Buzz
Phê bình mang tính xây dựng là một nghệ thuật tinh tế. Đó là cách khích lệ hành vi tích cực mà không chỉ trích hay công kích người nhận. Để trở thành bậc thầy trong việc phê bình, bạn cần duy trì một tinh thần tích cực và tập trung vào mục tiêu cụ thể và có thể đạt được. Dù có nhiều cách để phê bình mang tính xây dựng, bạn cần điều chỉnh cách góp ý dựa trên hiểu biết về người đó.
Chuẩn bị trước khi Phê bình
Nên phê bình khi có mục tiêu rõ ràng
Trước khi phê bình, hãy tự hỏi mình: 'Mục đích của tôi là gì?'. Xác định mục tiêu giúp bạn tập trung vào điểm cần góp ý một cách hiệu quả. Nếu không có mục tiêu cụ thể, có thể người khác sẽ cảm thấy bị dồn ép hoặc nhận thông tin thừa.
Chăm chút âm điệu khi trò chuyện
-
Không chỉ nội dung mà cách diễn đạt cũng quan trọng không kém. Nếu bạn tỏ ra thân thiện và có ý tốt, người khác sẽ dễ dàng chấp nhận phản hồi của bạn hơn. Việc giải quyết vấn đề sẽ trở nên khó khăn nếu họ cảm thấy bị công kích hoặc đặt vào tình thế khó xử, do đó hãy diễn đạt một cách lịch sự và sử dụng âm điệu để thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao đối phương.
- Đôi khi, tình huống cần sự nghiêm túc hoặc mạnh mẽ. Nếu bạn nhìn thấy con bạn đùa nghịch với pháo hoa hoặc một nhân viên làm việc không đúng cách trước khách hàng, bạn nhất định phải nêu rõ vấn đề một cách rõ ràng.
Tâm sự đặc biệt với đối tác
Tiên dụng khen ngợi trước mặt công chúng và phê bình trong không gian riêng tư sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Không ai thích bị chỉ trích hay công khai bị nói xấu, vì vậy việc nói chuyện riêng giúp giảm bớt áp lực cho người nhận phản hồi. Hãy mời họ đến văn phòng hoặc tạo ra không gian riêng để trò chuyện, đồng thời đừng quên tươi cười.
- Nếu bạn phê bình ai đó trước mặt mọi người, họ có thể cảm thấy xấu hổ hoặc bị phản biện trước đám đông. Cuộc trò chuyện cá nhân sẽ dễ dàng hơn nhiều và hiệu quả hơn nếu không có sự chứng kiến của những người khác.
Bắt đầu với lời khen
Tìm điểm tích cực để bắt đầu phê bình. Nếu bạn muốn góp ý cho một nhân viên về doanh số bán hàng, hãy bắt đầu bằng việc nhìn nhận những nỗ lực mà họ đã đầu tư vào công việc. Bằng cách này, bạn tạo điều kiện cho họ tiếp nhận phản hồi một cách dễ dàng hơn. Lời khen trước khi đưa ra phê bình sẽ giúp người đó cảm thấy thoải mái và sẵn lòng lắng nghe bạn.
- Khi nói chuyện với con, bạn có thể bắt đầu bằng cách nói “Mẹ rất yêu con và rất vui khi thấy con đã cố gắng học tập chăm chỉ, nhưng hôm nay cô giáo gọi điện và kể cho mẹ nghe…”
- Đối với việc góp ý với một nhân viên, bạn có thể nói “Mình nhận thấy em đã rất xuất sắc trong việc chào hàng và làm việc rất chăm chỉ. Tuy nhiên, mình muốn nhắc nhở em về quy định về giờ làm việc của công ty…”
- Khi muốn đưa ra góp ý cho một người bạn, bạn có thể nói “Mình biết rằng cậu rất quan trọng đối với mình và mình cũng mong cậu hiểu mình cũng quan trọng với cậu. Nhưng gần đây mình thấy một điều làm mình không vui là…”
Sử dụng ngôi “tôi” để tạo cảm giác tích cực.
Để họ tự phê bình bản thân.
