Bí quyết Sử dụng Microsoft Office PowerPoint

Chọn bản trình chiếu trống hoặc theo mẫu. Khi bắt đầu tập tin PowerPoint mới, bạn có thể tạo bản trình chiếu trống hoặc theo mẫu. Bản trống cho phép bạn tự do sáng tạo nhưng sẽ mất nhiều thời gian. Còn bản mẫu đã được thiết kế sẵn, tuy nhiên chưa chắc đã đáp ứng được nhu cầu của bạn.

• Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ khía cạnh nào của bản mẫu, nên hãy thoải mái chọn bản nào thích hợp nhất rồi điều chỉnh tới khi ưng ý.
• Bạn có thể áp dụng chủ đề của dự án sau khi thêm nội dung. Nhấp chuột vào thẻ Design (thiết kế) và chọn chủ đề. Chủ đề lập tức được áp dụng vào dự án. Bạn có thể hoàn tác (Ctrl + Z) hoặc trở lại chủ đề trống nếu không hài lòng.
• Bạn có thể truy cập bản mẫu từ thẻ File (Tập tin). Nhấp chuột vào New (Mới) và truy cập vào các bản mẫu khả dụng. Bạn có thể tải thêm bản mẫu từ các nguồn trực tuyến.

Đặt tiêu đề cho bài thuyết trình. Tiêu đề là điểm nhấn đầu tiên thu hút sự chú ý của khán giả. Hãy đặt tiêu đề dễ đọc và tóm tắt được chủ đề của bài thuyết trình. Phần lớn người trình bày sẽ thêm tên của họ hoặc tên nhóm vào tiêu đề.

Thêm slide mới để chèn nội dung. Nhấn Ctrl + M để tạo slide mới. Một slide trống sẽ được thêm vào sau slide hiện tại. Slide bao gồm hộp thoại tiêu đề và hộp thoại văn bản. Bạn có thể chọn sử dụng chúng hoặc chèn các đối tượng qua thẻ Insert (Chèn).

• Khi thêm hộp thoại văn bản, bạn có thể nhấp chuột và kéo để thay đổi kích thước. Hoặc điều chỉnh bằng cách nhấp và kéo ở góc hộp thoại.
• Bạn có thể nhấp chuột vào bất kỳ hộp thoại nào và bắt đầu gõ để chèn nội dung vào bản trình chiếu. Bạn có thể định dạng chữ giống như trong Word, tùy chọn định dạng có sẵn trong thẻ Home.

Điều hướng bản trình chiếu. Bạn có thể sử dụng khung bên trái của cửa sổ để dễ dàng chuyển slide. Nhấp chuột vào đó để mở slide và chỉnh sửa. Bạn cũng có thể nhấp chuột vào thẻ Outline (Dàn bài) để xem tổng quan nội dung của bản trình chiếu. Mỗi slide sẽ được đánh dấu bằng tiêu đề tương ứng.

Xem trước bản trình chiếu. Bạn có thể thử nghiệm bản trình chiếu bằng cách nhấn F5. Sử dụng chuột để chuyển đổi giữa các slide. Xem trước bản trình chiếu để kiểm tra độ dài và sự logic của từng slide có hợp lý không.

Thêm sự hấp dẫn với hiệu ứng chuyển đổi giữa các slide. Sau khi thêm nội dung vào slide, bạn có thể tạo điểm nhấn bằng cách thêm hiệu ứng chuyển đổi. Chỉ cần chọn slide và nhấp vào thẻ Transitions (Chuyển đổi). Danh sách hiệu ứng thông dụng sẽ hiện ra. Bạn có thể mở rộng danh sách này để xem thêm.

• Khi chọn hiệu ứng, nó sẽ ảnh hưởng đến cách slide xuất hiện. Ví dụ, thêm hiệu ứng cho Slide 2 sẽ làm slide chuyển đổi từ Slide 1 sang Slide 2. Bạn có thể xem trước hiệu ứng trong cửa sổ chỉnh sửa.
• Không nên quá chú trọng vào hiệu ứng. Điều này có thể làm cho khán giả mất tập trung vào nội dung quan trọng nhất của bài thuyết trình.

Tạo điểm nhấn với hình nền. Nền trắng có thể làm buồn chán. Nếu bản trình chiếu của bạn là văn bản trên nền trắng, có thể một nửa khán giả sẽ mất hứng thú trước khi chuyển sang slide thứ 3. Hãy sử dụng hình nền tinh tế để tạo ấn tượng với khán giả.

• Click chuột phải vào khu vực trống của slide và chọn 'Format Background' (Định dạng Nền). Hoặc bạn có thể chọn thẻ Design và nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh 'Background' (Nền) ở phía ngoài bên phải.
• Chọn kiểu nền. Bạn có thể chọn màu nền, nền tối hoặc nhạt, hoặc hình nền hoặc ảnh. Hãy thử nghiệm cho đến khi tìm được hình nền phù hợp với bài thuyết trình.
• Theo mặc định, hình nền chỉ áp dụng cho slide hiện tại. Nhấp vào 'Apply to All' (Áp dụng cho Tất cả) để sử dụng hình nền cho tất cả các slide.
• Luôn chọn hình nền sao cho văn bản dễ đọc.

