Buzz
Quy trình lập Sổ Nhật ký chung trong Excel không khó, nhưng đòi hỏi kiến thức cơ bản vững chắc. Đây là thách thức mà mọi kế toán đều phải đối mặt. Nhật ký chung ghi chép chi tiết mọi giao dịch buôn bán, đó là yếu tố quan trọng và sử dụng nhiều hàm cơ bản trong Excel để tạo ra phiên bản nhật ký chung hoàn chỉnh nhất.
Bài viết này dành cho những người đang nghiên cứu hoặc mới bắt đầu trong lĩnh vực kế toán. Trước khi thực hành, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ các hàm cơ bản trong Excel, vì bảng tính lập Sổ Nhật ký chung đòi hỏi nhiều công thức và hàm cơ bản của Excel.
Bí quyết thực hiện Sổ Nhật ký chung trong Excel
Trước khi bắt đầu lập Sổ Nhật ký chung trong Excel, hãy tải ví dụ TẠI ĐÂY để hiểu rõ nội dung. Đây là mẫu sổ kế toán trên Excel theo thông tư 200 và quyết định 48.
Mẫu sổ sách này bao gồm đầy đủ các loại sổ, bảng biểu và báo cáo như: Các số cái, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nó tuân theo quy định của Quyết định 48 và Thông tư 200, giúp bạn lập Sổ Nhật ký chung trong Excel một cách hiệu quả.
Mô tả sơ đồ menu trong Sổ Nhật ký chung:
- Bảng phân bổ TK 142
- Bảng phân bổ TK 242
- Bảng Khấu hao TSCĐ 214
- Sổ quỹ
- Sổ tiền gửi Ngân hàng
- Sổ tổng hợp công nợ Phải thu TK 131
- Sổ tổng hợp công nợ Phải trả TK 331
- Bảng cân đối số phát sinh Tài khoản tháng
- Bảng Lương
- Danh mục hàng hóa
- Bảng kê Phiếu nhập kho
- Bảng kê Phiếu xuất kho
- Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
- Danh mục ngày tháng
- Bảng phân bổ chi phí mua hàng
- Báo cáo Kết quả kinh doanh (Mẫu B-02/DNN)
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B-03/DNN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B-09/DNN)
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN)
- Phụ lục 03-1A/TNDN (BCKQKD)
- Phụ lục 03-2A/TNDN (Chuyển lỗ)
Bước 1: Bước đầu tiên để tạo Sổ Nhật ký chung trong Excel là khi có giao dịch mua bán hàng hóa. Mở Sổ Nhật ký chung như sau:
- Cột ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ
- Cột số hiệu: Là số hiệu của Hóa đơn, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có...
- Cột ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ
- Cột Diễn Giải: Là nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ
- Cột TK Nợ/Có: Cột định khoản Nợ/Có cho các giao dịch phát sinh
- Cột TK đối ứng: Theo dõi TK đối ứng cho các TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có.
Bước 2: Chi tiết hơn có thể xem trong file như hình dưới đây:
- Cột Phát sinh Nợ: Ghi số tiền tương ứng với TK Nợ
- Cột Phát sinh Có: Ghi số tiền tương ứng với TK Có
Lưu ý: Số tiền thuế (nếu có) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân ( x) với Thuế suất.
(Trong trường hợp giao dịch có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK Nợ bằng ( = ) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại )
Cột Số dư Nợ/Dư Có: Dùng để in sổ chi tiết cuối kỳ.
Khi đã định khoản cho tất cả bút toán trong một tháng trên NKC, chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL để 'Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có' của cả tháng.
- Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9; phạm vi ô cần tính tổng)
- Tổng phát sinh ở bên Nợ: = Subtotal (9;H13:H190)
- Tổng phát sinh ở bên Có: = Subtotal(9;H13:H190)
(Số 9 là cú pháp mặc định của hàm dành cho việc tính tổng)
Bước 3: Tiếp theo, chúng ta tiến hành thiết lập sổ nhật ký chung trong Excel như sau:
Đối với cột tài khoản đối ứng, chúng ta sử dụng công thức đặc biệt nếu có 2 tài khoản trở lên: dùng công thức nối = nhập vào tài khoản 1 &';'& tài khoản 2.
Ví dụ, chúng ta có thể sử dụng công thức = nhấp vào ô có TK142 &';'& nhấp vào ô có 1331
Lưu ý: Số tiền thuế (nếu có) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân ( x) với Thuế suất.
(Trong trường hợp nghiệp vụ có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK nợ bằng ( = ) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại).
Đây chỉ là bước đầu trong quá trình ghi sổ trên Excel và lập sổ nhật ký chung trong Excel. Để hiểu rõ hơn và chi tiết hơn, bạn có thể thường xuyên truy cập Mytour để đọc các hướng dẫn chi tiết về việc lập sổ nhật ký chung trong Excel và các vấn đề liên quan khác, giúp bạn lập sổ sách kế toán nhanh chóng và an toàn nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo cách lập sổ sách kế toán được hướng dẫn bởi chúng tôi để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Việc lọc dữ liệu trùng nhau hoặc theo điều kiện trong bảng tính Excel không phải là điều đơn giản, đặc biệt khi bạn không có nhiều kỹ năng. Lọc dữ liệu giữa các sheet trong Excel trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, và để thực hiện bước này, cần sự hỗ trợ từ các hàm cơ bản và nâng cao trong Excel.
