Buzz
Khi Google Drive xuất hiện lần đầu tiên, nó đóng vai trò như một không gian lưu trữ dữ liệu trên đám mây, giúp bạn dễ dàng truy cập vào chúng ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, với sự phát triển, Google Drive không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ mà còn là trung tâm của Google Docs, nơi bạn có thể sáng tạo và làm việc với các tài liệu văn bản. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Google Drive hiệu quả thông qua hướng dẫn dưới đây.
Các bước thực hiện
Bắt đầu
Đăng nhập vào Google Drive bằng tài khoản Google của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản Google, hãy tạo một tài khoản Gmail miễn phí. Google Drive không chỉ giúp bạn lưu trữ dữ liệu trên đám mây mà còn cho phép bạn tạo và làm việc với các tài liệu trực tuyến thông qua giao diện trực tuyến của nó.
Nâng cấp dữ liệu trong Drive. Có 2 cách để nâng cấp dữ liệu trong Drive. Bạn có thể tạo văn bản mới trên Google Drive hoặc tải dữ liệu từ máy tính. Để tạo dữ liệu mới, nhấn nút TẠO. Để tải lên dữ liệu, nhấn nút 'Up Arrow' gần nút TẠO.
Đổi cách hiển thị của dữ liệu. Bạn có thể chọn hiển thị dữ liệu dưới dạng ô lưới (Grid) hoặc danh sách (List). Chế độ List cho phép bạn xem chủ sở hữu và thời gian chỉnh sửa gần nhất của mỗi văn bản. Chế độ Grid hiển thị trang đầu tiên của từng dữ liệu. Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem bằng cách nhấn nút bánh răng ở góc trên bên phải.
Sử dụng thanh điều hướng bên trái để tìm dữ liệu. My Drive chứa tất cả dữ liệu và thư mục bạn đã tải lên. Shared with Me là nơi chứa các văn bản và dữ liệu được chia sẻ từ người khác. Dữ liệu Quan trọng là những dữ liệu được đánh dấu quan trọng, và Dữ liệu Gần đây là những dữ liệu bạn mới chỉnh sửa.
- Bạn có thể kéo thả dữ liệu và thư mục để sắp xếp chúng.
- Chọn ô chọn để chọn nhiều dữ liệu và thư mục. Bạn có thể thực hiện nhiều hành động bằng cách nhấn các nút ở đầu trang. Nếu dùng chế độ xem biểu tượng lớn, ô chọn sẽ xuất hiện khi di chuột qua văn bản. Có nhiều tùy chọn khác trong menu Thêm.
- Nhấn biểu tượng Thư mục (+) để tạo thư mục mới trong Drive của bạn. Bạn cũng có thể tạo thư mục con để sắp xếp dữ liệu.
Tìm kiếm dữ liệu. Bạn có thể tìm kiếm các văn bản trên Google Drive bằng thanh tìm kiếm ở phía trên trang web. Google Drive sẽ tìm kiếm theo tiêu đề, nội dung, và người sử dụng. Nếu tìm thấy dữ liệu phù hợp, nó sẽ hiển thị dưới thanh tìm kiếm để bạn chọn nhanh.
Tải ứng dụng cho thiết bị di động. Bạn có thể tải ứng dụng Google Drive cho Android hoặc iOS để truy cập dữ liệu từ điện thoại hoặc máy tính bảng. Ứng dụng có thể tải miễn phí từ cửa hàng ứng dụng. Tuy nhiên, ứng dụng trên di động có thể không có mọi tính năng giống như phiên bản web.
Tạo mới văn bản
Nhấn nút TẠO (CREATE). Một menu sẽ hiện ra để bạn chọn loại văn bản muốn tạo. Bạn có nhiều lựa chọn mặc định, và để có thêm nhiều lựa chọn, nhấn vào liên kết “Kết nối thêm ứng dụng” bên dưới menu:
- Thư mục – Tạo một thư mục trong My Drive để sắp xếp dữ liệu.
- Tài liệu – Tạo một tài liệu mới để soạn thảo văn bản. Bạn có thể định dạng và thiết lập trang bằng cách sử dụng các công cụ và menu ở phía trên của văn bản. Có thể xuất văn bản dưới dạng Microsoft Word, OpenOffice, PDF, và các định dạng khác.
- Thuyết trình – Mở Google Drive tương tự như Microsoft PowerPoint. Các dữ liệu có thể xuất ra dưới dạng Microsoft PowerPoint, PDF, JPG, và các định dạng khác.
- Bảng tính – Tạo một bảng tính mới. Bảng tính có thể được xuất dưới dạng Microsoft Excel, Open Office, PDF, CSV, và các định dạng khác.
