Buzz
Cẩm nang sử dụng Slack dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số thủ thuật vô cùng hữu ích giúp việc trao đổi thông tin trên nền tảng này trở nên thú vị hơn bao giờ hết.
Hiện nay, việc trò chuyện, giao tiếp với bạn bè ở bất kỳ nơi đâu qua một ứng dụng nhắn tin trên điện thoại như Viber, Messenger, Zalo… thật dễ dàng.
Slack không phổ biến lắm ở Việt Nam nhưng lại rất được ưa chuộng ở nước ngoài. Nó cực kỳ hữu ích trong việc trao đổi thông tin của nhóm, đội làm việc từ xa. Slack ra đời nhằm giúp người dùng tăng cường hiệu suất công việc. Nếu lần đầu tiên sử dụng Slack, hãy dành thời gian tìm hiểu cách sử dụng nó vì phần mềm này có rất nhiều tính năng thú vị. Nếu bạn cảm thấy mất hứng thú khi tìm hiểu, hãy cùng Mytour khám phá một số mẹo sử dụng Slack dưới đây.
1. Bí quyết tận dụng phím tắt
Không cần phải nghi ngờ khi nói rằng phím tắt là một trong những cách nhanh nhất để tăng tốc độ sử dụng một phần mềm. Slack cũng không phải là ngoại lệ. Dưới đây là một số phím tắt bạn có thể sử dụng trên Windows và macOS:
- Mở danh sách phím tắt: ⌘+ / hoặc Ctrl + /.
- Thu phóng: ⌘+/- hoặc Ctrl +/-.
- Tìm kiếm kênh hoặc cuộc trò chuyện hiện tại: ⌘ + F hoặc Ctrl + F.
- Bật chế độ toàn màn hình: ^ + ⌘+ F hoặc Ctrl + Shift + F.
- Hiển thị tất cả tin nhắn chưa đọc: ⌘+ Shift + A hoặc Ctrl + Shift + A.
- Đánh dấu tin nhắn là chưa đọc: Alt + click vào tin nhắn đó (trên cả macOS và Windows)
- Di chuyển giữa các kênh: → hoặc ← (trên cả macOS và Windows)
- Chỉnh sửa tin nhắn cuối cùng: ↑ + click vào hộp nhắn tin trống.
Bạn cũng có thể muốn xem các tùy chọn khác có sẵn để bật phím tắt nhất định trên menu Slack của bạn. Để làm điều đó, bạn truy cập vào Preferences > Advanced Options > Other Options.
2. Tích hợp Google Drive
Một điều khiến Slack trở thành một ứng dụng nhắn tin tuyệt vời là khả năng tương thích tốt với nhiều công cụ khác nhau, tích hợp này giúp bạn làm việc một cách liền mạch và hiệu quả hơn.
Google Drive là công cụ được nhiều người và tổ chức sử dụng để chia sẻ và cộng tác chỉnh sửa tệp tin, và Slack cho phép các tệp tin tích hợp vào các kênh và tin nhắn của nó.
Để kết nối, bạn chỉ cần dán một liên kết cho một tệp tin Google Drive và Slackbot sẽ cho bạn lựa chọn để kết nối vĩnh viễn hoặc chỉ một lần. Các quyền truy cập có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào nếu cần thiết, nhưng tích hợp đặc biệt này là một điều vô cùng hữu ích cho những người sử dụng các công cụ cộng tác tệp tin tiên tiến của Google.
Ngoài ra, bạn có thể kết nối trong menu Configure Integrations.
3. Kích hoạt: nhấn mạnh từ và phản hồi từ Slackbot
Trong Slack, có hai tính năng đặc biệt hữu ích mà hoạt động như kết quả của các trình kích hoạt cụ thể.
Đầu tiên là nhấn mạnh từ. Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong menu Slack bằng cách vào Bạn > Tùy chọn > Thông báo > Nhấn mạnh từ. Theo mặc định, bạn sẽ nhận được một thông báo âm thanh nếu ai đó đề cập đến tên người dùng Slack của bạn. Sử dụng tính năng Nhấn mạnh từ có nghĩa là bạn có thể chọn để được thông báo khi bất kỳ từ nào khác cũng được đề cập. Ví dụ, nếu bạn quan tâm đến blog của công ty, bạn có thể yêu cầu Slack thông báo cho bạn mỗi khi có ai đó viết từ bài viết hoặc blog. Điều này đảm bảo bạn luôn cập nhật với mọi cuộc trò chuyện liên quan đến vai trò của bạn.