Tạo ấn tượng với hình ảnh. Thêm hình ảnh, biểu đồ và phương tiện trực quan giúp khán giả hiểu ý tưởng của bài thuyết trình và ghi nhớ chúng. Hình ảnh giúp giảm nhàm chán và giúp khán giả dễ dàng tiếp thu thông tin.

• Click vào thẻ Insert. Có nhiều lựa chọn để chèn vật thể. Click vào nút Picture (Hình ảnh) để chèn ảnh từ máy tính. Bạn cũng có thể click vào nút Photo Album (Album ảnh) để chèn một album vào slide.
• Sử dụng nút Charts (Biểu đồ) để chèn biểu đồ giúp khán giả dễ dàng hiểu dữ liệu. Sau khi chọn loại biểu đồ, Excel sẽ mở ra, cho phép bạn nhập dữ liệu hoặc sao chép từ bảng tính có sẵn.
• Sử dụng nút Shapes (Hình khối) để chèn hình đã có sẵn hoặc tự vẽ. Bạn có thể sử dụng Shapes để tạo văn bản quan trọng hoặc tạo mũi tên và các chỉ dẫn khác một cách trực quan.
• Hạn chế sử dụng quá nhiều hình ảnh minh họa. Nếu có quá nhiều hình ảnh, khán giả có thể mất khả năng tập trung vào thông tin văn bản.

Tạo liên kết. Bạn có thể thêm liên kết vào slide để dễ dàng truy cập website hoặc địa chỉ email. Điều này đặc biệt hữu ích khi muốn mọi người biết về bài thuyết trình và dễ dàng truy cập trang web hoặc gửi email cho bạn.

• Để thêm liên kết, đặt con trỏ chuột vào hộp văn bản và click vào nút Hyperlink trong thẻ Insert. Bạn có thể chọn đường dẫn tới tập tin trên máy tính, địa chỉ email, trang web hoặc thậm chí là một slide khác trong bản trình chiếu.

Thêm video. Bạn có thể chèn video vào slide. Điều này đặc biệt hữu ích với các bài thuyết trình hoặc các tài liệu có liên quan đến nội dung của bài giảng. Video sẽ được phát khi slide xuất hiện.

• Click vào nút Video trong thẻ Insert. Bạn có thể duyệt máy tính để tìm tập tin video.
• Bạn cũng có thể chèn video từ YouTube mặc dù không phải là phương pháp trực tiếp. Hãy tham khảo thêm hướng dẫn để biết chi tiết cách chèn video vào slide.

Giảm số lượng slide. Một bản trình chiếu quá dài sẽ khiến khán giả mệt mỏi, dù họ có hứng thú với chủ đề của bạn như thế nào. Những slide không cần thiết hoặc ít nội dung cũng sẽ làm giảm sự chú ý của khán giả. Hãy cố gắng làm cho bản trình chiếu ngắn gọn và súc tích, và sử dụng khoảng cách giữa các slide để tối ưu hiệu quả.

Lựa chọn phông chữ phù hợp. Bản trình chiếu được tạo ra để đọc, không phải để ngắm nhìn như một bức tranh. Hãy đảm bảo rằng khán giả có thể dễ dàng đọc được nội dung trên slide. Cỡ chữ 10 có thể làm việc khi bạn ngồi trước máy tính, nhưng khi trình chiếu, khán giả sẽ gặp khó khăn trong việc đọc.

• Ở phần ghi chú, hãy chọn phông chữ dễ đọc. Các phông chữ phức tạp có vẻ đẹp nhưng khán giả sẽ không quan tâm nếu họ không thể đọc được.

Thiết kế với phong cách nhất quán và tinh tế. Bản trình chiếu hoàn hảo cần có một phong cách nhất quán và cẩn thận. Hãy hạn chế việc sử dụng màu sắc và biểu tượng quá nhiều để làm nổi bật bản trình chiếu. Nếu bạn không tự tin trong việc thiết kế, hãy tham khảo các mẫu có sẵn.

Chắc chắn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Một sai lầm chính tả nhỏ có thể bị bỏ qua bởi bạn, nhưng người khác có thể phát hiện ra. Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm giảm độ tin cậy của bạn, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo nội dung được trình bày một cách sạch sẽ và chính xác.

• Hãy nhờ người khác kiểm tra lỗi cho bạn. Người ngoài sẽ dễ dàng phát hiện lỗi hơn.

Thực hành! PowerPoint chỉ là một phần nhỏ của bài thuyết trình. Phần quan trọng nhất là bạn chính là người biểu diễn! Dành thời gian luyện tập thuyết trình theo từng slide. Đặt đồng hồ báo thời gian và đảm bảo mỗi slide tập trung vào những điểm chính bạn muốn trình bày. Ghi chú hoặc học thuộc bài diễn thuyết, nhưng không nên đọc trực tiếp từ slide khi trình bày.

• Xem hướng dẫn này để biết thêm về cách tự tin trình bày, cả trên lớp học và trong công ty.