- Biểu mẫu – Cho phép bạn tạo các biểu mẫu văn bản để điền trực tuyến. Biểu mẫu có thể xuất ra dưới dạng dữ liệu CSV.
Tạo dữ liệu mới. Sau khi chọn loại văn bản, tài liệu mới sẽ hiện ra. Nếu bạn chọn Thuyết trình hoặc Biểu mẫu, một hướng dẫn từng bước sẽ giúp bạn tạo nội dung.
Đặt tên cho dữ liệu. Ở phía trên cùng của trang web, nhấn vào từ màu xám in nghiêng “Chưa có tiêu đề ”. Khi nhấp vào đó, cửa sổ “Đặt lại tên văn bản” sẽ hiện ra, cho phép bạn đổi tên cho dữ liệu.
Chỉnh sửa văn bản. Bắt đầu viết văn bản theo kiểu thương mại. Mặc dù Google Drive có hầu hết các tính năng cơ bản, nhưng một số tính năng nâng cao có thể không có sẵn.
- Văn bản được tự động lưu khi bạn thực hiện thay đổi.
Xuất và chuyển đổi dữ liệu. Nếu muốn dữ liệu tương thích với các chương trình khác, chọn File và nhấn vào “Download As” (Tải về Dạng). Một menu sẽ hiện ra với nhiều định dạng khả dụng. Chọn định dạng phù hợp và tiếp tục tải xuống. Khi hoàn thành, dữ liệu sẽ được tải về dưới dạng đã chọn.
Chia sẻ dữ liệu. Mở File và chọn Share (Chia sẻ), hoặc nhấn vào nút Share màu xanh dương ở góc trên bên phải của trang để mở thiết lập Chia sẻ. Bạn có thể định rõ ai có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu.
- Gửi đường link cho những người muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể chia sẻ nhanh qua Gmail, Google+, Facebook, hoặc Twitter.
- Thay đổi quyền truy cập bằng cách nhấn vào “Change…” (Thay đổi). Theo mặc định, dữ liệu là riêng tư và bạn cần mời người khác để truy cập. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này để mọi người có thể truy cập thông qua đường link hoặc tìm kiếm trên Internet.
- Mời người khác chỉnh sửa bằng cách nhập thông tin vào “Mời người khác”. Họ cần đăng nhập vào Google Drive để truy cập.
- Thay đổi quyền truy cập của người khác bằng cách nhấn vào tên của họ. Bạn có thể cho phép họ chỉ xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Xuất dữ liệu. Để xuất văn bản, bảng tính hoặc bài thuyết trình, mở File và chọn “Publish to the web” (Xuất ra web). Xuất dữ liệu để tạo một bản sao mà ai cũng có thể xem. Bản sao này là một trang web riêng biệt không liên kết đến văn bản gốc.
- Bản sao xuất ra không thể chỉnh sửa. Bạn vẫn có thể chỉnh sửa văn bản gốc trong Google Drive.
In dữ liệu. Nếu có máy in hoặc kết nối với Google Cloud Print, bạn có thể in dữ liệu. Mở File và chọn Print từ danh sách dưới cùng.
- Cài đặt in. Bạn có thể chọn trang cần in và định dạng trang. Sau đó, nhấn Print để tiếp tục.
- Sau khi chọn máy in, bạn có thể xem trước và thay đổi cài đặt bằng cách nhấn Change (Thay đổi). Điều này hữu ích khi bạn muốn in từ máy in Google Cloud tại nhà hoặc nơi làm việc.
Chuyển về phiên bản cũ hơn. Nếu bạn muốn quay lại phiên bản cũ của dữ liệu sau khi đã thay đổi nhiều, bạn có thể sử dụng Revision History (Lịch sử chỉnh sửa) để xem các bản đọc lại. Mở văn bản và chọn File. Sau đó, chọn “See revision history” (Xem lịch sử chỉnh sửa) và bạn sẽ thấy danh sách các bản đọc lại bên phải trang.
- Chọn một bản đọc lại để xem dữ liệu.
- Khi chọn được bản đọc lại muốn khôi phục, nhấn “Restore this revision link” (Khôi phục phiên bản này) dưới bản đọc đó trong danh sách.
Bộ sưu tập
Tải phần mềm đồng bộ Google Drive cho máy tính. Bước này tùy chọn nhưng giúp bạn dễ dàng đồng bộ dữ liệu với Google Drive. Tìm đường dẫn tải phần mềm từ trang chính thức của Google Drive. Sau khi tải xong, cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản Google. Một thư mục sẽ được tạo trên màn hình máy tính cho phép bạn truy cập vào dữ liệu Google Drive của mình.
