì nó thể hiện khả năng hoàn thành công việc đúng kế hoạch. Đây cũng là tiêu chí để cấp trên đánh giá tính chuyên nghiệp của một nhân viên hành chính.
3.4 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong vai trò của mình, nhân viên hành chính đôi khi phải như một “quan tòa”. Họ phải đối mặt và giải quyết nhiều vấn đề xảy ra trong công ty như các tranh chấp, khiếu nại, sự cố phát sinh, mâu thuẫn nội bộ,... Kỹ năng giải quyết vấn đề cùng thái độ ôn hoà, bình tĩnh sẽ giúp họ xử lý mọi tình huống một cách khôn ngoan, đảm bảo công bằng nhất.
3.5 Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
Nhân viên hành chính thường phải quản lý và thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Nếu không biết cách sắp xếp, họ sẽ dễ bị quá tải và căng thẳng, làm giảm hiệu quả công việc. Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp họ tối ưu thời gian, đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
3.6 Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng đối với nhân viên hành chính vì họ là điểm liên lạc với khách hàng, đối tác,... Sự thành thạo trong giao tiếp sẽ giúp họ kết nối và làm việc hiệu quả với nhiều đối tượng, bộ phận khác trong công ty.
Một người biết cách diễn đạt, ứng xử sẽ tạo ra không khí hòa mình, vui vẻ giữa các thành viên trong công ty. Đồng thời, họ gây ấn tượng, thiện cảm với các đối tác, khách hàng bên ngoài. Xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, lịch sự. Để nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc hành chính, bạn có thể áp dụng một số biện pháp sau:
- Tập luyện cử chỉ, biểu cảm khi trò chuyện để làm cho cuộc trò chuyện thêm sinh động.
- Thái độ thân thiện, thoải mái, tập trung lắng nghe và quan sát người khác nhiều hơn, tránh ngắt lời, xen vào nói chuyện.
- Trả lời một cách ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào vấn đề chính, chú ý đến âm lượng khi nói.
