Bí quyết sử dụng Google Drive tốt nhất

Ngoài các dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến như Dropbox, OneDrive... thì Google Drive được nhiều người tin dùng nhất với khả năng đồng bộ dữ liệu và các tính năng hữu ích.

Trong bài viết này, Mytour chia sẻ với bạn các mẹo Google Drive giúp bạn sử dụng hiệu quả dịch vụ lưu trữ miễn phí này để tiến triển công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xóa tệp trong Google Drive

Để xóa tệp trong Google Drive, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng nhập vào tài khoản Google Drive.
2. Chọn tập tin bạn muốn xóa.
3. Nhấp chuột phải vào tập tin đã chọn và chọn Xóa.

Khi thực hiện các bước trên, bạn sẽ xóa tập tin khỏi thư viện và chuyển nó vào thùng rác của Google Drive. Những tập tin đó sẽ nằm trong thùng rác trong một tháng trước khi bị xóa vĩnh viễn.

Tuy nhiên, bạn có thể xóa chúng vĩnh viễn ngay lập tức như sau:

1. Trên thanh bên trái, nhấp vào tùy chọn Thùng rác.
2. Từ Thùng rác, chọn tập tin bạn muốn xóa vĩnh viễn.
3. Nhấp chuột phải vào tập tin đó và chọn Xóa vĩnh viễn.

Cách khôi phục tập tin đã xóa trong Google Drive

Nếu bạn chưa xóa tệp vĩnh viễn, bạn có thể khôi phục chúng từ thùng rác của Google Drive. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp đó, sau đó chọn Khôi phục.

Tương tự, bạn có thể xóa hoặc khôi phục nhiều tệp từ Google Drive theo các bước trên. Sự khác biệt duy nhất là bạn cần chọn tất cả các tệp trước bằng cách giữ Ctrl, sau đó nhấp vào từng lựa chọn.

Tối ưu hóa cộng tác với người khác

Nhiều người có thể cùng thao tác trên một tài liệu trong Google Drive và con số này có thể lên đến 50 người. Để xem những gì mà đồng nghiệp của bạn đã thực hiện, bạn có thể xem lịch sử chỉnh sửa bằng cách nhấp chuột vào Tệp > Xem Lịch sử chỉnh sửa hoặc click vào liên kết gần mục Trợ giúp trên thanh menu. Danh sách sẽ hiển thị ở phía bên phải màn hình với thời gian và người thực hiện chỉnh sửa. Bạn có thể nhấp vào tên để xem chi tiết công việc họ đã thực hiện.

Chỉnh sửa giống như trên MS Word

Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu trên Google Drive giống như trên tài liệu trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng tính năng gọi là Gợi Ý Sửa Đổi. Để sửa đổi, bạn nhấp vào nút Chỉnh sửa có biểu tượng bút. Sau đó, một menu sẽ hiện ra với ba chế độ cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trực tiếp, đề xuất và xem tài liệu cuối cùng.

Tìm kiếm tài liệu cần

Giữa hàng ngàn tài liệu lưu trữ trên Google Drive, nếu bạn muốn tìm một tài liệu nhất định mà không nhớ tên nhưng lại nhớ người đã chia sẻ với bạn, hãy nhấp vào Đã Chia Sẻ với Tôi trong menu ở bên trái của Drive. Bạn sẽ nhận được danh sách các tài liệu đã chia sẻ với bạn. Nếu danh sách quá dài, bạn có thể nhập tên của người chia sẻ vào ô tìm kiếm ở trên cùng để thu gọn các lựa chọn.

Chia sẻ tài liệu công khai

Google Drive hạn chế chia sẻ tài liệu cho tối đa 200 người, nhưng chỉ có khoảng 50 người có thể chỉnh sửa nội dung; những người còn lại chỉ có thể xem các thay đổi. Nếu bạn là người tạo ra tài liệu, bạn có thể thiết lập ai có quyền chỉnh sửa. Thay vì làm việc phức tạp đó, bạn chỉ cần nhấp vào Chia Sẻ > Nâng Cao > Thay Đổi và chọn chế độ Công Khai để ai cũng có thể truy cập và chỉnh sửa.

Thiết lập quyền truy cập

Bạn có thể thiết lập quyền truy cập với bốn chế độ khác nhau: chủ sở hữu (owner), biên tập viên (editor), người bình luận (commentor) và người xem (viewer). Người sở hữu có toàn quyền làm bất cứ điều gì với tài liệu, trong khi người biên tập chỉ có thể chỉnh sửa mà không thể mời người khác tham gia, người xem chỉ có thể xem nội dung và người bình luận chỉ có thể đọc và bình luận về tài liệu.

