Buzz
Bảng Pivot là công cụ mạnh mẽ giúp người dùng nhóm và tổng hợp dữ liệu thành bảng ngắn gọn, dễ báo cáo và phân tích. Bạn có thể sắp xếp, đếm, tổng hợp dữ liệu và tích hợp sẵn trong nhiều chương trình bảng tính. Excel cho phép bạn tạo Bảng Pivot một cách nhanh chóng bằng cách kéo-thả thông tin liên quan vào hộp tương ứng. Bạn có thể lọc và sắp xếp dữ liệu để phát hiện hình mẫu và xu hướng.
Bước đi
Xây dựng Bảng Pivot
Tải bảng tính muốn tạo Bảng Pivot. Bảng Pivot cho phép bạn tạo báo cáo hình ảnh của dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể thực hiện phép tính mà không cần nhập bất kỳ công thức hoặc sao chép ô nào. Bạn cần một bảng tính chứa một vài mục để tạo Bảng Pivot.
- Bạn có thể tạo Bảng Pivot trong Excel từ nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như Access, hoặc chèn Bảng Pivot vào một bảng tính mới trong Excel.
Đảm bảo dữ liệu của bạn phù hợp với Pivot Table. Pivot table không phải lúc nào cũng cần thiết. Để tận dụng các tính năng của pivot table, bảng tính của bạn cần thỏa mãn một số yêu cầu cơ bản sau:
- Bảng tính phải có ít nhất một cột chứa giá trị trùng lặp. Tức là cần có ít nhất một cột lặp lại dữ liệu. Ví dụ, cột 'Loại sản phẩm' có hai mục: 'Bàn' hoặc 'Ghế'.
- Bảng phải chứa số liệu. Đó là dữ liệu được so sánh và tính toán trong bảng. Ví dụ, cột 'doanh số' là cột có số liệu.
Bắt đầu Pivot Table wizard (thuật sĩ). Nhấp vào tab 'Insert' (Chèn) ở phía trên cùng của cửa sổ Excel. Chọn 'PivotTable' ở phía bên trái của tab Chèn.
- Nếu bạn sử dụng Excel 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, nhấp vào trình đơn Data (Dữ liệu) và chọn PivotTable và PivotChart Report... (Báo cáo PivotTable và PivotTable...).
Chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng. Mặc định, Excel sẽ chọn toàn bộ dữ liệu từ bảng tính. Bạn có thể nhấp và kéo để chọn từng phần riêng biệt của bảng tính hoặc nhập phạm vi ô tự mình.
- Nếu bạn sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài, nhấp vào 'Sử dụng một nguồn dữ liệu bên ngoài' Chọn kết nối...
(Chọn Kết nối). Truy cập vào kết nối cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên máy tính.
Chọn vị trí cho Pivot Table. Sau khi chọn phạm vi, hãy chọn vị trí trong cùng cửa sổ. Mặc định, Excel sẽ tạo bảng trong cửa sổ làm việc mới, cho phép bạn chuyển đổi qua lại bằng cách nhấp vào các tab ở dưới cùng của cửa sổ. Bạn cũng có thể tạo Pivot Table trong cùng bảng với dữ liệu, bạn chỉ cần chọn vị trí ô.
- Khi bạn đã hài lòng với sự lựa chọn, nhấp vào OK. Pivot Table sẽ được tạo ra và giao diện sẽ thay đổi.
Cấu hình Bảng Pivot
Bước thêm Trường Hàng. Tạo Pivot Table cơ bản là phân loại dữ liệu theo hàng và cột. Bạn cần thêm gì hoặc xác định cấu trúc của bảng. Kéo một trường từ Danh sách Trường ở phía bên phải vào Trường Hàng của Pivot Table để điền thông tin.
- Ví dụ, công ty của bạn bán hai loại sản phẩm: bàn và ghế. Bạn có bảng tính với số lượng (Doanh số) của mỗi sản phẩm (Loại Sản phẩm) được bán trong 2 cửa hàng (Cửa hàng). Bạn muốn xem mỗi cửa hàng đã bán được bao nhiêu sản phẩm mỗi loại.
- Kéo trường Cửa hàng vào Trường Hàng của Pivot Table. Danh sách cửa hàng sẽ xuất hiện theo từng hàng.
Bước thêm Trường Cột. Giống như hàng, cột cho phép bạn sắp xếp và hiển thị dữ liệu. Trong ví dụ trên, trường Cửa hàng đã được thêm vào Trường Hàng. Để xem mỗi loại sản phẩm đã bán được bao nhiêu cái, kéo trường Loại Sản phẩm vào Trường Cột.
Bước thêm Trường Giá trị. Bây giờ bạn đã sắp xếp một tổ chức, bạn có thể thêm dữ liệu hiển thị vào bảng. Nhấp chuột và kéo trường Doanh số vào Trường Giá trị trong Pivot Table. Bạn sẽ thấy bảng hiển thị thông tin doanh số của cả sản phẩm và cửa hàng, và cột Tổng ở bên phải.