- Kéo và thả dữ liệu bạn muốn thêm vào thư mục, chúng sẽ tự động tải lên. Khi tải lên thành công, biểu tượng sẽ hiển thị dấu màu xanh lá.
Cài đặt tải lên. Nhấn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt tải lên”. Bạn có thể chọn Google Drive tự động chuyển đổi các tài liệu Word hay Excel thành định dạng của Drive. Bạn cũng có thể chuyển đổi dữ liệu PDF thành dữ liệu văn bản có thể chỉnh sửa được.
- Bạn có thể chọn cài đặt nhắc nhở hoặc tự động.
- Dữ liệu không chuyển đổi sẽ không mở được trên Google Drive trừ khi bạn chuyển đổi. Nếu không, bạn cần một chương trình hỗ trợ mở dữ liệu.
Nhấn nút Tải lên. Một menu sẽ hiện ra cho phép bạn tải lên dữ liệu hoặc toàn bộ thư mục. Chọn dữ liệu hoặc thư mục bạn muốn tải lên. Cài đặt chuyển đổi dữ liệu sẽ được áp dụng và bạn có thể xem tiến trình tải lên.
- Tài khoản Google Drive miễn phí cung cấp 15GB lưu trữ. Dữ liệu tạo tại Drive không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ. Bạn có thể kiểm tra dung lượng bằng cách nhấn “Quản lý” ở góc trái dưới cùng trang.
- Dữ liệu tải lên sẽ xuất hiện trong thư mục My Drive. Bạn có thể di chuyển chúng nếu cần.
Tải dữ liệu từ Google Drive về máy tính. Chọn dữ liệu bạn muốn tải xuống, sau đó nhấn More và chọn Download.
- Khi tải dữ liệu, bạn có thể chọn định dạng muốn chuyển đổi. Nếu không, dữ liệu sẽ tự động tải xuống.
Xóa dữ liệu không cần. Chọn dữ liệu muốn xóa và nhấn nút Trash (Xóa). Bạn có thể hoàn nguyên hành động bằng cách nhấn Undo (Trở lại), hoặc vào mục Trash ở menu bên trái.
- Lưu ý, dữ liệu trên Google Drive không tốn dung lượng lưu trữ.
Các tính năng khác
Chỉnh sửa hình ảnh trên Drive. Sử dụng ứng dụng miễn phí Pixlr để chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp từ Drive. Nhấn CREATE (TẠO) và chọn “Connect more apps” (Kết nối ứng dụng). Tìm và cài đặt Pixlr miễn phí.
- Sau khi cài đặt, nhấn chuột phải vào hình ảnh trong Drive và chọn “Open with” (Mở với ứng dụng). Chọn Pixlr và bắt đầu chỉnh sửa.
Nghe nhạc từ dữ liệu lưu trữ. Để nghe nhạc MP3 từ Google Drive, bạn cần tải chúng về trước. Dùng ứng dụng Drive Music Chrome để nghe nhạc từ Drive. Tải ứng dụng từ cửa hàng Chrome.
Vẽ trên Drive. Thêm ứng dụng Drawing vào Drive để tạo hình ảnh. Dùng nó để vẽ cho tài liệu hoặc tạo bản phác thảo chuyên nghiệp để chia sẻ với người khác.
Gộp dữ liệu PDF. Sử dụng ứng dụng PDF Merge trên Google Drive để nhanh chóng gộp các file PDF. Kéo và thả để sắp xếp dữ liệu PDF cuối cùng. Ứng dụng sẽ tự động gộp và gửi lại dữ liệu cho bạn.
Gợi ý
- Đảm bảo an toàn khi sử dụng Google Drive trực tuyến. Xem thêm tại: https://www.google.com.vn/safetycenter/
- Đề xuất sử dụng kết nối wi-fi khi tải dữ liệu lên Google Drive trên Android để tiết kiệm chi phí và tăng tốc độ.
- Lưu trữ dữ liệu quan trọng trong Google Drive để an toàn.
Cảnh báo
- Không bao giờ chia sẻ mật khẩu. Điều này có thể dẫn đến mất dữ liệu.
- Khuyến khích tải ứng dụng Google Drive từ các nguồn đáng tin cậy như Google Play Store hoặc Amazon Appstore.
- Khi di chuyển thư mục Drive hoặc thay đổi ổ cứng, bạn cần tải lại dữ liệu từ Cloud. Google không cung cấp hỗ trợ cho việc này.
- Bảo vệ dữ liệu bằng cách không chia sẻ với người không quen biết và thiết lập quyền riêng tư cho dữ liệu của bạn.
