Buzz
Bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính được chia sẻ với đồng nghiệp? Hãy thử áp dụng những lời khuyên dưới đây để tăng hiệu suất làm việc nhóm trên bảng tính trong Excel hoặc Google Sheets.
Kỹ thuật làm việc trên bảng tính Excel, Google Sheets được chia sẻ
- Thay đổi và cập nhật quyền truy cập
- Nhập dữ liệu chính xác từ nguồn
- Sử dụng các nút điều khiển trên bảng tính
- Tạo và thể hiện dữ liệu bằng bảng và biểu đồ
- Nêu bật thông tin quan trọng bằng màu sắc và định dạng
Thay đổi và cập nhật nội dung khóa học
Trong quá trình làm việc cộng tác trên bảng tính, việc theo dõi mọi thay đổi là vô cùng quan trọng để tránh việc ghi đè lên công việc của người khác một cách không cẩn thận.
Hãy thêm nhận xét hoặc ghi chú để ghi lại các thay đổi như lí do cập nhật, tên của người chỉnh sửa, và cách thức làm việc... Bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này thông qua tính năng Highlight Changes trong workbook được chia sẻ. Để kích hoạt tính năng này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Đi đến Tệp > Tùy chọn > Thanh Công cụ Truy cập Nhanh. Trên macOS, truy cập Excel > Preferences… > Ribbon & Toolbar > Quick Access Toolbar.
- Trong các tùy chọn thả xuống, chọn Tất cả các Lệnh.
- Chọn Highlight Changes và quyết định xem bạn muốn thêm hoặc không thêm thanh công cụ Truy cập Nhanh lên trên hay dưới thanh ribbon. Click Ok.
- Sau đó, chạm vào bộ lọc thả xuống trong Thanh Công cụ Truy cập Nhanh > Hiển thị Nhãn Lệnh. Bạn có thể tùy chỉnh cách thức muốn nhấn mạnh các thay đổi trong bảng tính bằng cách chọn tùy chọn mong muốn trong menu thả xuống.
Ban đầu, khi nhìn vào bảng tính, nhiều người thường cảm thấy bối rối, đặc biệt là khi họ chưa quen với việc xử lý lượng dữ liệu lớn. Đó là lý do tại sao việc sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị để trực quan hóa dữ liệu là cần thiết.
Mặc dù bảng tính hữu ích để sắp xếp và phân loại thông tin, nhưng sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu một cách trực quan hơn. Chúng giúp dễ dàng nhận biết xu hướng và so sánh sự khác biệt giữa các nhóm dữ liệu theo thời gian. Từ đó, bạn có thể xác định các mối quan hệ và xu hướng quan trọng trong dữ liệu.
Tạo điểm nhấn cho các giá trị quan trọng bằng cách sử dụng màu sắc và định dạng.
Việc sử dụng màu sắc và định dạng văn bản và tiêu đề giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách dễ đọc hơn.
Với phương pháp này, bạn có thể tập trung vào các khía cạnh cụ thể của dữ liệu mà không bị áp đặt bởi quá nhiều thông tin. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như định dạng có điều kiện để làm nổi bật các ô cụ thể dựa trên các tiêu chí như phạm vi.
Dưới đây là một số mẹo về việc làm việc và xử lý dữ liệu trên bảng tính Excel hoặc Google Sheets. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn.