Mở đầu phê bình bằng cách cho họ nói trước. Bạn có thể đặt một câu hỏi giả định để khuyến khích họ suy nghĩ về hành vi của mình hoặc xem xét từ góc độ khác. Điều này giúp tránh cảm giác bị công kích hoặc ép buộc từ phía bạn. Đây cũng là cách hiệu quả nếu bạn lo người đối diện cảm thấy không thoải mái với phản hồi của mình hoặc không nhận ra lỗi của mình.
- Nếu một nhân viên gặp vấn đề trong công việc, bạn có thể hỏi “Nếu bạn là người quản lý và phải đối mặt với tình huống như vậy, bạn sẽ xử lý như thế nào?” hoặc “Nếu bạn phải tự đánh giá hiệu quả công việc của mình, bạn sẽ nói gì?”
- Trong trường hợp nói chuyện với con, bạn có thể hỏi “Nếu con thấy bạn cùng lớp làm như vậy, con sẽ nghĩ sao về bạn ấy?”
- Đối với việc trò chuyện với bạn, bạn có thể hỏi “Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu bạn bè nói xấu về bạn sau lưng?”
Kết nối phê bình với mục tiêu cá nhân của họ.
Thuyết phục người khác bằng cách nhấn mạnh các lợi ích của việc chấp nhận phản hồi. Nếu lời phê bình của bạn không liên quan đến mục tiêu của họ, họ sẽ khó tiếp thu. Hãy tự hỏi “Họ cần gì?” trước khi (hoặc sau khi) bạn phê bình, để họ hiểu rằng phản hồi của bạn sẽ giúp họ đạt được mục tiêu của họ.
- Với nhân viên không hoàn thành công việc đúng hạn, bạn có thể nói “Tôi biết là bạn muốn thăng chức, vì vậy chúng ta nên nói chuyện về cách bạn có thể cải thiện. Bạn nghĩ sao?”
- Đối với đồng nghiệp luôn trễ hạn, bạn có thể nói “Tớ nhớ là bạn muốn tăng doanh số bán hàng. Tớ nghĩ gợi ý này có thể giúp bạn. Muốn nói chuyện không?”
- Khi nói chuyện với con, bạn có thể nói “Mẹ biết là con muốn đi trại hè với bạn bè, nhưng nếu con không cải thiện học vấn, con phải ở nhà học thêm.”
Phê bình hành vi, không phê phán tính cách.
Người ta dễ thay đổi hơn khi không cảm thấy bị công kích cá nhân. Tập trung vào hành vi thay vì đánh giá nhân cách sẽ tạo điều kiện cho người khác dễ chấp nhận phê bình. Họ sẽ khó tiếp thu nếu cảm thấy bị đánh giá hoặc đặt ra thách thức.
- Thay vì nói với nhân viên kinh doanh “Cậu giao tiếp không tốt với khách hàng,” bạn có thể nói “Mình nghĩ cậu có thể cải thiện cách giao tiếp với khách hàng.”
- Thay vì nói với đồng nghiệp ăn mặc không đúng quy cách “Cậu mặc không lịch sự lắm,” bạn có thể nói “Mình không chọn cách mặc đó để đi làm. Ý mình là…”
- Điều này cũng quan trọng khi góp ý với người yêu hoặc người thân. Thay vì nói “Anh đối xử với em tồi tệ!”, bạn nên nói “Em không thích anh nói chuyện với em kiểu đó.”
Trung thực về mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
Nếu vấn đề quan trọng, hãy nói ra. Nhưng nếu vấn đề không lớn, bạn cũng cần thừa nhận. Nếu ai đó vi phạm một quy định nhỏ mà có lẽ họ không biết, đừng làm như thế trời sắp sập xuống. Nhưng nếu hành động của họ gây nguy hiểm, bạn phải phê bình nghiêm túc. Hãy điều chỉnh cách nói dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
- “Tớ biết đấy, việc này nhỏ nhặt, nhưng tớ đánh giá cao nếu em quẹt thẻ đúng giờ.”
- “Mình cần nói thẳng với bạn về việc này. Công ty không chấp nhận hành vi như vậy. Điều này ảnh hưởng đến uy tín của công ty.”
