Bí quyết Tạo sơ đồ gia phả trên Excel

Sơ đồ gia phả là một dự án phổ biến ở trường và là cách thú vị để biết về tổ tiên của bạn. Mặc dù Excel có khả năng thực hiện công việc phức tạp, nhưng đối với những dự án nghiên cứu dài hạn...

Tạo tài liệu mới từ mẫu. Bạn có thể nhấp vào File → New from Template (Tài liệu mới từ mẫu) nếu có. Trên một số phiên bản Excel, bạn chỉ cần chọn File → New (Mới) để mở hộp thoại với các mẫu cho bạn chọn.

Tìm mẫu cây phả hệ. Mẫu cây phả hệ không có sẵn, bạn cần tìm trên mạng. Sử dụng từ khóa 'cây phả hệ' để tìm và tải hai mẫu miễn phí. Nếu không thấy thanh tìm kiếm, hãy xem dưới tiêu đề 'Microsoft Office Online', 'Office.com' hoặc 'Các mẫu trực tuyến'. Chọn mục phụ 'Cá nhân', sau đó tìm mẫu cây phả hệ.

• Trên Excel 2007 trở về trước, có thể bạn không thấy các tùy chọn này. Hãy tìm các mẫu không chính thức trên mạng, hoặc xem các cách khác dưới đây.

Dùng mẫu cây phả hệ truyền thống. Mẫu 'Bảng cây phả hệ' là một bảng tính đơn giản với các ô màu để vẽ cây phả hệ. Nó chỉ bao gồm bạn và bốn thế hệ tổ tiên trực tiếp. Mẫu này phù hợp cho dự án trường học nhưng không thích hợp để nghiên cứu phả hệ. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấp vào ô màu và nhập tên thành viên trong gia đình.

• Để thêm ô cho anh chị em, hãy sao chép ô của bạn và dán vào ô khác cùng cột để tạo ô màu xanh lá cây giống nhau. Tương tự, bạn có thể sao chép ô của bố mẹ và dán vào ô khác cùng cột để tạo ô xanh lá nhạt cho cô/chú.

Tạo cây phả hệ lớn hơn. Nếu bạn đang làm việc với một cây phả hệ phức tạp hơn, hãy chọn mẫu 'Cây phả hệ'. Mẫu này sử dụng tính năng SmartArt chỉ có trong Excel 2007 trở lên. Bạn có thể nhấp vào các ô hình vuông và nhập tên của những người thân, đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các tính năng như:

• Nhấp vào bất kỳ đâu trên tài liệu để hiển thị Text Pane. Tính năng này giúp bạn chỉnh sửa cây phả hệ thông qua một danh sách đơn giản và ngắn gọn. Để thêm một người thân mới, bạn chỉ cần nhấp vào nút + ở đầu khung. Với ô mới được chọn, bạn có thể sử dụng các nút → hoặc ← để di chuyển giữa các thế hệ. Kéo chuột để di chuyển ô này xuống dưới tên con trai hoặc con gái.
• Trên tài liệu, thanh ruy-băng SmartArt cũng có nhiều tùy chọn về ngoại hình. Ví dụ, nếu nhấp vào biểu tượng Hierarchy (Phân cấp), bạn sẽ thấy các lựa chọn hiển thị dữ liệu.

Nhấp vào biểu tượng SmartArt trong thanh ruy-băng. Trên phiên bản mới của Excel, bạn có thể sử dụng tính năng 'SmartArt' để tạo biểu đồ đẹp mắt hơn. Hãy chọn 'SmartArt' trong thanh ruy-băng phía trên bảng tính trống để bắt đầu.

• Trên Excel 2007, bạn chọn thẻ Insert (Chèn), sau đó tìm tùy chọn SmartArt trong nhóm Illustrations.

Tạo bảng phân cấp. Trong các tùy chọn SmartArt trên thanh ruy-băng, chọn biểu tượng Phân cấp ở phần trên bên trái. Sau đó, chọn loại phân cấp bạn muốn sử dụng trong bảng tính.

Điền thông tin vào cây phả hệ. Bạn có thể kéo và phóng to biểu đồ như các đối tượng khác trên Excel. Nhấp vào từng hình hoặc dòng trống trong biểu đồ để nhập tên cho cây phả hệ.

• Hoặc, bạn có thể sử dụng Text Pane khi chọn biểu đồ. Mọi thay đổi trong khung văn bản sẽ tự động cập nhật vào biểu đồ.

Chọn Insert Shape (Chèn hình). Tạo bảng tính mới trong Excel. Nhấp vào Chèn ở thanh menu hoặc thanh ruy-băng, sau đó chọn Hình. Bạn có thể chọn hình chữ nhật, hình oval hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.

Thêm hình vào bảng tính. Nhấp và kéo trên bảng tính để tạo hình. Nếu muốn tạo hình tròn hoặc hình vuông đẹp mắt, giữ phím ⇧ Shift trong khi kéo chuột.

Đặt tên vào hình. Nhấp vào dưới hình và nhập tên. Sau đó chỉnh sửa font, màu sắc và kiểu chữ theo ý muốn trước khi tiếp tục.

Sao chép và dán để tạo nhiều hình hơn. Chọn hình đã vẽ và nhấn Ctrl+C (hoặc ⌘ Cmd+C trên Mac) để sao chép. Sau đó nhấn Ctrl+V để dán tạo thêm hình cần thiết.

Sắp xếp hình trong cây phả hệ. Kéo và thả hình để tạo bố cục cây phả hệ. Thông thường, bạn có thể đặt hình dưới cùng, hai hình ở trên, hai hình ở trên nữa, và tiếp tục. Sau đó, nhập tên của từng người họ hàng.

Chèn đường nối. Quay lại Insert Shapes và chọn đường zig zag. Kéo chuột để vẽ đường nối giữa hình dưới cùng và hai hình trên (bố mẹ). Tương tự, sao chép và dán để vẽ đường nối mới và kéo thả vào vị trí phù hợp.

Nhập thêm thông tin (nếu cần). Bạn có thể thêm ngày sinh hoặc ghi chú dưới mỗi tên. Thêm thông tin này vào hình hoặc nhập vào ô dưới mỗi tên trên trang tính.

• PowerPoint cũng cung cấp các mẫu cây gia phả miễn phí.