Buzz
Đa nhiệm không chỉ là làm nhiều việc cùng một lúc, ví dụ như trả lời email trong khi đàm thoại điện thoại. Những người thường xuyên thực hiện đa nhiệm được gọi là đa nhiệm. Hãy tham gia những gợi ý thú vị dưới đây để xử lý nhiều công việc cùng một lúc mà không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nhé!
1. Lập thời gian biểu rõ ràng
Trước khi bắt đầu công việc, hãy lập “danh sách công việc cần làm” (to-do-list). “To-do-list” sẽ giúp bạn nhớ những việc cần làm và phân chia thời gian cho từng công việc một cách hợp lý. Từ đó, bạn có thể hoàn thành từng bước để đạt được các mục tiêu từ công việc hàng ngày đến kế hoạch trong tương lai.
2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp
Một trong những bí quyết quản lý thời gian thành công là quyết định sắp xếp thời gian một cách hiệu quả dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc. Bạn có thể sắp xếp công việc dựa trên Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower như sau:
- Quan trọng và khẩn cấp – những việc cần được ưu tiên ngay. Ví dụ: phản hồi các email ảnh hưởng đến tiến độ dự án hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
3. Thực hiện công việc quan trọng vào buổi sáng
Buổi sáng thường là thời điểm chúng ta có nhiều năng lượng nhất với tinh thần sảng khoái. Hãy dành thời gian đầu ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhất để mang lại kết quả tốt nhất. Các công việc nên được thực hiện vào buổi sáng bao gồm tổ chức cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hoặc thỏa thuận với đối tác, lập ngân sách cho dự án sắp tới…
4. Tìm ra giờ vàng của bản thân
Mỗi người sẽ có khung thời gian làm việc hiệu quả nhất phù hợp với họ. Có người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người vào khoảng 3-4 giờ chiều; và cũng có người cảm thấy tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong một không gian yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu suất làm việc của bạn trong các khung thời gian khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó, cố gắng sắp xếp các công việc đòi hỏi tập trung, sự tỉnh táo và sáng tạo nhất vào khoảng thời gian này.
5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội
Khi làm việc, nên tắt mạng xã hội (trừ khi nó là phần của công việc). Việc kiểm tra số lượt thích hoặc bình luận từ bạn bè sẽ làm gián đoạn công việc. Bạn chỉ nên làm điều này trong thời gian nghỉ. Không thể tập trung vào công việc khi Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo để lôi kéo sự chú ý của bạn.
6. Lên lịch trả lời email
Trả lời email ngay tức khắc sẽ làm gián đoạn luồng suy nghĩ khi bạn đang làm việc hoặc suy nghĩ về ý tưởng. Hãy kiểm tra và trả lời email từ 4-6 lần mỗi ngày. Bạn có thể đặt lịch trả lời email vào những thời điểm cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc mỗi hai tiếng một lần. Khi hoàn thành, hãy đóng hộp thư để tránh bị email mới làm gián đoạn khi bạn tập trung vào công việc khác. Nếu có việc gấp, đồng nghiệp hoặc đối tác sẽ liên hệ trực tiếp.
7. Tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hoặc thiền không chỉ tốt cho sức khỏe và tinh thần mà còn giúp tăng cường khả năng tập trung. Nếu có thể, bạn nên thực hiện vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới. Nếu không, bạn có thể dành thời gian vào buổi tối hoặc cuối tuần. Dành ít nhất 30 phút mỗi ngày, bạn sẽ cảm thấy sảng khoái hơn và giảm căng thẳng.
8. Tìm nguồn cảm hứng khi thiếu ý tưởng
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, sau mỗi 52 phút tập trung, cần ít nhất 17 phút để nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng. Dù không phải ai cũng có thời gian tự do như vậy, nhưng việc dành thời gian ngắn để thư giãn sau khi hoàn thành một phần công việc là cần thiết. Cơ thể và tinh thần của chúng ta cũng cần được nghỉ ngơi, giống như một cái máy. Nếu làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi, sẽ dẫn đến quá tải và giảm hiệu suất làm việc.
Khi cảm thấy mệt mỏi, hãy dành 10-15 phút để thư giãn, nghe nhạc, đọc sách hoặc xem video trên YouTube về các chủ đề liên quan đến công việc hoặc sở thích. Những khoảnh khắc nghỉ ngơi này sẽ kích thích sự sáng tạo và tăng hiệu suất làm việc của bạn.
9. Sắp xếp góc làm việc gọn gàng
Một bàn làm việc gọn gàng sẽ giúp chúng ta tập trung hơn và không bị phân tâm. Hãy dành thời gian để dọn dẹp góc làm việc của bạn: loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp tài liệu và bảo quản chúng một cách gọn gàng, dọn dẹp mặt bàn và loại bỏ các đồ trang trí không cần thiết.
Việc phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc không phải là hiếm, đặc biệt là vào cuối năm. Để tránh bị rối và giảm hiệu suất công việc, hãy thực hiện những cách trên.
