Bí quyết tổ chức thời gian một cách hiệu quả

Đánh giá các hoạt động hàng ngày của bạn. Chú ý quan sát các hoạt động bạn thường làm hàng ngày và ghi lại thời gian dành cho mỗi hoạt động đó. Bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra bạn đã phí phạm nhiều thời gian hơn bạn tưởng.

• Nhớ ghi chú cả những công việc hàng ngày như chuẩn bị bữa sáng, dọn dẹp nhà cửa, tắm rửa v.v...

Ghi chép tất cả hoạt động vào sổ ghi chú. Biết rõ việc mình làm hàng ngày và thời gian dành cho chúng, hãy ghi chép vào một sổ. Tập trung mọi thông tin vào một nơi giúp bạn nhận ra cách sử dụng thời gian của mình.

• Ghi chép đầy đủ và rõ ràng. Không gộp các sự kiện vào một dòng, không bỏ qua các nhiệm vụ nhỏ và ghi chi tiết thời gian cho mỗi công việc trong ngày.
• Có thể phân loại các hoạt động. Ví dụ, sử dụng màu bút khác nhau cho việc khác nhau giúp bạn dễ dàng hình dung cách sử dụng thời gian của mình.

Xem xét cách phân phối thời gian. Xác định cách bạn phân phối thời gian và suy nghĩ về việc nào cần thiết làm và việc nào không.

• Bạn lãng phí thời gian vì không tự kiểm soát được? Bạn có tật hay do dự? Bạn đảm nhận quá nhiều trách nhiệm? Đây là những câu hỏi bạn cần xem xét khi đánh giá cách sử dụng thời gian của mình.
• Phân chia hoạt động trong ngày một cách hợp lý. Ví dụ, không nên làm việc nửa tiếng rồi dành 10 phút cho việc khác, đây không phải là cách phân chia hiệu quả. Tốt hơn hãy tập trung vào một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cố định để tăng cường tập trung và hiệu suất làm việc.
• Thực hiện nhiệm vụ theo từng phân đoạn. Bằng cách này, bạn có thể dành thời gian cho một nhiệm vụ duy nhất mà không bị phân tâm.

Cân nhắc điều chỉnh lịch làm việc. Biết rõ thời gian của mình làm gì, bạn có thể điều chỉnh lịch làm việc một cách hiệu quả. Nếu một công việc tốn nhiều thời gian không mang lại hiệu quả, bạn cần xem xét việc giảm bớt công việc đó.

Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gửi email liên quan đến công việc, khó có khả năng giảm thời gian cho hoạt động này. Tuy nhiên, nếu giữa các email công việc bạn cũng gửi bốn hay năm email cá nhân thì chắc chắn bạn có thể giảm lượng thời gian dùng để gửi email.

Thay đổi thói quen làm việc. Bất kể vấn đề của bạn là gì, luôn có cách giải quyết. Sau khi xác định lý do lãng phí thời gian hoặc cách sử dụng thời gian hợp lý hơn, bạn phải nỗ lực thay đổi thói quen quản lý thời gian của mình.

• Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào việc dọn dẹp hay nấu ăn, hãy xem xét thuê người giúp việc hay đầu bếp. Đối với một số người, thời gian quý bằng vàng.
• Nếu bạn mất quá nhiều thời gian lướt web không mục đích, hãy hạn chế truy cập một số trang web hoặc không đăng nhập vào tài khoản mạng xã hội khi bạn cần tập trung vào công việc khác.

Phân biệt yếu tố gây phân tâm trong cuộc sống. Sự phân tâm là một thách thức lớn trong việc quản lý thời gian. Bạn cần xác định xem hoạt động hoặc cá nhân nào đang làm mất nhiều thời gian của bạn. Dù đó là việc nói chuyện nhiều của bạn bè hay một sở thích nào đó làm bạn không thể tập trung làm việc, bạn cần tìm cách tránh những yếu tố này.

• Nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc gì mà không mang lại kết quả, đó có thể là một yếu tố gây phân tâm nên tránh.
• Trong môi trường làm việc, một số đồng nghiệp cũng có thể là nguyên nhân gây phân tâm. Bạn không nên tham gia vào những cuộc trò chuyện không liên quan trong giờ làm việc. Tuy nhiên, thái độ trong môi trường làm việc cũng quan trọng, vì vậy bạn không nên thể hiện thái độ thô lỗ nếu muốn tiến xa trong sự nghiệp.

Giảm thiểu thời gian trò chuyện qua điện thoại. Hãy điều chỉnh thói quen sử dụng điện thoại nếu bạn thấy mình dành quá nhiều thời gian trò chuyện. Giao tiếp trực tiếp luôn hiệu quả hơn so với trò chuyện qua điện thoại, vì vậy bạn cần giảm bớt thời gian trò chuyện bằng phương tiện này.

• Nhiều cuộc gọi thường có những phần trò chuyện không cần thiết, đặc biệt là ở đầu và cuối cuộc gọi. Điều này có thể làm mất tập trung và dẫn đến nhiều lãng phí thời gian. Tổ chức cuộc họp trực tiếp sẽ tạo điều kiện tốt hơn để mọi người tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn, vì không ai bị phân tâm bởi những yếu tố không cần thiết.

Giảm thiểu việc lướt web quá nhiều. Internet thường được sử dụng như công cụ chính để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nhiều người dùng lại lãng phí thời gian vào các trang web không liên quan như tin tức, hình ảnh người nổi tiếng và video về thú cưng. Luôn tập trung khi sử dụng internet là điều cần thiết. Có phần mềm giúp ngăn chặn truy cập vào các trang web không cần thiết để giảm thiểu sự phân tâm khi sử dụng internet.