- Khi phê bình trẻ em, bạn phải giải thích tại sao. Nếu hành động của họ nguy hiểm, hãy nói cho họ hiểu.
Chấp nhận các yếu tố bên ngoài
Thừa nhận tình huống của họ. Nếu họ đang gặp khó khăn, hãy hiểu và thừa nhận rằng họ đang phải đối mặt với những vấn đề riêng tư. Hãy gợi ý một cách cởi mở để họ hiểu được điều bạn muốn.
- Ví dụ, muốn phê bình chồng về việc không giúp việc nhà, bạn có thể nói “Anh đang cố gắng với công việc. Nhưng nếu anh giúp em chút ít thì sẽ rất tốt cho cả hai.”
- Nếu nói chuyện với trẻ em, bạn có thể bảo “Con biết lúc vui con không kiềm chế được, nhưng hãy cố gắng khi bạn đến chơi lần sau.”
- Với nhân viên làm ca đêm, bạn có thể nói “Tôi hiểu là làm ca đêm khó khăn. Nhưng vì sức khỏe của bạn và công việc, chúng ta cần phải nói chuyện.”
Nêu rõ các bước cụ thể cho tương lai
Đề xuất các bước cụ thể để họ thực hiện. Nếu phê bình không rõ ràng, họ sẽ khó thực hiện. Sau khi phê bình, hãy gợi ý cách cải thiện cụ thể và thậm chí hỗ trợ họ thực hiện.
- Ví dụ, nhắc nhở nhân viên quên phụ kiện “Nhớ kiểm tra túi trước khi ra khỏi nhà. Nếu quên, có thể lên gặp tôi lấy phụ kiện dự phòng.”
- Nếu bạn chia sẻ việc làm với bạn cùng phòng lười, bạn có thể nói “Mình làm việc nhà cùng nhau. Cậu quét sàn, mình dọn phòng tắm. Cậu có thể quét sàn hàng tuần được không?”
Biểu đạt sự tin tưởng của bạn
Nhấn mạnh sự ủng hộ khi kết thúc phê bình. Nếu họ cảm thấy bạn không tin tưởng họ, họ sẽ cảm thấy buồn và thất vọng. Để giúp họ tiến bộ, hãy khẳng định bạn đánh giá cao nỗ lực của họ và tin rằng họ có thể làm được điều bạn yêu cầu.
- Ví dụ, bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện với học sinh bằng cách nói “Thầy tin tưởng em và biết rằng em có thể làm được!”
- Với nhân viên thiếu tự tin, bạn có thể nói “Tôi tin tưởng vào khả năng của cậu và biết cậu sẽ làm tốt hơn.”
Đối mặt với lo lắng bằng sự thấu hiểu
Tạo điều kiện cho họ phản hồi. Đừng để họ cảm thấy bị lơ là sau khi nói chuyện. Hãy cho họ cơ hội nói ra cảm xúc của mình. Quan trọng là họ cảm thấy được lắng nghe.
- Kết thúc cuộc trò chuyện bằng câu như “Em cảm thấy công bằng không?” và lắng nghe họ chia sẻ.
- Nếu họ cảm thấy chán nản, bạn có thể nói “Tôi hiểu tại sao em lại thất vọng. Nhưng chúng ta cần giải quyết vấn đề này.”
- Nếu họ tức giận, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và nhắc nhở rằng bạn chỉ muốn giúp đỡ. Bạn có thể nói “Tôi không muốn làm tổn thương em. Tôi chỉ muốn giúp. Xin lỗi nếu tôi hiểu nhầm.”
- Nếu họ quá căng thẳng và mất kiểm soát, hãy giữ bình tĩnh và bỏ qua. Họ không sẵn lòng lắng nghe một cuộc trò chuyện xây dựng.
Lời khuyên
- Phản hồi kiểu “sandwich” thường hiệu quả trong cuộc sống hàng ngày, nhưng trong công việc, nhiều người muốn nghe trực tiếp vấn đề. Phản hồi kiểu này có thể làm lờ phê bình trở nên không chân thành.
- Học hỏi từ những người biết cách phê bình mang tính xây dựng.