Trò chuyện trong quá trình cộng tác

Trên Google Drive, bạn có thể thấy ai đang làm việc trên cùng một tài liệu với bạn ở góc trên bên phải. Khi muốn trò chuyện với họ, bạn có thể mở cửa sổ hoặc khung trò chuyện với Google Hangout.

Thêm các tiện ích

Có nhiều tiện ích miễn phí giúp mở rộng chức năng cho Google Docs và Google Sheets. Bạn có thể tìm kiếm và kích hoạt chúng bằng cách nhấp vào menu Thêm-ons khi đang chỉnh sửa tài liệu. Dưới đây là một số tiện ích mở rộng tốt:

• Avery Label Merge: giúp bạn nhập địa chỉ từ Sheets vào Docs để in thư kết hợp.
• EasyBib: tạo thư mục và trích dẫn dễ dàng.
• Gliffy: chèn sơ đồ và biểu đồ tiến trình.
• Table of Contents: tạo nhanh một ToC để điều hướng dễ dàng.

Tận dụng ứng dụng cho Google Drive

Bên cạnh tiện ích có thể thêm, còn có nhiều ứng dụng cho Google Drive mà bạn có thể liên kết và sử dụng tính năng của chúng. Nhiều ứng dụng có sẵn trên Cửa hàng Chrome trực tuyến giúp bạn chỉnh sửa tài liệu từ một vị trí khác. Ví dụ: bạn có thể chỉnh sửa ảnh qua PicMonkey hoặc Pixlr Express, chuyển đổi định dạng tệp bằng CloudConvert và ký tên tài liệu với DocuSign.

Kéo và thả để tải file lên

Google Drive có nút Tạo Mới lớn trên giao diện giúp bạn tạo các file mới và tải lên các file và thư mục. Bạn có thể kéo file từ Windows Explorer hoặc macOS vào danh sách file trên Google Drive. Ở cuối màn hình trình duyệt, nếu bạn thấy đám mây với mũi tên hướng lên, đó là nơi để thả tệp bạn đang kéo vào Drive.

Tạo Liên Kết Nhanh

Nếu muốn nhanh chóng tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bảng vẽ, bạn có thể thêm các liên kết sau vào thanh dấu trang của trình duyệt để truy cập dễ dàng.

• http://drive.google.com/document/create
• https://docs.google.com/spreadsheet/create
• https://docs.google.com/presentation/create
• https://docs.google.com/drawing/create

Hoặc nhấn phím tắt Shift + D để tạo tài liệu mới, Shift + S cho bảng tính mới, Shift + P cho bản trình bày mới.

Sử dụng Drive giống như sử dụng Dropbox

Dropbox là một dịch vụ đồng bộ phổ biến đảm bảo khi bạn chỉnh sửa một file trên một thiết bị nào đó thì file đã chỉnh sửa sẽ hiển thị trên mọi máy tính cá nhân khác mà đã cài đặt Dropbox. Bạn cũng có thể truy cập trực tuyến các file đó hoặc với các ứng dụng di động.

Tương tự, bạn cũng có thể làm như vậy với Google Drive và nó hoạt động với mọi loại file ngoài các file Docs, Sheets và Slides. Hơn nữa, bạn có quyền truy cập tức thời để chỉnh sửa bằng cách nháy đúp chuột vào bất kỳ tệp tin nào. Nhưng để thực hiện điều này, bạn phải cài đặt chương trình Drive chạy liên tục trong nền của máy tính để đồng bộ các tệp cho bạn.

Truy cập ngoại tuyến

Thường bạn truy cập các file được lưu trữ trên Google Drive khi trình duyệt của bạn kết nối Internet. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Google Drive như Dropbox để có tất cả các file trên ổ cứng, nhưng điều này yêu cầu bạn phải cài đặt Google Docs Offline trên trình duyệt Chrome. Sau đó trong Cài Đặt trên Google Drive, bạn tích vào mục 'Đồng bộ hóa các tệp Google tài liệu, bảng tính, bản trình bày và bản vẽ vào máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến'. Lưu ý, chức năng này chỉ hoạt động với Google Chrome.

Nếu bạn muốn làm việc với một tập tin trên điện thoại thông minh mà không cần kết nối Internet, bạn có thể thiết lập tệp để có sẵn ngoại tuyến. Để làm điều này, bạn mở tệp cần và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên bên phải và chọn Có sẵn ngoại tuyến. Khi bạn truy cập trực tuyến lần tiếp theo, bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện sẽ được đồng bộ hóa lại với Google Drive.

Sử dụng Google Drive như Evernote

Evernote có thể được coi là kho lưu trữ trực tuyến tốt nhất cho nội dung bạn tạo ra, nhưng bạn cũng có thể sử dụng Google Drive tương tự. Trên Google Chrome, có một tiện ích mở rộng gọi là Lưu vào Google Drive hoạt động giống như Evernote Web Clipper, giúp bạn lưu lại hầu hết mọi thứ để xem trực tuyến trong một thư mục trên Google Drive.