Với vai trò là quản trị viên nhóm trong Slack, bạn cũng có thể thiết lập Slackbot để truyền tải thông tin hữu ích khi ai đó gõ một số từ khóa nhất định. Thao tác này hoạt động giống như phản hồi mặc định khi nhập từ help trong một cuộc trò chuyện riêng với Slackbot, nó sẽ kích hoạt những điều sau:
- Tìm hiểu về các thành phần trong Slack như kênh, tệp tin, tìm kiếm, phím tắt... bằng cách nhấp vào từng mục hoặc gõ /help + tên mục. Ví dụ, /help files, /help search.
- Muốn chia sẻ ý kiến về Slack, bạn có thể gõ /feedback + ý kiến của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh thêm các từ khóa trong mục Cài đặt nhóm > Tùy chỉnh > Phản hồi từ Slackbot. Một ý tưởng là gửi một lời nhắc nhở để giữ tập trung vào công việc khi có ai đó đề cập đến các từ khóa như Facebook hoặc YouTube
4. Phím tắt định dạng văn bản
Slack cung cấp nhiều cách khác nhau để định dạng văn bản bạn gửi, sử dụng đa dạng biểu tượng trong văn bản. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để làm cho tin nhắn của mình rõ ràng hơn.
- Để in đậm nội dung, bạn đặt nội dung đó trong dấu hoa thị (*). Ví dụ: họp lúc 9h00.
- Để in nghiêng nội dung, bạn đặt nội dung đó trong dấu gạch dưới (_). Ví dụ: họp lúc 9h00.
- Để định dạng nội dung như mã (code), bạn đặt nội dung đó trong dấu backtick (dấu huyền). Ví dụ: họp lúc 9h00.
- Để làm cho nội dung được định dạng sẵn, bạn đặt nội dung trong 3 dấu backtick. Ví dụ: họp lúc 9h00.
- Để trích dẫn nội dung, đặt dấu ít hơn (<) ở trước nó. Ví dụ: < họp lúc 9h00.
Gợi ý: Nếu bạn không thể nhớ những điều này, chỉ cần nhập định dạng bạn muốn và hướng dẫn sẽ xuất hiện ở bên phải hộp thư của bạn.
5. Kênh và cuộc trò chuyện được đánh dấu sao
Mặc dù việc gắn dấu sao cho tin nhắn để lưu lại chúng cho tương lai rất dễ dàng, nhưng không rõ ràng cho việc đánh dấu sao các tin nhắn trực tiếp và luồng kênh cụ thể, đặt chúng vào danh sách yêu thích ở đầu thanh bên cạnh.
Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần di chuột qua tên tin nhắn hoặc kênh trực tiếp khi xem nó (ở trên bên trái) và một dấu sao sẽ xuất hiện. Nhấp vào đó và bạn có thể chọn nó như một luồng đã được đánh dấu sao.
Lưu ý rằng việc đánh dấu sao cho một luồng sẽ loại bỏ nó khỏi menu trên thanh bên cạnh của Slack, điều này đôi khi khiến bạn dễ quên và rối loạn về nơi mà nó đã xuất hiện.
Bạn có thể xem tất cả các mục được đánh dấu cụ thể bằng cách nhấp vào biểu tượng ngôi sao ở góc trên bên phải của mỗi màn hình. Đây là một công cụ hữu ích, giúp mọi thứ dễ dàng tìm kiếm để tham khảo trong tương lai.
6. Công cụ nhắc nhở
Nhắc nhở là một tính năng quan trọng của Slack, vì vậy bạn có thể khám phá cách đặt chúng nhanh chóng bằng cách nhập /remind me [at/in] [sometime] to [do something] vào bất kỳ luồng nào cho Slackbot. Ví dụ: / nhắc tôi vào lúc 9 giờ sáng gửi email cho John.
Bạn có thể yêu cầu danh sách tất cả các nhắc nhở của mình với /remind list. Slackbot sẽ cho bạn biết những gì nó sẽ nhắc bạn và khi nào, cũng như liệt kê ID của nhắc nhở. Ngoài ra, để loại bỏ một nhắc nhở, bạn chỉ cần nhập /remind cancel [id] để tránh bị làm phiền.
7. Ứng dụng Slack
Slack cung cấp ứng dụng cho nhiều nền tảng máy tính và di động, ngoại trừ Linux và Windows Phone.
