Bí quyết tô màu trong Excel

Buzz

Nội dung bài viết

Bí quyết sử dụng công thức tô màu trong Excel

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Sử dụng Conditional Formatting để tạo bảng màu sắc trong Excel.
- Cách tạo màu sắc và kiểu dáng cho các ô.
- Các lựa chọn tô màu như Highlight Cells Rules, Top/Bottom Rules và New Rules.
- Định dạng các ô theo giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, trong khoảng, bằng với, chứa ký tự, ngày xuất hiện, giá trị trùng lặp.
- Tô màu cho top 10, top 10%, bottom 10, bottom 10%, trên trung bình, dưới trung bình.
- Tạo quy tắc mới và quản lý quy tắc.
- Chỉnh sửa và xóa quy tắc đã tạo trong bảng tính Excel.

Thiết lập màu sắc tự do

Dùng Conditional Formatting để tạo bảng màu sắc trong Excel. Điều này giúp bạn tô màu theo giá trị ý muốn, từ việc chọn các ô cụ thể đến thiết lập màu sắc và kiểu dáng mỗi ô.

Khám phá cách tạo màu trong Excel

Bí quyết sử dụng công thức tô màu trong Excel

Để khám phá tính năng này, hãy truy cập tab Home và chọn Conditional Formatting tại mục Styles .

Ở giao diện Conditional Formatting, bạn sẽ đối mặt với các lựa chọn hấp dẫn sau:

- Bảng màu Ô đặc biệt: Tô màu cho các ô với giá trị nổi bật như lớn nhất, nhỏ nhất, bằng nhau hoặc trong khoảng giá trị...
- Quy tắc Top/Bottom: Tô màu cho các ô nằm trong top 10, top 10% lớn nhất, nhỏ nhất hoặc nhóm trung bình...
- Thanh đồ thị Dữ liệu: Tạo các cột đồ thị tương ứng với giá trị trong ô.
- Màu sắc tỷ lệ: Tô màu dựa trên tỷ lệ giá trị trong ô.
- Bộ Icon: Tạo các biểu tượng phù hợp với giá trị trong ô.
- Quy tắc mới: Tạo các quy tắc mới theo yêu cầu của bạn.
- Xóa quy tắc: Xóa quy tắc trong các ô đã chọn hoặc toàn bảng (Entire Sheet).
- Quản lý quy tắc: Mở cửa sổ Quản lý Quy tắc Conditional Formatting Rules Manager, cho phép tạo, xóa hoặc chỉnh sửa các quy tắc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào các lựa chọn tô màu như Highlight Cells Rules, Top/Bottom Rules và New Rules.

1. Quy tắc Tô màu Ô nổi bật

Tại đây, bạn sẽ gặp các lựa chọn sau:

- Lớn Hơn...: Tô màu giá trị lớn hơn ...
- Nhỏ Hơn...: Tô màu giá trị nhỏ hơn ...
- Trong Khoảng...: Tô màu giá trị ở khoảng từ ... đến ...
- Bằng Với...: Tô màu giá trị bằng ...
- Chứa Ký Tự...: Tô màu ô có chứa ký tự ...
- Ngày Xuất Hiện...: Tô màu giá trị được nhập tại một điểm thời gian nào đó.

- Giá Trị Trùng Lặp...:

2. Quy tắc Top/Bottom

Tại đây, bạn sẽ gặp các lựa chọn sau:

- Top 10 Mục...: Tô màu 10 ô có giá trị lớn nhất.
- Top 10 %...: Tô màu 10% các ô có giá trị lớn nhất.
- Bottom 10 Mục...: Tô màu 10 ô có giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10 %...: Tô màu 10% các ô có giá trị nhỏ nhất.
- Trên Trung Bình: Tô màu các ô có giá trị lớn hơn trung bình cộng của dãy.
- Dưới Trung Bình: Tô màu các ô có giá trị nhỏ hơn trung bình cộng của dãy.