LƯU Ý:

Lưu trang web dưới dạng PNG, mã nguồn HTML hoặc Google tài liệu

Chia sẻ tài liệu trực tiếp qua Gmail

Nếu bạn dùng Gmail và Google Drive, bạn sẽ không còn bị giới hạn 25MB cho tài liệu nữa. Thay vào đó, bạn có thể gửi tài liệu lên đến 10GB, nhưng phải tải lên Google Drive trước. Để chèn file vào Gmail, bạn nhấp vào biểu tượng tam giác của Google Drive. Nếu file đã được lưu trên ổ cứng, tab Upload sẽ giúp bạn kéo và thả chúng dễ dàng để tải lên và chèn vào Gmail.

Sử dụng ứng dụng di động riêng để chỉnh sửa

Google đã chuyển tính năng chỉnh sửa sang một ứng dụng mới bao gồm Docs (iOS/ Android), Sheets (iOS/ Android), và Slides (iOS/ Android). Ứng dụng Drive cho phép xem và chỉnh sửa các file lưu trữ. Khi cần chỉnh sửa, nó sẽ mở ứng dụng tương ứng đã cài đặt.

Ngày càng nhiều người sử dụng Google Drive để lưu trữ mọi loại tệp tin. Hy vọng với các thủ thuật Google Drive trên, bạn sẽ có thêm hiểu biết để làm việc hiệu quả hơn.

Chuyển đổi sang Google Docs

Bạn có thể tải bất kỳ file nào lên Google Drive như Word hoặc Excel. Để chuyển đổi sang Google Docs, Sheets hoặc Slides, bạn chỉ cần tải file lên, sau đó nhấp chuột phải và chọn Open With. Bạn có thể chọn mở file với Google Docs, Sheets hoặc Slides. Hệ thống sẽ tạo ra một bản sao và giữ nguyên file gốc.

Chuyển đổi văn bản từ hình ảnh OCR / PDF

Nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các file bạn tải lên Google Drive, bao gồm cả các file OCR và PDF, sang định dạng văn bản có thể chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện trong trình duyệt máy tính bằng cách vào Cài đặt và tích vào mục Chuyển đổi tải lên. Quá trình tải lên có thể mất thời gian, nhưng bạn sẽ nhận được kết quả là một file Google Docs có thể chèn hình ảnh và chỉnh sửa văn bản.

Quét với ứng dụng Google Drive trên điện thoại di động

Một tính năng độc đáo của ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động là khả năng tải lên hình ảnh. Google sẽ quét các từ trong hình ảnh và chuyển đổi chúng thành văn bản có thể tìm kiếm. Điều này thực sự hữu ích khi bạn muốn lưu lại nội dung từ một hình ảnh về công thức nấu ăn hoặc menu mà không cần phải gõ lại.

Tạo bảng khảo sát trực tuyến

Google Forms (Google biểu mẫu) là một ứng dụng hữu ích trong hệ sinh thái của Google Drive, tuy không nhận được nhiều sự chú ý. Đây có thể được coi là SurveyMonkey của Google - một ứng dụng tạo bảng khảo sát. Bạn có thể tạo cuộc thăm dò ý kiến, khảo sát và chia sẻ chúng. Dữ liệu thu thập sẽ tự động được nhập vào bảng tính Sheets. Ngoài ra, Google Forms còn tương thích với nhiều loại tài liệu khác nhau.

Vẽ trên Google Docs

Google Drawings không thay thế ứng dụng chỉnh sửa hình ảnh Piknik mà Google đã ngưng hoạt động. Đây không phải là trình chỉnh sửa ảnh. Nếu cần chèn hình ảnh sáng tạo vào tài liệu, bạn có thể sử dụng Google Drawings để tạo đồ họa. Để làm điều này, bạn nhấp vào Chèn trên thanh menu của Google Docs, Sheets hoặc Slides và chọn Drawings. Sau đó, bạn có thể làm việc trên nó.

Thiết lập chế độ toàn màn hình

Bạn có thể bật chế độ toàn màn hình trong trình duyệt bằng cách nhấn F11. Trên Google Drive, bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách chọn Toàn Màn Hình trong Xem và nhấn Esc để thoát.

Sử dụng bảng tìm kiếm

Khi làm dự án hoặc nghiên cứu, bạn có thể tìm kiếm trên Google Docs, Sheets hoặc Slides bằng cách nhấp vào Công cụ và chọn Khám Phá hoặc nhấn Ctrl + Alt + I. Một bảng mới sẽ hiển thị bên cạnh cửa sổ trình duyệt, giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng và chèn liên kết, tạo trích dẫn và chú thích.