• Tránh sử dụng Facebook, Twitter và các trang mạng xã hội khác khi bạn cần tập trung vào công việc.
• Tìm kiếm thông tin trên Google cũng có thể làm mất thời gian. Ban đầu bạn có thể tìm kiếm một vấn đề cụ thể, nhưng cuối cùng bạn lại lạc vào nhiều trang web khác nhau trong vòng 3 giờ.

Sử dụng biển báo “Đừng làm phiền”. Bạn có thể quen với biển báo này khi đi vào phòng khách sạn. Nó cũng rất hữu ích khi sử dụng trong môi trường làm việc. Bạn có thể tự làm một biển báo như vậy để treo trước cửa phòng làm việc khi cần. Người khác sẽ hiểu và không làm phiền bạn.

• Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy có không gian riêng cho công việc. Đừng làm việc ở nơi có nhiều hoạt động khác như xem TV, điện thoại, hoặc chơi game.

Xử lý yếu tố phân tâm không tránh khỏi. Có những yếu tố mà bạn không thể tránh khỏi, như lúc sếp muốn gặp bạn nói chuyện hoặc người già trong gia đình cần bạn giúp đỡ. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch trước, bạn sẽ không bị mất nhiều thời gian cho công việc dù có xảy ra bất kỳ yếu tố nào.

Ghi chép mọi thứ. Đừng hoàn toàn phụ thuộc vào trí nhớ để thực hiện các công việc hàng ngày. Ghi chép mọi việc cần làm ra giấy và kiểm tra thường xuyên để hoàn thành mục tiêu của bạn.

• Mỗi công việc, dù nhỏ, cũng nên được ghi ra. Tuy nhiên, bạn chỉ cần viết ghi chép ngắn gọn, như 'Gọi cho Tuấn', 'Kiểm tra biên lợi nhuận', 'Gửi email cho sếp'.
• Luôn mang theo một cuốn sổ ghi chú để có thể ghi chép ngay khi cần. Dù bạn nghĩ rằng bạn sẽ nhớ để ghi sau, nhưng thực tế, bạn sẽ quên điều đó.

Sử dụng lịch biểu. Việc thêm một tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ghi chú các hạn chót, nhiệm vụ, và cuộc họp vào lịch làm việc. Mỗi sáng, bạn cần xem lịch để biết những việc cần làm trong ngày đó.

Tránh trùng lịch làm việc. Xếp lịch sao cho không bị trùng lặp và không bị áp đặt quá nhiều công việc cùng một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý nhận bất kỳ việc gì để đảm bảo rằng bạn có thời gian rảnh. Điều này giúp bạn tổ chức thời gian một cách hiệu quả hơn và giữ cho lịch trình của bạn được kiểm soát chặt chẽ.

Xoá bỏ nguyên nhân gây phân tâm. Tận dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ những yếu tố gây phân tâm hoặc làm bạn lạc hướng và trì hoãn tiến độ. Hãy để TV và các thiết bị giải trí ở ngoài không gian làm việc hoặc học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.

Ưu tiên công việc theo thứ tự. Quản lý thời gian thông minh là phải lên kế hoạch hoàn thành những công việc quan trọng hoặc cấp bách trước. Ghi chú những điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ hoặc bút màu. Làm những việc này trước để đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian, sau đó mới làm những công việc ít quan trọng hơn.

Suy tính thực tế. Phân chia thời gian hợp lý đủ để hoàn thành công việc. Nếu một công việc cần từ nửa giờ đến một giờ để hoàn thành, hãy dành cho nó một giờ. Suy tính thực tế về thời gian cần để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hoặc chậm tiến độ.

Lên lịch cho các hoạt động cơ bản. Đừng quên dành thời gian cho các hoạt động cơ bản hàng ngày như ăn uống và tắm rửa. Dù có vẻ như là các công việc không quan trọng, nhưng vẫn cần dành thời gian cho chúng song song với công việc chính, để đảm bảo bạn không bỏ sót và không gây chậm trễ cho kế hoạch.

Sử dụng hệ thống nhắc nhở. Ngoài lịch làm việc hàng ngày, hãy sử dụng các công cụ hỗ trợ khác để không quên các nhiệm vụ hoặc thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, đặt thông báo qua tin nhắn hoặc âm thanh trên điện thoại để nhắc nhở bạn về các công việc đã lên lịch.

Đề xuất sự giúp đỡ. Hãy nhờ người khác hỗ trợ hoặc giao phó một số nhiệm vụ nhỏ cho họ nếu cần. Điều này có thể giúp giải quyết một số công việc trong nhà hoặc nấu bữa tối nếu bạn quá bận.

• Chắc chắn chọn người có khả năng để giao việc. Bạn cần tìm người có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
• Đừng trách nhiệm của mình sang người khác. Điều này không giải quyết vấn đề mà chỉ làm bạn trở nên lười biếng và thiếu động lực.

Đánh giá hiệu suất làm việc. Hãy đánh giá lại những gì bạn đã làm, hiệu quả công việc và thời gian bạn đã dành cho mỗi công việc. Ghi lại những dữ liệu này sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc và cách sinh hoạt hàng ngày.

Tự thưởng cho bản thân. Đôi khi, hãy tổ chức cho mình một khoảnh khắc thưởng thú vị sau những cống hiến.

• Dành thời gian thư giãn hoàn toàn. Tắt điện thoại và không làm việc trong thời gian này. Đừng làm việc trong thời gian thưởng, vì điều đó sẽ mất đi ý nghĩa của việc thưởng thức.
• Nếu bạn làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, hãy dành thời gian cuối tuần cho bản thân. Sau một dự án kéo dài, bạn xứng đáng với một kỳ nghỉ ngắn.

• Đừng để tâm trí lạc hướng trong quá trình làm việc hàng ngày.