Buzz
Tính năng Macro trong Word là gì mà được nhiều người ưa chuộng đến vậy? Cùng Mytour khám phá tất cả những điều cơ bản và cách tạo macro trong Word ngay!
Mặc dù hiện nay có nhiều định dạng văn bản khác nhau, nhưng không thể phủ nhận rằng Word vẫn là một trong những định dạng tài liệu phổ biến nhất. Lý do cho điều này là Word mang lại cho người dùng nhiều tính năng hữu ích.
Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo văn bản, chỉnh sửa tài liệu, bạn chắc chắn đã gặp phải việc phải lặp lại nhiều lần một số thao tác như chèn từ tiếng Anh hoặc chèn văn bản với định dạng phức tạp... Việc lặp lại những thao tác này thật sự tốn thời gian và công sức không cần thiết. Đó là lý do tại sao Microsoft đã thiết kế tính năng Macro Word để giúp bạn xử lý văn bản nhanh hơn.
Bí quyết tạo và sử dụng macro trong Microsoft Word
- 1. Macro trong Word là gì?
- 2. Tạo một macro
- 3. Ghi lại macro
- 4. Tạo sẵn một macro áp dụng cho tất cả tài liệu Word
- 5. Xóa macro
1. Macro trong Word là gì?
Đơn giản nhất, macro là một chuỗi các hướng dẫn mà bạn muốn Word tự động thực hiện mỗi khi bạn cần. Macro Word giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Phương pháp đơn giản nhất để tạo một macro là cho Word ghi lại các thao tác của bạn, sau đó thực hiện các thao tác đó theo ý của bạn trong tài liệu. Sau khi ghi lại, bạn có thể yêu cầu Word lặp lại các thao tác đó bất cứ khi nào bạn cần.
2. Tạo một macro
Sau khi đã hiểu được macro là gì, bây giờ hãy bắt đầu tạo một macro trong Microsoft Word. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn tạo một macro tự động tạo bảng. Điều này sẽ rất hữu ích nếu bạn thường xuyên cần tạo bảng mà không muốn tạo bảng hoặc sao chép bảng có sẵn bằng cách thủ công.
Trước hết, bạn cần chỉ cho Microsoft Word cách tạo bảng của bạn. Để làm điều này, bạn nhấp vào Xem > Macros > Record Macro.
Tiếp theo, bạn đặt tên cho macro này, ví dụ như TạoBảng.
Dưới hộp tên là hai lựa chọn, đó là Nút và Bàn phím. Đây là nơi bạn chọn cách kích hoạt macro của mình thông qua một nút trong Word hoặc bằng cách nhấn phím tắt trên bàn phím.
2.1. Chọn tùy chọn Nút
Tiếp tục với macro được chọn, bạn nhấp vào Sửa… ở phía dưới danh sách.
Tại đây, bạn có thể chọn biểu tượng mà bạn muốn gán cho nút đó. Chọn một biểu tượng phù hợp với macro của bạn và nhấp vào OK trên tất cả các cửa sổ.
2.2. Chọn tùy chọn Bàn phím
Nếu bạn lựa chọn tùy chọn bàn phím, bạn có thể chọn phím tắt nào mà bạn muốn gán cho macro vừa tạo. Có một số kết hợp phím hợp lý, như Ctrl + Phím và Ctrl + Shift + Phím, vì vậy, hãy chọn phím tắt phù hợp nhất với bạn. Word sẽ thông báo cho bạn biết nếu có bất kỳ phím tắt nào khác đã được gán cho phím đó để bạn không ghi đè lên các phím tắt hiện có. Khi bạn đã chọn được kết hợp phím hoàn hảo, hãy nhấn Chọn.
3. Ghi lại macro
Bây giờ bạn đã cấu hình cách kích hoạt, Microsoft Word sẽ bắt đầu ghi lại các hành động của bạn. Trong quá trình ghi, mọi hành động bạn thực hiện trong tài liệu sẽ được ghi lại trong macro. Ví dụ này là tạo một macro tự động tạo bảng và điền các trường cần thiết. Vì ghi lại các hành động, bạn cần cẩn thận và tránh gặp phải lỗi.
Khi bảng đã hoàn thành, bạn nhấp vào Xem > Macro một lần nữa và chọn Dừng ghi lại.
Bây giờ, macro đã được ghi lại, bạn có thể tạo bảng bất cứ khi nào bạn cần. Nếu bạn đã gán nó với một phím tắt trên bàn phím thì chỉ cần nhấn những phím đó để tạo bảng. Hoặc nếu bạn đã tạo một nút cho nó thì có thể tìm nút đó trên thanh Quick Access.
Cho dù bạn đã chọn phương pháp nào cho macro, bảng của bạn sẽ được tái tạo khi bạn kích hoạt nó. Bây giờ bạn có thể tạo lại bảng nền của mình một cách nhanh chóng hơn.
4. Tạo sẵn một macro áp dụng cho tất cả tài liệu Word
Để có macro trong tất cả các tài liệu Word mới, bạn cần thêm nó vào mẫu Normal.dotm.
1. Mở tài liệu chứa macro.
2. Click Xem > Macros > Xem Macros.
3. Click Bộ sắp xếp.
5. Click vào macro bạn muốn thêm vào mẫu Normal.dotm. Click Sao chép.
5. Xóa macro
Khi bạn không cần sử dụng macro đó nữa, bạn có thể xóa nó bằng cách nhấp chuột vào Xem > Macros > Xem Macros.
Chọn macro mà bạn không cần nữa và nhấn Xóa.
Trong khi các macro có thể giúp cuộc sống trở nên thuận tiện hơn, chúng cũng có thể được lợi dụng cho mục đích không lành mạnh. Không bao giờ chạy các macro từ nguồn không tin cậy hoặc tải xuống tài liệu Word từ email đáng ngờ. Virus macro có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng, vì vậy hãy đảm bảo an toàn khi sử dụng chúng.
Khi bạn cần thực hiện các hành động lặp đi lặp lại trong Word, việc sử dụng một macro sẽ là một lựa chọn tuyệt vời vì nó giúp bạn đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
