Buzz
Microsoft Excel là phần mềm cho phép người dùng theo dõi và xử lý dữ liệu dưới dạng bảng biểu và sơ đồ. Vì vậy, người dùng cần nắm được cách tạo bảng trong Excel để trình bày các nội dung sao cho khoa học và hợp lý nhất. Sử dụng bảng biểu sẽ mang đến nhiều lợi ích và sự thuận tiện, nên chèn bảng là một kỹ năng tin học văn phòng cơ bản đầu tiên mà người dùng cần thành thạo khi sử dụng Excel. Với phương châm mang đến thủ thuật hay mỗi ngày, trong bài viết này, Mytour sẽ mang đến cho bạn những cách tạo bảng vô cùng đơn giản và dễ hiểu, dù là người mới cũng có thể áp dụng thành công.
Những lợi ích của việc chèn bảng biểu trong Excel
Khi truy cập Microsoft Excel, người dùng sẽ thấy rằng giao diện mặc định của phần mềm đã được phân chia thành các ô tính riêng biệt. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn giản nhập dữ liệu vào các ô đó, bảng tính của bạn sẽ rất khó để theo dõi và không phân biệt được các vùng dữ liệu khác nhau. Vì vậy, biết cách tạo bảng trong Excel sẽ giúp người dùng có một bản thông tin trực quan và khoa học hơn. Tạo bảng bao gồm các tính năng tùy chỉnh cho bảng, kẻ các đường viền giới hạn, đổ màu nền cho bảng và một vài định dạng đặc biệt khác. Nhờ vậy mà bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng theo trình tự hợp lý, phân vùng dữ liệu, làm cơ sở để thực hiện tính toán hoặc so sánh.
Nhìn chung, việc chèn bảng là vô cùng cần thiết, không chỉ về tính thẩm mỹ mà còn mang đến sự thuận tiện và tính ứng dụng cao cho người dùng sử dụng Excel, đặc biệt là những người cần phải quản lý lượng dữ liệu lớn. Một số lợi ích của việc tạo bảng trong trang tính có thể kể đến như sau:
- Trình bày dữ liệu trực quan và khoa học hơn, tiện lợi cho việc theo dõi, quản lý và đối chiếu thông tin.
- Phân vùng dữ liệu cho bảng tính, dễ dàng hơn cho việc sắp xếp và tổng hợp thông tin.
- Mang đến màu sắc mới cho bảng tính, công cụ để trang trí và làm đẹp cho trang tính.
- Nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của người dùng, biết thêm các công cụ và chức năng của Microsoft Excel.
3 cách tạo bảng trong Excel cơ bản và dễ hiểu nhất
Để hỗ trợ người dùng dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng, Microsoft Excel đã tích hợp những công cụ tạo bảng sẵn có ngay từ những ngày đầu tiên. Theo thời gian, các công cụ ấy ngày càng được nâng cấp và bổ sung nhiều tính năng mới, như là các mẫu bảng mới, các tùy chỉnh từ header cho đến nội dung, màu sắc trong bảng.
Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn sử dụng 3 công cụ cơ bản trong Excel để tiến hành tạo bảng. Bên cạnh đó, người dùng cần lưu ý rằng giao diện bảng tính sẽ khác nhau giữa các phiên bản Microsoft cũng như các dòng máy khác nhau. Nhưng nhìn chung, dù ở bất kỳ giao diện nào, các công cụ sau đây vẫn được hỗ trợ và cho phép bạn sử dụng để tạo và định dạng bảng biểu.
Cách tạo bảng trong Excel đơn giản nhờ công cụ Insert Table
Công cụ Insert chắc hẳn đã quá quen thuộc trong Excel khi cho phép người dùng chèn các loại dữ liệu vào bảng tính, từ hình ảnh, hình dạng, biểu đồ hoặc sơ đồ thông minh. Trong đó, Insert cũng hỗ trợ chèn và tạo bảng vào trang tính, cho phép người dùng lựa chọn vùng chèn bảng, xác định giới hạn của bảng biểu được tạo.
Bước 1: Truy cập phần mềm Microsoft Excel hoặc mở file Excel sẵn có cần chèn bảng.
Bước 2: Nếu bảng tính đã có dữ liệu cần tạo bảng, bôi đen để chọn vùng dữ liệu đó. Trong trường hợp file trống, bạn có thể để chuột ở bất cứ ô tính nào, miễn là phù hợp với vị trí chèn bảng.
