Buzz
Ngoài những ứng dụng nhắn tin phổ biến như Skype, Google Hangouts, Teams... thì email cũng là một phương tiện giao tiếp hiệu quả mà nhân viên văn phòng thường xuyên sử dụng.
Ngoài những ứng dụng nhắn tin phổ biến như Skype, Google Hangouts, Teams... thì email cũng là một phương tiện giao tiếp hiệu quả mà nhân viên văn phòng thường xuyên sử dụng.
Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ những mẹo nhỏ giúp bạn sử dụng email một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Với lượng email chúng ta nhận hàng ngày không hề nhỏ, đến từ nhiều phòng ban khác nhau với mục đích đa dạng, việc tối ưu hóa thời gian trả lời và xử lý email là rất quan trọng.
I. Ưu điểm của email so với tin nhắn?
- Khi cần gửi các tập tin, tài liệu cần lưu trữ lâu dài, thì email là lựa chọn tốt, vì qua tin nhắn có thể mất đi sau một thời gian và khó tìm kiếm.
- Khi cần xác nhận thông tin từ một người nào đó (sếp, đồng nghiệp...) hoặc giao việc cho họ, thì việc sử dụng email giúp lưu lại bằng chứng và dễ dàng hơn cho việc làm việc sau này. Hãy nhớ chỉ sử dụng tin nhắn để trao đổi công việc nhanh chóng.
- Những email có nội dung tương tự và cần gửi nhiều lần, nên soạn thành mẫu email để tiện sử dụng sau này, chỉ cần sửa đổi và gửi đi, sẽ tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
II. Cần tránh những điều gì?
1. Chỉ kể vấn đề mà không đưa ra giải pháp.
=> Khi đề cập vấn đề, cần phải đưa ra giải pháp cũng như những ưu và nhược điểm nếu có.
Lý do: Sếp thuê bạn để giải quyết vấn đề, không phải để nghe bạn kể khổ sở và chờ sếp giải quyết. Vậy nên hãy nghĩ thêm nhiều ý tưởng, giải pháp để bổ sung vào nhé.
2. Tránh viết dài dòng, lan man.
=> Viết ngắn gọn, dễ hiểu để tiện cho việc đọc và hiểu rõ nội dung.
Lý do: Mọi người đều rất bận rộn với công việc của mình, nếu viết quá dài, người đọc sẽ gặp khó khăn trong việc đọc và hiểu rõ nội dung, vậy nên hãy cố gắng viết ngắn gọn, dễ đọc.
3. Không nên ghi chung chung về thời gian mà phải ghi cụ thể.
Ví dụ: Deadline sau 3 ngày => Deadline 3 giờ chiều, ngày 01/04/2020.
Lý do: Thời gian cụ thể sẽ truyền tải thông điệp rõ ràng hơn so với thời gian ước lượng.
4. Đọc email nhưng không xử lý.
=> Sử dụng kỹ thuật 1-chạm: mở email là phải xử lý ngay.
- Email có thể trả lời hoặc chuyển tiếp ngay: trả lời/chuyển tiếp ngay lập tức.
- Email cần kiểm tra hoặc cần thực hiện một công việc nào đó: ghi lại vào danh sách công việc cần làm.
