Buzz
Hôm nay, Mytour sẽ chia sẻ cách tạo hóa đơn doanh nghiệp một cách hiệu quả trên Microsoft Excel cho cả Windows và Mac. Bạn có thể dễ dàng tạo hóa đơn theo phong cách riêng hoặc lựa chọn mẫu sẵn có.
Bước đơn giản
Sử dụng mẫu trên máy tính Windows
Mở Microsoft Excel. Bạn chỉ cần nhấp đúp vào biểu tượng có hình lá cờ màu xanh trên máy tính của bạn. Chương trình sẽ khởi động và chờ bạn khám phá.
Tìm kiếm mẫu hóa đơn. Gõ hóa đơn vào ô tìm kiếm ở đầu trang, sau đó nhấn ↵ Enter để tìm mẫu hóa đơn.
- Để tìm mẫu, máy tính của bạn cần kết nối Internet.
Chọn mẫu phù hợp. Nhấp vào mẫu mà bạn muốn sử dụng để mở trong cửa sổ mới.
Nhấp vào nút Tạo (Create) ở góc phải của bản xem trước của mẫu để mở ra trên Microsoft Excel.
Chỉnh sửa mẫu cho phù hợp. Ví dụ, thay đổi tiêu đề 'Công ty' thành tên của công ty của bạn.
- Để chỉnh sửa văn bản trên tài liệu Excel, bạn chỉ cần nhấp đúp vào mục văn bản và thực hiện các thay đổi cần thiết.
Điền thông tin vào hóa đơn. Nhập mọi thông tin cần thiết trong mẫu hóa đơn để đảm bảo rằng tổng cuối cùng phản ánh chính xác con số thực tế.
- Ví dụ, một số mẫu yêu cầu nhập số giờ làm hoặc phí dịch vụ.
- Hầu hết các mẫu tính toán tự động số tiền cần thanh toán dựa trên số giờ làm việc và hiển thị kết quả trong ô 'Tổng cuối cùng'.
Lưu hóa đơn. Bạn nhấn vào Tập tin ở trên cùng bên trái trang, chọn Lưu thành, sau đó chọn nơi lưu, đặt tên cho hóa đơn và nhấn Lưu. Hóa đơn tùy chỉnh của bạn sẽ được lưu và sẵn sàng gửi đi.
Sử dụng mẫu trên Mac
Mở Microsoft Excel. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màu xanh lá với chữ 'X' trên trình điều khiển của bạn.
Nhấp vào mục Tập tin ở trên cùng bên trái trang. Một trình đơn sẽ hiện ra.
Nhấp vào Mới từ mẫu (New from Template). Lựa chọn này nằm trong trình đơn Tập tin. Trang mới sẽ mở ra với các lựa chọn mẫu.
Tìm kiếm mẫu hóa đơn. Gõ hóa đơn vào thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải của trang, sau đó nhấn ⏎ Return.
- Để tìm mẫu, máy tính phải kết nối Internet.
Chọn mẫu. Click vào mẫu để xem trước.
Nhấp vào nút Mở (Open) trên cửa sổ xem trước.Mẫu hóa đơn sẽ mở như một tài liệu mới.
Chỉnh sửa mẫu theo nhu cầu của bạn. Ví dụ, thay đổi tiêu đề 'Công ty' thành tên của công ty của bạn.
- Để chỉnh sửa văn bản trong tài liệu Excel, nhấp đúp vào nội dung và thực hiện sửa đổi cần thiết.
Điền thông tin vào hóa đơn. Nhập mọi thông tin cần thiết trong mẫu hóa đơn để đảm bảo tổng cộng phản ánh chính xác con số thực tế.
- Ví dụ, một số mẫu thanh toán yêu cầu nhập tiền công hoặc phí dịch vụ.
- Phần lớn các mẫu tính tự động tổng số tiền cần thanh toán dựa trên số giờ làm và hiển thị kết quả trong ô 'Tổng cộng cuối cùng'.
Lưu hóa đơn. Click vào thẻ Tập tin ở trên cùng bên trái của trang, chọn Lưu thành, nhấp đôi vào vị trí lưu, nhập tên hóa đơn và nhấp Lưu. Hóa đơn tùy chỉnh của bạn sẽ được lưu vào nơi đã chọn và sẵn sàng gửi đi.