Bước 3: Chọn tab Insert và click chuột vào tùy chọn Table. Ngoài ra, người dùng có thể trực tiếp sử dụng phím tắt Ctrl + T để bảng công cụ Table hiện ra.
Bước 4: Trong cửa sổ Create Table, người dùng nhập vùng ô tính chứa bảng. Sau đó tick vào dòng chữ My table has headers để hệ thống tự động ghi nhận hàng đầu tiên trong bảng được chọn là phần header.
Lưu ý, nếu người dùng không muốn định dạng hàng đầu tiên của bảng là header, bạn có thể bỏ qua thao tác tick vào dòng chữ My table has headers để hệ thống tạo bảng như bình thường.
Bước 5: Chọn OK và xem thành quả bảng được tạo. Giờ đây, người dùng có thể tự thay đổi format bảng, màu sắc cũng như các trình bày sao cho ưng ý nhất.
Cách tạo bảng trong Excel nhanh chóng bằng tùy chỉnh Format as Table
Nếu chức năng Insert Table sẽ chèn định dạng bảng mặc định vào excel, thì tùy chỉnh Format as Table sẽ cho phép người dùng lựa chọn format bảng trước khi chèn. Được ví như bước rút gọn của công cụ Insert, cách thao tác của Format as Table cũng tương tự với cách thực hiện bên trên. Nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng tạo bảng chỉ trong một nốt nhạc với đa dạng các mẫu bảng và màu sắc tươi sáng, bắt mắt.
Bước 1: Truy cập phần mềm Microsoft Excel hoặc mở file Excel sẵn có cần chèn bảng.
Bước 2: Nếu bảng tính đã có dữ liệu cần tạo bảng, bôi đen để chọn vùng dữ liệu đó. Trong trường hợp file trống, bạn có thể để chuột ở bất cứ ô tính nào, miễn là phù hợp với vị trí chèn bảng.
Bước 3: Trong tab Home, lựa chọn tùy chỉnh Format as Table trong hộp công cụ Styles.
Bước 4: Lựa chọn vào mẫu bảng có sẵn theo sở thích của cá nhân, hoặc phù hợp với dữ liệu trong bảng.
Lưu ý, trong trường hợp bạn không ưng bất kỳ một mẫu định dạng bảng sẵn có nào, bạn có thể tự tạo cho mình một mẫu mới bằng cách click chuột vào New Table Style…
Bước 5: Thực hiện các thao tác cần thiết đối với bảng Create Table:
- Lựa chọn vùng giới hạn của bảng bằng cách nhập vùng ô tình hoặc kéo thả chuột trong bảng tính.
- Tick vào ô My table has headers trong trường hợp bạn muốn hàng đầu tiên của bảng có định dạng của header.
Bước 6: Chọn OK và xem thành quả bảng được tạo.
Cách tạo bảng trong Excel với chức năng tạo viền Border
Nếu bạn thích phong cách đơn giản mà không cần sắc màu cho bảng, bạn có thể sử dụng chức năng Border để vẽ viền. Border cho phép bạn vẽ đường viền cho bảng với nhiều tùy chọn như viền toàn bộ bảng, viền xung quanh, các viền của bảng hoặc từng ô. Các loại viền có thể là đường liền, đường nét đứt, đường chấm hoặc đôi… Để làm điều này, bạn cần có dữ liệu đã nhập sẵn hoặc đã chọn vùng phù hợp trong bảng tính.
Bước 1: Mở file Excel (đã có dữ liệu hoặc mới).
Bước 2: Dùng chuột để chọn vùng bạn muốn tạo bảng.
Bước 3: Trong tab Home, chọn biểu tượng Border có hình giống ô cửa sổ trong hộp công cụ Font.
Bước 4: Chọn tùy chọn viền như All Borders, Bottom/Top Border, Right/Left Border…
Bước 5: Tiếp tục chọn màu sắc cho đường viền trong Line Color và kiểu dáng viền trong Line Style. Để có thêm tùy chọn định dạng viền, bạn có thể chọn More Borders ở phần cuối.
Bước 6: Vùng dữ liệu của bạn đã được chèn vào bảng với phong cách đơn giản nhất.
Excel hiện nay còn có công cụ Draw Border/Erase Border, cho phép bạn vẽ hoặc xóa đường viền bằng cách kéo thả chuột. Để sử dụng, bạn chỉ cần thực hiện các bước tạo bảng trong Excel như thông thường.