Xem danh sách phím tắt

Sử dụng phím tắt giúp thực hiện các thao tác trên máy tính nhanh chóng hơn. Bạn có thể xem danh sách phím tắt được hỗ trợ bởi Google Drive bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + /.

Thêm Drive vào menu SendTo của Windows

Điều này chỉ thực hiện được với ứng dụng Drive trên máy tính chạy Windows. Trong Windows Explorer, bạn dán %APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo để mở thư mục SendTo.

• Nếu bạn sử dụng Windows 10, chuột phải vào Google Drive trong phần Quick Access.
• Nếu sử dụng Windows 7, mở Windows Explorer và tìm Google Drive, sau đó kéo file vào SendTo.

Sau đó, khi nhấp chuột phải vào một tệp trong Windows, tìm SendTo, bạn sẽ có tùy chọn gửi file lên Google Drive.

Chèn link để tìm kiếm

Bạn có thể thêm liên kết để tìm kiếm nhanh gọn vào Google Drive. Chỉ cần chọn phần văn bản, nhấn vào biểu tượng liên kết hoặc nhấn Ctrl + K, sau đó dán liên kết vào cửa sổ pop-up. Nếu không có URL, Google sẽ tự tìm kiếm dựa trên phần bạn đã chọn. Khi có kết quả, chỉ cần nhấp vào liên kết để thêm.

Dịch trực tuyến

Một tính năng hữu ích của Google Drive là có thể dịch ngay các tài liệu sang ngôn ngữ khác. Để sử dụng tính năng này, mở tài liệu trên Google Docs, click vào Tools và chọn Translate Document. Danh sách ngôn ngữ hiển thị, chọn ngôn ngữ mong muốn và nội dung sẽ được chuyển sang ngôn ngữ mới.

Sử dụng Bảng Sao Chép Web

Khi bạn sao chép và dán trên Windows hoặc Mac, thông thường dữ liệu sẽ được lưu trong bộ nhớ tạm. Với Google Drive, tính năng Bảng Sao Chép Web cho phép lưu trữ nhiều loại dữ liệu như văn bản, hình ảnh, bản vẽ và tài liệu Google khác để bạn có thể sao chép và dán trên Docs, Sheets hoặc Slides.

Để sử dụng Bảng Sao Chép Web, bạn chọn dữ liệu muốn sao chép, vào Chỉnh sửa > Bảng Sao Chép Web > Sao Chép Lựa Chọn. Sau đó, quay lại Bảng Sao Chép Web để xóa các mục đã sao chép.

Bật Voice Typing trên Docs

Voice Typing là một tính năng trong bộ công cụ văn phòng của Google, giúp chuyển đổi lời nói thành văn bản. Google đã cải thiện rất nhiều tính năng nhận dạng giọng nói và chính tả. Để sử dụng, bạn cần máy tính có Micro (hoặc Micro ngoài) và sử dụng trình duyệt Chrome để mở Google Docs. Sau đó vào Công Cụ và chọn Voice Typing. Chọn ngôn ngữ và bắt đầu đọc để chuyển thành văn bản.

Tối ưu hóa việc tìm kiếm file của bạn

Khi bạn cần tìm một file hoặc tài liệu cụ thể trên Google Drive, Google đã cung cấp một công cụ tìm kiếm hữu ích. Nếu bạn muốn thực hiện tìm kiếm nâng cao, bạn có thể mở các tùy chọn bằng phím mũi tên xuống trong hộp tìm kiếm. Từ đó, bạn có thể tìm kiếm các loại file, chủ sở hữu, các file được gắn sao hoặc bị bỏ vào thùng rác, file được sửa đổi lần cuối, người bạn chia sẻ cùng...

Đổi màu sắc các thư mục

Khi bạn muốn nhanh chóng tìm thấy các thư mục được sử dụng nhiều nhất trên Google Drive, bạn có thể làm cho chúng nổi bật bằng cách thay đổi màu sắc. Google Drive cung cấp tùy chọn này cho bạn với một bảng màu sắc đa dạng. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào và chọn Thay Đổi Màu Sắc, sau đó chọn màu bạn yêu thích.

Tạo một email mới trên Outlook

Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com hoặc ứng dụng Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, bạn không bị giới hạn ở việc sử dụng Microsoft OneDrive để truy cập dữ liệu từ đám mây. Bạn cũng có thể truy cập từ Dropbox, Box, Facebook và thậm chí là Google Drive.

Với những mẹo sử dụng hữu ích như vậy, hy vọng bạn sẽ trở thành 'chuyên gia' trong việc sử dụng Google Drive để nâng cao hiệu suất công việc của mình.

Chúc bạn thành công!