Bí quyết soạn thảo hóa đơn giá trị gia tăng GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng là văn bản quan trọng trong quản lý thuế, sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh. Viết hóa đơn giá trị gia tăng đúng cách là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý.

Hướng dẫn chi tiết về viết hóa đơn giá trị gia tăng

1. Thời điểm ghi chú ngày tháng năm

+ Bán hàng hóa: Ghi ngày, tháng, năm là thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, trước khi xem xét tình trạng thanh toán.

+ Cung ứng dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ, bất kể việc thu tiền đã diễn ra hay chưa. Trong trường hợp thanh toán trước hoặc trong quá trình cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.

+ Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm xác định khi bắt đầu nghiệm thu, có kết quả và bàn giao công trình, không phân biệt việc đã hay chưa thu tiền.

2. Thông tin người bán

Thông tin người bán hàng trongcách viết hóa đơn giá trị gia tăng GTGT không yêu cầu nhập lại vì đã được điền sẵn trong hóa đơn GTGT

3. Thông tin người mua hàng

- Họ tên người mua hàng: Thông tin của người thực hiện giao dịch mua hàng trực tiếp với công ty bán hàng. Trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin cá nhân, mã số thuế, người lập hóa đơn sẽ điền thông tin mục 'người mua không lấy hóa đơn' hoặc 'người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế'

- Tên đơn vị mua hàng: Thông tin chính xác theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Địa chỉ đơn vị mua hàng: Thông tin chính xác về địa chỉ của công ty mua hàng theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Mã số thuế của đơn vị mua hàng: Mã số được cấp theo giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hình thức thanh toán:

Nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi ký hiệu TM

Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, ghi ký hiệu CK

Nếu chưa xác định được cụ thể hình thức thanh toán, ghi ký hiệu TM/CK

4. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra

- Số thứ tự: Người lập hóa đơn cần ghi rõ số thứ tự của từng mặt hàng mà người mua đã mua.

- Mục hàng, dịch vụ: Ghi thông tin chi tiết về tên và ký hiệu của từng loại hàng hóa bán ra.

- Đơn vị tính: Điền đơn vị tính chính xác của từng mặt hàng, ví dụ: chiếc, mét, kilogram...

- Số lượng: Ghi rõ số lượng của từng mặt hàng đã được bán ra

- Giá trị một đơn vị: Ghi rõ giá trị của một đơn vị hàng hóa chưa bao gồm VAT

- Tổng cộng: Là tổng số tiền mà người mua phải thanh toán, được tính bằng cách nhân giá trị hàng hóa với số lượng.

5. Phần tổng cộng

- Tổng tiền hàng: Là tổng số tiền tính ở phần giá trị hàng hóa

- Thuế suất VAT: Đây là tỷ lệ thuế mà bạn phải trả cho hàng hóa dịch vụ, hiện nay có 3 mức thuế chính là 0%, 5%, 10%. Trong trường hợp không áp dụng thuế GTGT, bạn có thể để trống hoặc gạch bỏ mục này.

- Tổng cộng thanh toán: Là tổng số tiền được tính từ 'Tổng tiền hàng' và 'Tiền thuế VAT'

- Số tiền bằng chữ: Viết đúng số tiền thanh toán bằng chữ

6. Chữ ký

- Người mua hàng: Người đại diện đi mua hàng sẽ thực hiện ký tên, có hai trường hợp

+ Trong trường hợp mua hàng trực tuyến, qua fax... người mua hàng không cần phải ký vào hóa đơn, người bán hàng sẽ chịu trách nhiệm điền thông tin rõ là người bán hàng qua điện thoại hay qua mạng, fax.

+ Người bán hàng: Người bán hàng là người chịu trách nhiệm ghi

- Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị được ủy quyền ký xác nhận, có thể là giám đốc hoặc người được ủy quyền giám đốc trong trường hợp giám đốc đi vắng. Thủ trưởng đơn vị sẽ xác nhận ký và đóng dấu, điền rõ họ tên.

Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng GTGT theo trình tự đúng của luật lệ. Bên cạnh đó, để giúp doanh nghiệp và các cơ quan hiểu rõ hơn, chúng tôi đã cập nhật mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất. Các doanh nghiệp và cơ quan có nhu cầu sử dụng có thể tải mẫu trực tiếp để áp dụng.