Buzz
Trong thời đại hiện đại, việc sử dụng Word để soạn thảo đơn từ, làm luận văn hay bài tập đang trở nên phổ biến hơn việc viết bằng tay. Việc căn chỉnh văn bản trên Word để nó đẹp và chuẩn không phải là điều dễ dàng đối với những người mới làm quen với Word. Nếu bạn đang tìm kiếm cách căn chỉnh văn bản Word một cách chuyên nghiệp, hãy đọc tiếp bài viết này.
Hướng dẫn chi tiết để làm cho văn bản Word của bạn trở nên hoàn hảo đến từ Mytour.
Đầu tiên, hãy mở văn bản Word cần chỉnh và thực hiện theo những bước căn chỉnh sau đây:
Lựa chọn kích thước giấy một cách thông minh trong Word
Với văn bản thông thường, kích thước giấy A4 (210mm - 297mm) là lựa chọn phổ biến. Để chọn kích thước này, bạn chỉ cần bấm vào Page Layout -> Size -> A4 (210mm - 297mm).
Thay đổi kiểu chữ nhanh chóng trong Word
Trong Word, có nhiều phông chữ với kích cỡ khác nhau. Quy định về phông chữ và kích cỡ chữ thường khác nhau tùy địa điểm. Phông chữ phổ biến mà mọi người thường sử dụng là Time News Roman với kiểu chữ thường và kích cỡ chữ 12 (hoặc 13), còn đối với tiêu đề và các mục khác, bạn có thể sử dụng kích cỡ lớn hơn và làm đậm chữ.
Phương pháp tối ưu khoảng cách và định dạng văn bản trong Word
Để đơn giản hóa việc tăng khoảng cách và định dạng văn bản, hãy bắt đầu bằng cách bôi đen đoạn văn bạn muốn chỉnh. Nếu muốn áp dụng cho toàn bộ văn bản, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Tiếp theo, trong tab Đoạn văn ở thanh Trang chính, nhấp vào biểu tượng như hình dưới đây (hoặc chuột phải và chọn Đoạn văn) để mở cửa sổ Đoạn văn.
Mở cửa sổ Đoạn văn, tại tab Thụt đầu dòng và Khoảng cách, điều chỉnh khoảng trước đoạn ở phần Trước, khoảng cách sau đoạn ở phần Sau, và khoảng cách giữa các dòng ở phần Khoảng cách dòng. Các tùy chọn bao gồm:
- Một dòng: khoảng cách bằng một dòng thông thường.
- 1.5 dòng: khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
- Hai dòng: khoảng cách lớn gấp đôi dòng thông thường.
- Tối thiểu: khoảng cách ít nhất.
- Chính xác: khoảng cách bằng.
- Nhiều lần: khoảng cách gấp nhiều lần dòng thông thường.
Trải nghiệm xem trước sự thay đổi trong mục Xem trước để điều chỉnh linh hoạt. Khi hoàn tất, bấm Đồng ý để đóng cửa sổ Đoạn văn.
Để đặt giãn dòng, giãn đoạn làm mặc định cho mọi trang văn bản mới trong Word, bạn chỉ cần nhấn Thiết lập làm Mặc định trong hộp thoại Đoạn văn, tương tự như cách bạn chọn Font mặc định ở phần trước.
Cách canh lề trong Word
Hiểu rõ về quy định chuẩn về cách đặt lề trong văn bản Word với kích thước giấy A4 (210mm - 297mm).
- Lề trên: giữa mép trên từ 20mm – 25mm.
- Lề dưới: giữa mép dưới từ 20mm – 25mm.
- Lề trái: giữa mép trái từ 30mm – 35mm.
- Lề phải: giữa mép phải từ 15mm – 20mm.
Chọn Bố cục Trang -> Lề -> Lề Tùy chỉnh.
Trong phần Lề của hộp thoại Thiết lập Trang, nhập số liệu tương ứng ở trên: Trên (lề trên), Dưới (lề dưới), Bên trái (lề trái), Bên phải (lề phải). Bấm Đồng ý để hoàn tất. (bạn cũng có thể đặt lề mặc định bằng cách chọn Đặt làm Mặc định tương tự như đặt font mặc định cho Word).
Sử dụng Căn chỉnh trong Word
Để bắt đầu, hãy tô đậm vùng văn bản theo định dạng chuẩn mà bạn muốn sao chép sang các đoạn văn bản khác. Trong tab Home, mục Clipboard, chọn biểu tượng cây lau Format Painter, khi bạn kích chọn xong, con trỏ chuột sẽ thay đổi thành biểu tượng như cây lau.
Tiếp theo, tô đậm đoạn văn bản cần sao chép định dạng từ vùng văn bản bạn đã chọn và thả chuột, tự động đoạn văn bản này sẽ có định dạng giống với đoạn văn bản đã được sao chép.
Tuy nhiên, cách làm trên chỉ sao chép định dạng một lần. Nếu bạn muốn sao chép một định dạng cho nhiều đoạn văn bản, hãy tô đậm đoạn văn bản cần sao chép định dạng và double-click vào biểu tượng cây lau Format Painter. Sau đó, bạn cũng tô đậm các đoạn văn bản cần có định dạng giống nhau, nhấn ESC để dừng quá trình sao chép định dạng.
Trên đây là một số thao tác điều chỉnh giúp làm đẹp văn bản Word. Hãy thực hiện từng bước một để trở nên thành thạo. Chúc bạn thành công!
