Buzz
Dựa trên một nghiên cứu toàn cầu kéo dài 6 năm với 351.000 người, hơn 40% thời gian tại nơi làm việc được dành để thực hiện những công việc cuối cùng không quan trọng. Thống kê cho thấy, gần 50% thời gian làm việc chưa được sử dụng hiệu quả. Do đó, bạn cần học cách quản lý thời gian và sắp xếp các nhiệm vụ trong ngày một cách hợp lý để tăng hiệu suất công việc.
Trong hơn 10 năm qua, Linh đã sử dụng một khung mẫu có tên là ma trận Eisenhower để có thể sắp xếp công việc rõ ràng, đặc biệt là khi hàng năm Linh phải đối mặt với nhiều trách nhiệm hơn. Hôm nay, Linh sẽ chia sẻ khung mẫu này để mọi người tham khảo và áp dụng để có thể sắp xếp công việc một cách hiệu quả hơn. Ma trận Eisenhower bao gồm 4 góc vuông phân chia các cấp độ công việc như sau:
1) CÔNG VIỆC KHẨN CẤP VÀ QUAN TRỌNG
Đây là những công việc mà bạn cần phải bắt đầu thực hiện ngay lập tức vì chúng không chỉ quan trọng mà còn khẩn cấp. Thông thường, bạn cần hoàn thành chúng trong ngày hoặc trong vòng 24 giờ tới. Hãy ưu tiên chúng trong danh sách công việc hàng ngày của bạn. Điều này có thể là việc viết một bài báo mà khách hàng đang đợi, hoặc một dự án cần triển khai vào ngày mai. Tất cả đều là những việc bạn cần phải làm ngay lập tức.
Có một câu nói tiếng Anh mà Linh thấy khá thú vị, đó là 'Eat the frog', có nghĩa là 'ăn con ếch'. Nghe có vẻ hài hước, nhưng nguyên tắc đó ý nghĩa là bạn nên làm những việc quan trọng nhất ngay từ buổi sáng khi bạn tỉnh táo nhất. Buổi sáng, hãy tập trung vào những công việc quan trọng và khẩn cấp, sau đó, vào buổi chiều, bạn có thể chuyển sang những công việc khác.
2) CÔNG VIỆC KHẨN CẤP NHƯNG KHÔNG QUAN TRỌNG
Trước khi bước vào loại công việc này, bạn có thể suy nghĩ về cách làm việc của chính bạn. Bạn có phải là người đa nhiệm, đơn nhiệm hay tùy tình huống?
Khi còn trẻ, Linh nghĩ rằng một người có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Nhưng dần dần, Linh nhận ra rằng ý kiến này không khả thi. Điều đó có nghĩa là, mặc dù cố gắng, nhưng bộ não chỉ có thể tập trung vào một việc một lúc. Khi làm quá nhiều việc, bộ não không thể tập trung và kết quả là không thể hoàn thành tốt mọi việc.
Vậy nếu bạn thường xuyên làm việc đa nhiệm, hãy xem xét lại. Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể giao phó cho người khác thực hiện. Bởi vì công việc khẩn cấp đòi hỏi hoàn thành trong thời gian ngắn, nhưng không quan trọng đến mức bạn phải tự làm. Dù bạn có làm việc hiệu suất cao nhưng cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Do đó, bạn cần sự hỗ trợ từ người khác để hoàn thành công việc đúng hạn.
Trong tiếng Anh có một câu: “Teamwork makes the dreamwork', có nghĩa là làm việc nhóm để thực hiện giấc mơ. Có rất nhiều công việc, khi bạn làm chung với người khác sẽ đạt hiệu suất cao hơn. Những người quản lý và lãnh đạo tốt, họ cũng biết khi nào cần uỷ thác và khi nào cần tự làm.
