Buzz
Việc đa nhiệm là khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, như trả lời email và điện thoại cùng một lúc. Người thường làm việc đa nhiệm thường được gọi là người đa nhiệm. Hãy học theo những bí quyết tuyệt vời dưới đây để xử lý nhiều công việc cùng một lúc mà không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nhé!
1. Lên kế hoạch công việc rõ ràng
Trước khi bắt đầu công việc, hãy lập danh sách công việc cần làm (to-do-list). Danh sách này sẽ giúp bạn biết bạn cần làm gì và phân bổ thời gian như thế nào cho từng công việc một cách hợp lý. Từ đó, bạn có thể hoàn thành từng công việc một để đạt được mục tiêu của mình từ công việc hàng ngày đến kế hoạch trong tương lai.
2. Sắp xếp công việc hàng ngày theo tầm quan trọng và ưu tiên
Một trong những bí quyết quản lý thời gian hiệu quả là phân bổ thời gian dựa trên mức độ quan trọng và ưu tiên của công việc. Bạn có thể sắp xếp công việc theo nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower như sau:
- Việc quan trọng và cấp bách - đây là những công việc cần thực hiện ngay lập tức. Ví dụ: trả lời email liên quan đến tiến độ dự án hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp với sếp.
3. Thực hiện công việc quan trọng vào buổi sáng
Buổi sáng là thời điểm chúng ta có năng lượng và tinh thần sảng khoái nhất. Vì vậy, hãy dành thời gian đầu ngày để hoàn thành những công việc quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Công việc bạn nên thực hiện vào buổi sáng bao gồm sắp xếp cuộc họp, thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hoặc thỏa thuận với đối tác, và lập kế hoạch ngân sách cho dự án sắp tới…
4. Tìm ra khung giờ vàng của bản thân
Mỗi người có một thời điểm làm việc hiệu quả nhất. Một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, trong khi một số khác là vào buổi chiều hoặc trưa. Hãy quan sát và tìm ra thời điểm làm việc tốt nhất của bản thân trong ngày. Sau đó, cố gắng sắp xếp các công việc đòi hỏi sự tập trung và sáng tạo nhất vào thời điểm này.
5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội
Khi làm việc, hãy tắt mạng xã hội (trừ khi nó liên quan đến công việc). Việc kiểm tra lượt thích hoặc bình luận của bạn bè sẽ làm mất tập trung và ảnh hưởng đến công việc. Hãy để việc này cho giờ nghỉ. Bạn không thể tập trung vào công việc khi Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo.
6. Lên lịch trả lời email
Trả lời email ngay tức khắc sẽ làm gián đoạn quá trình làm việc và suy nghĩ. Mỗi ngày, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email từ 4-6 lần. Bạn có thể đặt lịch trả lời email vào các thời điểm cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời mỗi hai tiếng. Sau khi hoàn thành, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị làm phiền khi tập trung vào công việc khác. Nếu có việc gấp, đồng nghiệp sẽ liên lạc với bạn qua tin nhắn hoặc điện thoại.
7. Tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hoặc thiền không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp bạn tăng cường tập trung. Hãy cố gắng dành thời gian vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới với năng lượng tích cực. Nếu không thể, bạn có thể thực hiện vào buổi tối hoặc cuối tuần. Chỉ cần 30 phút mỗi ngày, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái hơn và giảm căng thẳng.
8. Tìm nguồn cảm hứng khi cần ý tưởng mới
Theo một nghiên cứu, mỗi 52 phút làm việc, bạn cần khoảng 17 phút nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng. Dù không phải ai cũng có thể làm như vậy, nhưng bạn nên dành thời gian ngắn để nghỉ ngơi sau mỗi phần công việc nhỏ. Nếu không, cơ thể và tâm trí sẽ quá tải và giảm hiệu suất làm việc.
Khi cảm thấy đầu óc mệt mỏi, hãy dành 10-15 phút để nghe nhạc, đọc sách, hoặc xem video liên quan đến công việc hoặc sở thích. Thời gian nghỉ ngơi này sẽ kích thích sự sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.
9. Sắp xếp góc làm việc gọn gàng
Một bàn làm việc rối ren sẽ làm cho bạn mất tập trung và dễ xao nhãng. Hãy dành thời gian để dọn dẹp và sắp xếp lại góc làm việc của bạn để tăng hiệu suất làm việc.
Xử lý nhiều công việc cùng một lúc không phải là điều hiếm gặp, đặc biệt là vào cuối năm. Để tránh trễ hạn hoặc giảm hiệu suất, hãy thực hiện các biện pháp trên.
