Buzz
Excel, mặc dù không phải là ứng dụng lịch chính, nhưng bạn có thể tận dụng nó để tạo và quản lý lịch cá nhân một cách thuận tiện. Thay vì mất thời gian tự thiết kế lịch, hãy sử dụng các mẫu có sẵn và chỉnh sửa theo ý muốn của bạn. Bạn cũng có thể nhập danh sách sự kiện trực tiếp từ bảng tính vào lịch Outlook.
Các bước đơn giản
Sử dụng mẫu lịch trong Excel
Mở tài liệu Excel. Chỉ cần nhấp vào thẻ 'File' (Tệp) hoặc nút Office và chọn 'Mới' (New), bạn sẽ có nhiều mẫu lịch khác nhau để lựa chọn.
- Đối với một số phiên bản Excel cụ thể, chẳng hạn như Excel 2011 cho Mac, bạn cần chọn 'Mới từ Mẫu' (New from Template) trong menu Tệp thay vì 'Mới'.
Tìm kiếm mẫu lịch. Tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng, bạn có thể truy cập phần 'Calendars' (Lịch) hoặc đơn giản nhập 'calendar' vào ô tìm kiếm. Một số phiên bản Excel sẽ hiển thị các mẫu lịch đã chọn trước trên trang chính. Nếu chúng không đáp ứng tiêu chí của bạn, hãy tự do tìm và chọn từ các mẫu lịch khác trên mạng.
- Bạn có thể tìm kiếm theo từ khóa cụ thể tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu bạn cần lịch học, hãy tìm từ khóa 'academic calendar'.
Điều chỉnh ngày tháng theo ý muốn. Sau khi mẫu được tải, lịch trống sẽ xuất hiện. Nếu ngày tháng không chính xác, bạn có thể sửa đổi bằng cách sử dụng trình đơn xuất hiện khi bạn chọn ngày.
- Quy trình có thể khác nhau tùy thuộc vào mẫu bạn đang sử dụng. Thông thường, bạn có thể chọn tháng hoặc năm để hiển thị rồi nhấp vào nút hình ▼ bên cạnh thời gian đó. Các tùy chọn sẽ xuất hiện, và lịch sẽ tự động điều chỉnh.
- Bạn cũng có thể đặt ngày bắt đầu tuần bằng cách nhấp vào và chọn một ngày mới.
Khám phá những mẹo hữu ích. Nhiều mẫu có một khung với những gợi ý về cách thay đổi ngày hoặc điều chỉnh các thiết lập khác cho lịch. Nếu bạn không muốn chúng xuất hiện khi in lịch, hãy xóa khung này.
Tinh chỉnh mọi chi tiết ngoại hình theo ý bạn. Bạn có thể điều chỉnh mọi yếu tố bằng cách chọn và thay đổi trong thẻ Home. Giống như với mọi đối tượng trên Excel, bạn có thể thay đổi phông chữ, màu sắc, kích cỡ và nhiều điều khác nữa.
Nhập thông tin sự kiện. Khi lịch được cấu hình đúng, bạn có thể bắt đầu thêm sự kiện và thông tin. Chọn ô nơi bạn muốn thêm sự kiện và nhập dữ liệu. Nếu bạn cần thêm nhiều nội dung vào cùng một ngày, hãy sáng tạo bằng cách sử dụng khoảng trống.
Chuyển danh sách từ Excel vào lịch Outlook
Tạo bảng tính mới trên Excel. Bạn có thể đưa dữ liệu từ Excel vào lịch Outlook để thuận tiện hóa việc nhập lịch trình làm việc.
Đặt tiêu đề phù hợp cho bảng tính. Việc nhập danh sách vào Outlook sẽ dễ dàng hơn nếu bảng tính được định dạng với các tiêu đề phù hợp. Hãy nhập các tiêu đề sau vào dòng đầu tiên:
- Subject (Chủ đề)
- Start Date (Ngày bắt đầu)
- Start Time (Thời gian bắt đầu)
- End Date (Ngày kết thúc)
- End Time (Thời gian kết thúc)
- Description (Mô tả)
- Location (Địa điểm)
Nhập từng mục lịch vào dòng mới. Trường 'Subject' là tên sự kiện sẽ hiển thị trên lịch. Bạn không cần phải nhập toàn bộ tiêu đề cho mỗi trường, nhưng ít nhất bạn nên có mục 'Start Date' và 'Subject.'
- Bạn cần nhập ngày theo định dạng chuẩn MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY để Outlook có thể hiểu.
- Bạn có thể tạo sự kiện kéo dài nhiều ngày bằng cách sử dụng trường 'Start Date' và 'End Date'.
Mở trình đơn 'Lưu thành' (Save As). Sau khi thêm sự kiện vào danh sách, hãy lưu bản sao của danh sách theo định dạng mà Outlook có thể đọc.
Chọn 'CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)' từ trình đơn loại tập tin. Đây là định dạng phổ biến cho phép nhập vào nhiều chương trình, bao gồm cả Outlook.
Lưu tập tin. Đặt tên cho danh sách và lưu tập tin dưới định dạng CSV. Nhấp vào 'Yes' khi Excel hỏi bạn có muốn tiếp tục không.
Mở ứng dụng Outlook của bạn. Outlook thường được cài đặt sẵn trong bộ công cụ Office và có thể mở bằng cách nhấp vào nút 'Calendar' ở góc dưới bên trái.
Nhấp vào thẻ 'File' và chọn 'Open & Export' (Mở & xuất). Bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn xử lý dữ liệu trong Outlook.
Chọn 'Import/Export' (Nhập/xuất). Một cửa sổ mới dành cho nhập và xuất dữ liệu trong Outlook sẽ xuất hiện.
Chọn 'Nhập từ chương trình hoặc tập tin khác' rồi nhấp vào 'Comma Separated Values' (Dấu phẩy làm phân cách). Bạn sẽ được yêu cầu chọn tập tin bạn muốn nhập.
Nhấp vào 'Duyệt' và tìm tập tin CSV bạn đã tạo trên Excel. Thông thường, tập tin sẽ nằm trong thư mục Documents nếu bạn không thay đổi vị trí lưu mặc định trên Excel.
Hãy chắc rằng bạn đã chọn 'Lịch' làm thư mục đích. Trong chế độ xem lịch của Outlook, thư mục 'Lịch' sẽ tự động được chọn.
Nhấp vào 'Hoàn tất' để nhập tập tin. Sau khi chương trình xử lý danh sách, sự kiện sẽ được thêm vào lịch Outlook. Bạn có thể tìm sự kiện tại vị trí thời gian được thiết lập theo danh sách. Nếu bạn bao gồm mô tả, nội dung này sẽ xuất hiện khi bạn chọn sự kiện.