Trên di động, Slack giúp kết nối dễ dàng hơn so với trình duyệt và hữu ích để giữ liên lạc khi nhóm sử dụng Slack thường xuyên trên bất kỳ thiết bị nào. Ứng dụng di động có chức năng tương tự như trên trình duyệt nhưng hoạt động tốt hơn.
Thông báo ngoài màn hình
Nếu bạn sử dụng Slack trên máy tính, hãy bật tính năng thông báo ngoài màn hình bằng cách vào Bạn > Tùy chọn > Thông báo > Thông báo trên máy tính.
Tính năng này sẽ gửi cho bạn thông báo có thể nhấp chuột để thu hút sự chú ý đến những điều bạn quan tâm, bất kỳ hoạt động nào đang diễn ra trong nhóm của bạn trên Slack cũng sẽ được cập nhật.
Tín dụng Slack
Ngoài các gói có tính năng cao cấp trị giá 12,5 USD mỗi tháng mỗi người dùng, Slack còn cung cấp cơ hội để kiếm tín dụng, giúp bạn tiết kiệm tiền cho hóa đơn. Ví dụ, bạn có thể nhận được một số tín dụng nếu bạn giới thiệu một tài khoản mới cho nhóm Slack của mình.
Tích hợp Google Calendar
Một tính năng khá mới, việc tích hợp Google Calendar dường như là một tính năng hữu ích nhất trên Slack (nếu bạn đang sử dụng Google Calendar). Trong khi Slack rất tiện lợi cho việc nhắc nhở cá nhân, nhưng hiện tại nó chưa thể phối hợp các nhắc nhở cho nhóm, nhưng Google Calendar có thể thực hiện điều đó.
Để tích hợp Slack với bất kỳ hoặc tất cả lịch của bạn, bạn truy cập Cấu hình tích hợp, chọn Google Calendar và làm theo hướng dẫn có sẵn. Tương tự như với Drive, bạn có thể gỡ bỏ tích hợp này nếu cần.
Phím tắt /shrug
Phím tắt /shrug sẽ thêm một biểu tượng người nhún vai ¯(ツ)/¯ thú vị cho tin nhắn của bạn, vậy tại sao không sử dụng khi có cơ hội?
Thêm Emoji tùy chỉnh
Hãy truy cập Tùy chỉnh > Emoji để thêm những biểu tượng cảm xúc riêng của bạn. Bạn có thể thêm một loạt các biểu tượng tùy chỉnh để phản ứng nhanh với tin nhắn.
Phản ứng tin nhắn với emoji
Sử dụng emoji để phản ứng với tin nhắn là cách hữu ích để phản hồi nhanh chóng và dễ dàng. Để thêm phản ứng, bạn chỉ cần di chuột qua tin nhắn, nhấp vào biểu tượng bánh răng xuất hiện ở bên phải và sau đó chọn Thêm một phản ứng.
14. Đổi URL nhóm
Rõ ràng rằng thay đổi URL của nhóm không phải lúc nào cũng là điều bạn muốn thực hiện liên tục, nhưng nếu cần, bạn có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ Slack của mình tới một tên miền phụ mới.
Chỉ cần vào Cài đặt Nhóm > Thay Đổi Tên Nhóm. Ở đó, bạn cũng có thể đổi URL.
15. Tìm kiếm Tiên Tiến
Không cần phải nản lòng nếu bạn chưa gắn sao cho một tin nhắn quan trọng. Nếu bạn nhớ bất kỳ chi tiết nào như thời gian, người gửi, hoặc kênh cụ thể, bạn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm nâng cao của Slack.
Các tham số tìm kiếm bao gồm:
- từ: [tên người dùng]
- tới: [kênh hoặc tên người dùng]
- trong: [kênh hoặc tên người dùng]
- sau: [ngày]
- trước: [ngày]
- vào: [ngày]
- trong: [tháng/năm]
- có: [dấu sao]
16. Tích hợp với Skype
Nếu bạn không thể trò chuyện trên Slack, đồng nghiệp của bạn có thể kết nối Skype vào Slack của họ và bạn có thể gọi họ từ đó. Bạn chỉ cần mở Thư mục Nhóm từ Slack và sẽ hiển thị thông tin của họ cùng với Skype.