- Với các bước phía trên, bạn có thể kéo trường vào ô tương ứng phía dưới Danh sách Trường ở bên phải cửa sổ Excel thay vì kéo chúng vào bảng.
Bước thêm Nhiều Trường vào từng phần. Pivot table cho phép bạn thêm nhiều trường vào mỗi phần, giúp kiểm soát hiển thị dữ liệu nhiều hơn. Với ví dụ trên, bạn có thể tạo một số loại bàn và ghế. Bảng tính sẽ ghi nhận sản phẩm là ghế hoặc bàn (Loại Sản phẩm), nhưng mẫu chính xác là bàn hoặc ghế được bán (Mẫu).
- Kéo trường Mẫu vào phần Trường Cột. Cột hiển thị các phân tích về doanh thu của từng mẫu hàng và tổng thể. Bạn có thể thay đổi thứ tự các nhãn dán bằng cách nhấp chuột vào nút mũi tên trong hộp ở góc phía dưới bên phải cửa sổ. Chọn 'Lên' hoặc 'Xuống' để đổi thứ tự.
Bước Thay đổi Cách Hiển thị Dữ liệu. Bạn có thể thay đổi cách hiển thị giá trị bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong hộp Giá trị. Chọn 'Cài đặt Trường Giá trị' để đổi cách tính toán giá trị. Ví dụ, bạn có thể hiển thị dữ liệu dưới dạng phần trăm thay vì tổng thể, hoặc trung bình cộng thay vì tổng hợp giá trị đó.
- Bạn có thể thêm trường tương tự vào hộp Giá trị nhiều lần để tận dụng lợi thế. Trong ví dụ trên, tổng doanh số của mỗi cửa hàng đều được hiển thị. Khi thêm một trường Doanh số nữa, bạn có thể thay đổi cài đặt giá trị để hiển thị Doanh số thứ hai dưới dạng phần trăm tổng doanh số.
Thao tác với giá trị. Khi thay đổi cách tính toán giá trị, bạn có một số lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu.
- Tổng - Đây là mặc định cho trường giá trị. Excel sẽ tính tổng giá trị của các trường được chọn.
- Đếm - Đếm số ô chứa dữ liệu của trường được chọn.
- Trung bình - Tính trung bình cộng giá trị của trường được chọn.
Thêm bộ lọc. Khu vực 'Bộ lọc Báo cáo' chứa các trường cho phép bạn truy cập thông qua phần hiển thị tóm tắt dữ liệu của pivot table bằng cách lọc dữ liệu. Chúng hoạt động giống với bộ lọc báo cáo. Ví dụ, thiết lập trường Cửa hàng là bộ lọc thay vì hàng Dán nhãn cho phép bạn chọn từng cửa hàng để kiểm tra doanh số bán hàng, hoặc kiểm tra tất cả cửa hàng cùng lúc.
Sử dụng Pivot Table
Sắp xếp và lọc kết quả. Một trong các chức năng chính của Pivot Table là khả năng sắp xếp kết quả và hiển thị một báo cáo rõ ràng. Từng nhãn đều được sắp xếp và lọc bằng cách nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ngay cạnh tiêu đề. Bạn có thể sắp xếp danh sách hoặc lọc để hiển thị từng mục cụ thể.
Cập nhật bảng tính. Pivot table tự động cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu bảng tính. Điều này rất phù hợp để theo dõi bảng tính và kiểm tra thay đổi.
Biến đổi bảng pivot. Bảng pivot cho phép biến đổi vị trí và thứ tự các trường dễ dàng. Di chuyển các trường vào vị trí khác nhau trên bảng pivot cho đến khi hài lòng.
- Đây là thời điểm tìm hiểu tên của bảng pivot. Di chuyển dữ liệu tới vị trí khác nhau được gọi là 'pivot' (xoay vòng) vì bạn thay đổi hướng các dữ liệu được hiển thị.
Tạo Biểu đồ Pivot. Bạn có thể sử dụng Biểu đồ Pivot để trình bày báo cáo trực quan sống động. Bạn có thể tạo Biểu đồ Pivot trực tiếp từ Bảng Pivot, quá trình diễn ra rất nhanh chóng.
Lời khuyên
- Nếu sử dụng lệnh Nhập Dữ liệu từ trình đơn Data, bạn có thêm nhiều tùy chọn nhập dữ liệu từ kết nối Cơ sở dữ liệu Office, tập tin Excel, cơ sở dữ liệu Access, tập tin Văn bản, ODBC DSN's, trang web, OLAP và XML/XSL. Sau đó bạn có thể sử dụng dữ liệu như bình thường.
- Nếu sử dụng Bộ lọc Tự động, vô hiệu hóa chức năng này khi tạo bảng pivot. Kích hoạt sau khi tạo bảng.
Cảnh báo
- Nếu bạn sử dụng dữ liệu từ bảng tính, hãy chắc chắn rằng các cột trong phạm vi bạn chơi chơi xổ sốu có tên riêng biệt.