Tạo hóa đơn thủ công
Mở Microsoft Excel. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màu xanh lá cây với chữ 'X' trắng trên đầu trang. Trang chủ của Microsoft Excel sẽ hiện ra.
Nhấp vào Bảng tính Trống (Blank Workbook) ở trên cùng bên trái của trang chủ Excel. Một bảng tính trống sẽ mở ra.
- Trên Mac, bỏ qua bước này nếu Excel đã mở một tài liệu trống.
Tạo tiêu đề cho hóa đơn. Tiêu đề cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên Công ty - Tên của công ty phát hành hóa đơn.
- Loại hóa đơn - Từ 'Hóa đơn' hoặc mô tả về loại hóa đơn, ví dụ như 'Báo giá' nếu bạn đang báo giá dịch vụ cho khách hàng thay vì lập hóa đơn thanh toán.
- Ngày - Ngày bạn lập hóa đơn.
- Số - Số hóa đơn. Bạn có thể sử dụng hệ thống đánh số toàn cầu cho tất cả khách hàng hoặc đánh số riêng cho từng khách hàng. Nếu bạn chọn đánh số riêng cho từng khách hàng, bạn có thể bao gồm tên hoặc số của khách hàng trong số hóa đơn, ví dụ như 'Westwood1.'
Nhập thông tin người gửi và người nhận. Thông tin này xuất hiện gần đầu hóa đơn, kèm với thông tin của bạn ở trên và thông tin khách hàng bên dưới.
- Thông tin người gửi bao gồm tên bạn, địa chỉ công ty, số điện thoại và email của bạn.
- Thông tin khách hàng bao gồm tên công ty, tên tài khoản thanh toán và địa chỉ của khách hàng. Bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại và email của khách hàng.
Nhập thông tin lập hóa đơn. Bạn có thể sử dụng một cột để mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, một cột cho số lượng, một cột cho giá hoặc giá tiền và một cột để tính tổng số tiền cho mỗi mục hàng đã mua.
Hiển thị tổng số tiền của hóa đơn. Số này có thể được tính bằng hàm SUM trong Excel và được đặt dưới cột tính cho mỗi mục chi phí.
- Ví dụ: nếu ô B3 có 130.000 đồng cho sản phẩm và B4 có 270.000 đồng, bạn có thể nhập công thức =SUM(B3,B4) vào ô B5, kết quả là 400.000 đồng sẽ hiển thị.
- Nếu bạn có tiền công theo giờ (ví dụ: 30.000 đồng) trong ô B3 và số giờ (ví dụ: 3) trong ô B4, bạn có thể nhập =SUM(B3*B4) vào ô B5.
Bao gồm các điều khoản thanh toán. Phần này có thể hiển thị ở trên hoặc dưới thông tin lập hóa đơn. Các điều khoản thanh toán phổ biến bao gồm: 'Thanh toán khi nhận', 'Thanh toán trong vòng 14 ngày', 'Thanh toán trong vòng 30 ngày' hoặc 'Thanh toán trong vòng 60 ngày'.
- Bên dưới hóa đơn, bạn cũng có thể bao gồm ghi chú về các phương thức thanh toán được chấp nhận, thông tin tổng quan hoặc lời cảm ơn tới khách hàng vì đã mua hàng cùng bạn.
Lưu hóa đơn. Đặt tên độc đáo để phân biệt hóa đơn này với các tài liệu khác mà bạn có thể gửi cho khách hàng nếu cần thiết. Để lưu hóa đơn:
- Trên Windows - Click vào Tập tin ở trên cùng bên trái của trang, chọn Lưu thành, nhấp đôi vào vị trí lưu, nhập tên hóa đơn và nhấp Lưu.
- Trên Mac - Click vào Tập tin ở thanh trình đơn, chọn Lưu thành, nhập tên hóa đơn và nhấp Lưu.
Gợi ý
- Bạn có thể lưu hóa đơn dưới dạng mẫu để sử dụng sau này.
Chú ý
- Khi lập hóa đơn, hãy cung cấp thông tin càng chi tiết càng tốt.