17. Theo dõi Đăng Nhập
Nếu ai đó xâm nhập vào tài khoản Slack của bạn một cách trái phép, bạn có thể kiểm tra cách họ làm và nơi họ truy cập tài khoản.
Trong Tài Khoản & Hồ Sơ > Nhật Ký Truy Cập, bạn có thể xem một danh sách đầy đủ thời gian và cách thức mà tài khoản của bạn đã được truy cập.
18. Tích hợp email
Dù Slack nhắm vào việc giảm số lượng email gửi nội bộ trong tổ chức, nhưng bạn vẫn có thể cần xử lý hàng tá email quan trọng. Hơn nữa, nhiều thông báo hữu ích từ các dịch vụ khác vẫn được gửi qua email.
Tích hợp email của Slack cho phép chuyển email đến các kênh Slack. Điều này có nghĩa là:
- Biểu mẫu trang web có thể gửi các truy vấn đến kênh #hỗ_trợ.
- Đăng ký cảnh báo (ví dụ: cảnh báo thời tiết) có thể gửi đến các kênh của nhân viên, hoặc #chung nếu mọi người làm việc ở cùng một vị trí.
Nếu có blog hoặc nguồn dữ liệu khác đặc biệt thú vị, một kênh cũng có thể được tạo ra để cảnh báo cho tất cả mọi người. Bạn cũng có thể gắn thẻ cho những thành viên quan tâm đến nội dung.
19. Tạo Màu Sắc
Khi nhập bất kỳ mã hex nào vào Slack, một mẫu màu nhỏ sẽ tự động hiển thị. Bảng màu nhanh chóng này thường được sử dụng bởi các nhà thiết kế, nhưng cũng có nhiều cách sáng tạo để áp dụng thủ thuật này - đặc biệt làm cho tin nhắn trở nên hấp dẫn hơn.
Lưu ý rằng bạn phải nhập đủ sáu ký tự để nó có hiệu lực. #ffffff sẽ hoạt động, trong khi #fff sẽ không hiển thị màu.
20. Đăng Xuất Ở Bất Cứ Đâu
Trong trường hợp bạn vô tình làm mất thiết bị mà bạn sử dụng để đăng nhập vào tài khoản Slack, bạn có thể thoát khỏi các phiên đăng nhập trên các thiết bị khác giống như khi bạn sử dụng Wordpress. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần truy cập vào Tài khoản & Hồ sơ > Cài đặt > Đăng xuất khỏi tất cả các phiên đăng nhập khác.
21. Tạo, điều chỉnh, chia sẻ ghi chú và mã
Hệ thống tệp của Slack cho phép bạn tạo các ghi chú và mã bằng nhiều ngôn ngữ và định dạng khác nhau. Trình soạn thảo sẽ tự động thay đổi để phù hợp với ngôn ngữ bạn đang sử dụng, giúp bạn dễ dàng soạn thảo văn bản như mong đợi.
Bên cạnh đó, việc chia sẻ mã mà bạn đang làm việc để nhận phản hồi và ý kiến từ cộng đồng Slack cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
22. Gây sự chú ý của mọi người
Nếu bạn muốn nói chuyện với tất cả mọi người trong nhóm khi có thời gian, bạn có thể sử dụng @everyone để gửi thông báo cho mọi người.
@Channel và @Group cũng có thể được sử dụng để thông báo cho tất cả mọi người trong một kênh hoặc nhóm tương ứng theo cách tương tự. Trong khi đó, @here sẽ thông báo cho tất cả mọi người đang trực tuyến (và sử dụng máy tính để bàn).
23. Quản lý quyền hạn
Nếu bạn có nghi ngờ rằng có thành viên nào trong nhóm đang làm việc không chăm chỉ với @everyone, Slack cung cấp các tùy chọn hạn chế riêng biệt về ai có thể sử dụng chức năng đó.
Để điều chỉnh quyền, bạn truy cập vào Cài đặt Nhóm > Quyền hạn > Hạn chế Tin nhắn.
24. Rời bỏ ai đó khỏi nhóm
Nếu bạn thấy ai đó không tham gia đủ trong một kênh hoặc cần loại họ ra khỏi kênh vì một lí do nào đó, bạn có thể sử dụng lệnh /remove để loại bỏ. Chỉ cần thêm tên người dùng của họ và họ sẽ bị loại ra khỏi kênh, hoặc sử dụng lệnh /kick [tên người dùng] cũng sẽ có hiệu quả tương tự.