Hướng dẫn tạo bảng chấm công trong Excel cho người đi làm
Với 3 cách thông dụng trên, bạn đã biết cách tạo bảng trong Excel một cách nhanh chóng nhất. Hãy thực hành với một loại bảng cụ thể: bảng chấm công cho người đi làm. Làm thế nào để tạo bảng chấm công trong Excel và cần những dữ liệu gì? Hãy tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo.
Bảng chấm công trong Excel bao gồm những gì?
Để có một bảng chấm công hoàn chỉnh, bạn cần tạo một file Excel mới. Bảng này gồm 13 sheet: sheet đầu tiên chứa thông tin cá nhân sơ bộ của nhân viên, tiếp theo là 12 sheet tương ứng với từng tháng. Để theo dõi hiệu quả, nên chọn 20-30 nhân viên, phân bổ theo phòng ban. Ký hiệu trong bảng chấm công cần đồng nhất suốt 12 tháng.
Tóm tắt cách tạo bảng trong Excel để chấm công cho người đi làm cần đảm bảo có những nội dung sau:
- Thông tin cá nhân của nhân viên như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày sinh, Quê quán, CCCD và Thông tin liên lạc (Sheet đầu tiên).
- Các sheet chấm công theo tháng cần ghi rõ thời gian, buổi làm, ký hiệu chấm công và tổng kết (số ngày đi làm, số ngày đi muộn, số ngày nghỉ…).
- Cập nhật chính xác ngày tháng trong bảng chấm công.
Về hình thức, người thực hiện cần điều chỉnh chiều dài và rộng của các cột phù hợp với nội dung, đồng thời đảm bảo các cột có độ rộng như nhau khi chứa dữ liệu tương đồng. Ngoài ra, làm nổi bật những thông tin quan trọng bằng cách bôi đậm. Thông thường, để dễ dàng theo dõi, bảng chấm công thường sử dụng định dạng tối giản mà không quá sặc sỡ.
Cách tạo bảng trong Excel để theo dõi và chấm công một cách hiệu quả
Với những nội dung cơ bản như vậy, hãy thực hiện các bước sau để tạo bảng chấm công hoàn chỉnh và hiệu quả cho công việc của bạn.
Bước 1: Tạo bảng thông tin cá nhân của nhân viên trong sheet đầu tiên, thường bao gồm các thông tin như:
- Số thứ tự
- Mã nhân viên
- Họ và tên
- Ngày sinh
- Quê quán
- CCCD
- Thông tin liên lạc
Bước 2: Tạo bảng chấm công cho tháng đầu tiên trong một sheet mới ngay bên cạnh, bao gồm:
- Thông tin thời gian chấm công (Tháng 1, Tháng 2,…), tên bộ phận và định mức ngày công trong tháng.
- STT, Mã nhân viên và Họ tên nhân viên.
- Các cột ghi rõ thời gian ngày công trong tháng và ký hiệu dùng để chấm công.
- Quy đổi ra công bao gồm số buổi đi làm, số ngày nghỉ và số ngày đi muộn.
- Ghi chú để lưu ý những thông tin quan trọng (nếu có).
Bước 3: Áp dụng các hàm tính toán như SUM, IF hoặc COUNTIF để quy đổi số công.
Bước 4: Sao chép sheet tháng đầu tiên cho 11 tháng tiếp theo và điều chỉnh thời gian trong bảng tương ứng.
Với ví dụ trên, ngoài việc tạo bảng chấm công, bạn có thể sử dụng Excel để tạo các báo cáo tài chính, bảng lương, bảo hiểm hay tính toán thuế.
Tạm kết
Bảng biểu sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân loại, chọn lọc và điều chỉnh các dữ liệu. Khi áp dụng các công cụ định dạng bảng trong Excel, bạn sẽ có khả năng trình bày dữ liệu một cách khoa học và thẩm mỹ hơn, thuận tiện cho việc sử dụng hàm chức năng, tính toán và đối chiếu dữ liệu khi cần thiết. Vì vậy, cách tạo bảng trong Excel là một trong những kỹ năng cần thiết đối với người dùng tin học văn phòng.
Bài viết đã giới thiệu các cách tạo và chèn bảng một cách nhanh chóng và dễ hiểu nhất trên Microsoft Excel. Hy vọng với những thủ thuật này, bạn có thêm kiến thức để áp dụng vào công việc và cải thiện kỹ năng sử dụng Excel, Word, Powerpoint. Bên cạnh cách tạo bảng trong Excel, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm nhiều mẹo vặt và thủ thuật công nghệ hữu ích hàng ngày trên trang tin tức Mytour ngay hôm nay.
