Bí quyết sử dụng ứng dụng GoToMeeting hiệu quả

GoToMeeting mang đến cho bạn nhiều tính năng hấp dẫn, ngay cả trong phiên bản miễn phí. Phiên bản Pro còn nhiều công cụ mạnh mẽ hơn, phù hợp cho các doanh nghiệp với nhân viên làm việc online từ khắp mọi nơi hoặc làm việc tại nhà trong bối cảnh đại dịch.

Bí quyết tổ chức cuộc họp trực tuyến với GoToMeeting

Bí quyết sử dụng GoToMeeting trên Windows

1. Link tải ứng dụng GoToMeeting

=> Tải về ứng dụng GoToMeeting cho PC
=> Tải về GoToMeeting Web
=> Tải về ứng dụng GoToMeeting cho Android
=> Tải về ứng dụng GoToMeeting cho iPhone
 

2. Đăng nhập để khởi đầu

Để tổ chức cuộc họp bằng GoToMeeting, bạn cần đăng nhập với tên đăng nhập GoToMeeting (địa chỉ email) và mật khẩu.

- Bạn nhấp vào Đăng nhập ngay và nhập thông tin của bạn để bắt đầu cuộc họp.
- Lưu ý rằng thành viên không cần đăng nhập để tham gia cuộc họp (trừ khi có mật khẩu bảo vệ).

3. Cài đặt âm thanh

Lần đầu tham gia cuộc họp, bạn sẽ được nhắc chọn cách bạn muốn sử dụng để nghe âm thanh cuộc họp.

- Lựa chọn Âm thanh máy tính để sử dụng micro và loa của máy tính.
- Lựa chọn Cuộc gọi điện thoại để sử dụng điện thoại của bạn trong cuộc họp âm thanh.

Khi đã trong cuộc họp, bạn sẽ thấy bảng điều khiển âm thanh trong tab Âm thanh. Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ âm thanh bất cứ khi nào.

4. Bật/tắt tiếng

Điều khiển âm thanh của bạn bằng cách sử dụng nút

Bạn cũng có thể chuyển đổi giữa Âm thanh máy tính và Cuộc gọi điện thoại nếu cần bằng cách mở bảng Âm thanh trong Control Panel.

5. Quản lý thành viên

Danh sách Người tham gia hiển thị tất cả những người tham gia cuộc họp và cho bạn quyền truy cập vào các điều khiển GoToMeeting. Bạn click vào biểu tượng mũi tên bên cạnh tên của người tham gia để nhìn thấy tất cả tùy chọn, bao gồm:

- Tắt tiếng.
- Đưa họ lên vị trí Presenter (Người thuyết trình) hoặc Co-organizer (Đồng tổ chức).
- Cấp quyền kiểm soát bàn phím và chuột cho họ.

6. Mời người khác tham gia

Mọi người chỉ cần Join URL và ID cuộc họp với 9 ký tự để tham gia cuộc họp. Bạn có thể nhanh chóng xem và sao chép thông tin này vào clipboard ở những địa điểm sau:

- Tại bảng Attendees, bấm vào Mời ở góc dưới bên phải. Điều này sẽ mở cửa sổ Mời người tham gia, nơi bạn có thể sao chép URL hoặc tạo email mời.
- Bấm vào Meeting ID ở dưới bảng Control Panel. Điều này sẽ mở menu thả xuống với nhiều tùy chọn để gửi thông tin đến người tham gia.

Cách sử dụng GoToMeeting: Mời người khác tham gia phòng họp

7. Chia sẻ webcam của bạn

Bạn có thể bật hoặc tắt chia sẻ camera bằng cách sử dụng biểu tượng Webcam trong Viewer hoặc Control Panel. Từ biểu tượng More (dấu 3 chấm), bạn có thể lọc những webcam được hiển thị.

8. Chia sẻ bức tranh tâm hồn của bạn

Bạn có thể chia sẻ bức tranh tâm hồn hoặc thậm chí một ứng dụng cụ thể với người tham gia trong cuộc họp. Sử dụng nút Screen trong Viewer hoặc Control Panel để nhanh chóng bắt đầu và dừng chia sẻ màn hình của bạn.

9. Trò chuyện với người khác

Bảng Control Panel là nơi kết nối tinh thần, nơi bạn có thể trò chuyện với người khác. Khi bảng Control Panel được thu nhỏ vào tab Grab, thông báo tin nhắn sẽ xuất hiện như những tia sáng. Sử dụng menu To để lựa chọn người gửi tâm hồn:

- Chọn Everyone để gửi tâm thư công khai đến mọi linh hồn.
- Chọn Organizer(s) để chỉ gửi tâm thư tới người sáng lập và đồng sáng lập.
- Chọn một linh hồn cụ thể để chỉ gửi tâm thư riêng tư tới họ.

10. Ghi lại hành trình hồn

GoToMeeting cho phép bạn ghi lại hành trình của buổi họp, bao gồm cả hình ảnh và âm thanh, và biến chúng thành bức tranh có thể chia sẻ. Điều này giúp bạn dễ dàng chia sẻ những hành trình tinh thần đã diễn ra với những linh hồn khác.

- Nhấn vào Bắt đầu ghi ở dưới bảng Control Panel để khởi đầu quay lại cuộc họp.
- Ngay sau khi buổi họp kết thúc, Quản lý Ghi lại sẽ tự động nhắc bạn chuyển đổi bản ghi.

11. Rút gọn tab Grab

Để tiết kiệm diện tích trên màn hình, bạn có thể thu gọn Control Panel thành một tab Grab nhỏ, tự động kết nối bên cạnh màn hình. Sử dụng biểu tượng mũi tên để thu nhỏ hoặc mở rộng Control Panel.

- Dễ dàng truy cập nút Âm thanh, Màn hình và Webcam.
- Nhận thông báo ngay khi có tin nhắn mới.
- Click vào biểu tượng Người tham gia hoặc Chat để mở rộng các bảng đó.

12. Khám phá các công cụ khác

Menu GoToMeeting cung cấp nhiều tính năng và công cụ hữu ích khác để bạn sử dụng trong suốt cuộc họp, bao gồm kiểm tra âm thanh, lưu nhật ký trò chuyện và định cấu hình tùy chọn ứng dụng của bạn.

Để mở menu thả xuống, hãy nhấp vào GoToMeeting ở phía trên của bảng Control Panel, sau đó bạn có thể:

- Tuỳ chỉnh thông tin với tên và email.
- Đổi ngôn ngữ hiển thị theo ý muốn.
- Thiết lập các tùy chọn cá nhân.

Bạn đã trải nghiệm sử dụng GoToMeeting để tổ chức cuộc họp trực tuyến chưa? Nếu chưa, thì bạn nên xem xét vì đây thực sự là một nền tảng đáng chú ý. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, Webex cũng là một công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hiệu quả. Bạn có thể tham khảo Cách tổ chức cuộc họp trực tuyến bằng Webex trên máy tính tại đây.