25. Ghim các tập tin trong kênh
Nếu bạn có một tập tin quan trọng đặc biệt, chẳng hạn như một tài liệu đề xuất trong một kênh làm việc, bạn có thể ghim nó và nó sẽ xuất hiện trong Thông tin Kênh, giúp bạn truy cập dễ dàng ngay cả khi đã chia sẻ từ trước.
Chỉ cần tìm tập tin, chọn Hành động Khác và chọn Ghim vào #kênh. Bạn có thể bỏ ghim bất cứ lúc nào.
26. Yêu cầu định dạng tên người dùng
Nếu bạn muốn tên người dùng của mình có định dạng cụ thể, bạn có thể yêu cầu người dùng khác định dạng tên của bạn theo cách mà bạn chỉ định khi họ chọn tên người dùng.
Đi đến Cài đặt Nhóm > Cài đặt > Chính sách Tên người dùng để thiết lập một thông điệp tùy chỉnh. Bạn cũng có thể đặt lại nó về hướng dẫn mặc định (như được hiển thị dưới đây) nếu bạn đã cài đặt trước đó, bằng cách xóa thông điệp tùy chỉnh của bạn. Hầu hết mọi người chọn sử dụng tên, họ hoặc tên hiệu.
27. Cho phép đăng ký từ tên miền của bạn
Mặc định, Slack chỉ cho phép người dùng mới tham gia nhóm sau khi nhận được lời mời từ bạn. Nếu bạn quản lý một nhóm lớn và việc thêm người dùng mới theo địa chỉ email của họ là một công việc tốn thời gian, bạn có thể may mắn khi cho phép đăng ký từ một hoặc nhiều tên miền cụ thể.
Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc thêm thành viên vào nhóm nội bộ, trong khi vẫn có thể mời bất kỳ ai khác không sử dụng địa chỉ email công ty của họ.
28. Đội ngũ hỗ trợ tuyệt vời
Slack có một đội hỗ trợ khách hàng thân thiện và chất lượng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào liên quan đến việc sử dụng Slack, hãy liên hệ với họ ngay. Đội ngũ hỗ trợ của Slack phản hồi rất nhanh và thân thiện sau mỗi yêu cầu, thậm chí họ còn dành thời gian để ghi lại thông tin để trả lời chính xác mỗi khi bạn nêu vấn đề.
Hơn nữa, Slack cung cấp các hướng dẫn sử dụng chi tiết. Vì vậy, đừng ngần ngại đọc chúng trước khi yêu cầu trợ giúp vì bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho vấn đề của mình trong đó. Nếu bạn muốn phản hồi, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng vòng cứu hộ ở góc phải trên cùng của bảng điều khiển Slack.
29. Đặt chế độ Không làm phiền trong khoảng thời gian nhất định
Nếu bạn đang bận xử lý công việc quan trọng và không muốn bị làm phiền vào một thời điểm nhất định, bạn có thể kích hoạt chế độ Không làm phiền trong thời gian mong muốn.
Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách nhấp vào biểu tượng hình chuông ở phía trên cùng của thanh bên và đặt thời gian mong muốn.
30. Đặt từ khóa chính xác cho tin nhắn
Nếu bạn chỉ muốn xem những tin nhắn quan trọng, bạn có thể đặt từ khóa cụ thể để Slack thông báo cho bạn mỗi khi nhận được tin liên quan.
Ví dụ, nếu bạn là trưởng phòng tiếp thị và muốn nhận tất cả các email liên quan đến bộ phận bạn quản lý, bạn có thể đặt các từ khóa như dữ liệu tiếp thị, báo cáo hiệu suất tiếp thị...
31. Tải toàn bộ tin nhắn chưa đọc ngay lập tức
Nếu bạn đã lâu không kiểm tra hòm thư và không chắc chắn rằng đã đọc bao nhiêu tin nhắn trên Slack, bạn không cần lo lắng. Slack cho phép bạn dễ dàng tập hợp các email chưa đọc trên cùng một trang bằng cách nhấn Ctrl + Shift + A.
32. Xóa nhanh tất cả các email chưa đọc
Đôi khi, bạn không muốn bị làm phiền bởi các email cũ vì đọc chúng mất thời gian. Nếu muốn ngay lập tức xóa hết các email và thông báo chưa đọc trên Slack, bạn chỉ cần nhấn Shift + Esc trên bàn phím. Thật đơn giản phải không?