3. Quy tắc Mới

Khi chọn New Rule, cửa sổ New Formatting Rule sẽ xuất hiện để bạn tạo định dạng Rule mới như sau:

- Định dạng toàn bộ ô dựa trên giá trị của chúng: Áp dụng định dạng cho toàn bộ ô theo giá trị của chúng.
- Chỉ định dạng ô có chứa: Chỉ định dạng ô chứa các giá trị bạn thiết lập.
- Chỉ định dạng giá trị cao nhất hoặc thấp nhất: Áp dụng định dạng theo giá trị đứng đầu hoặc đuôi.
- Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới trung bình: Áp dụng định dạng theo giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn trung bình.
- Định dạng các giá trị giống nhau hoặc duy nhất: Áp dụng định dạng cho giá trị trùng nhau hoặc duy nhất.
- Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng: Định dạng ô theo công thức bạn thiết lập.
Để làm rõ hơn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Định dạng toàn bộ ô dựa trên giá trị của chúng

Trong phần Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, bạn có thể tùy chỉnh như sau:

- Trong phần Phong cách Định dạng, bạn có thể chọn giữa việc tô màu bằng 2 hoặc 3 màu.
- Phần Loại cho phép bạn lựa chọn giữa:

+ Tô màu theo giá trị nhỏ nhất và lớn nhất: Chọn Giá trị Thấp nhất và Giá trị Cao nhất.

+ Tô màu theo số, ngày tháng hoặc giá trị thời gian: Chọn Số và nhập giá trị của bạn.

+ Tô màu theo tỷ lệ phần trăm: Chọn giá trị từ 0 đến 100

+ Sử dụng công thức để định dạng: Đảm bảo công thức bạn chọn trả về kết quả rõ ràng như số, ngày tháng hoặc giá trị thời gian.

+ Định dạng theo nhóm phần trăm: Lựa chọn giá trị từ 10 đến 90. Các giá trị cùng nhóm phần trăm sẽ có màu giống nhau.

- Phần Màu sắc: Chọn màu cho giá trị nhỏ nhất và lớn nhất.

Sau khi chọn, nhấn OK để áp dụng công thức tô màu mới cho dữ liệu như ví dụ dưới đây.

Định dạng chỉ các ô chứa

- Giá trị ô: Tô màu theo giá trị của ô.

+ trong khoảng: tô màu các giá trị nằm trong một khoảng nhất định.
+ ngoài khoảng: tô màu các giá trị nằm ngoài một khoảng nhất định.

+ bằng với: tô màu các ô có giá trị bằng một giá trị nhất định.
+ không bằng với: tô màu các ô có giá trị khác một giá trị nhất định.
+ lớn hơn: tô màu các ô có giá trị lớn hơn một giá trị nhất định.
+ nhỏ hơn: tô màu các ô có giá trị nhỏ hơn một giá trị nhất định.
+ lớn hơn hoặc bằng với: tô màu các ô có giá trị lớn hơn hoặc bằng một giá trị nhất định.
+ nhỏ hơn hoặc bằng với: tô màu các ô có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng một giá trị nhất định.

- Chữ Cụ Thể: Tô màu theo ký tự đặc biệt.

+ chứa: tô màu ô chứa ký tự đặc biệt.
+ không chứa: tô màu ô không chứa ký tự đặc biệt.
+ bắt đầu bằng: tô màu ô bắt đầu với ký tự đặc biệt.
+ kết thúc bằng: tô màu ô kết thúc với ký tự đặc biệt.

- Ngày Xuất Hiện: Tô màu theo thời gian giá trị xuất hiện trong trang tính.

- Ô Trống: Tô màu ô trống.
- Không Ô Trống: Tô màu ô không trống.
- Lỗi: Tô màu ô bị lỗi.
- Không Lỗi: Tô màu ô không bị lỗi.
Định Dạng Theo Giá Trị Đứng Đầu Hoặc Đứng Dưới
- Đầu: Tô màu số giá trị đứng đầu.
- Dưới: Tô màu số giá trị đứng dưới.

Tại ô rỗng bên cạnh, bạn nhập số giá trị muốn tô màu.

% của phạm vi đã chọn: tô màu theo phần trăm trong khoảng bạn chọn.

Định Dạng Theo Giá Trị Cao Hơn Hoặc Thấp Hơn Trung Bình

Tô màu các ô theo giá trị trung bình của khoảng được chọn:

Tạo Định Dạng Cho Giá Trị Độc Đáo Hoặc Trùng Lặp:

Tô màu các ô dựa trên giá trị:

- Trùng lặp: những ô giống nhau trong khoảng bạn chọn.
- Độc đáo: những ô không giống nhau trong khoảng bạn chọn.

Sử Dụng Công Thức Để Xác Định Các Ô Cần Định Dạng:

Sử dụng một phương pháp để tạo định dạng cho ô bạn muốn tô màu. Chẳng hạn như sử dụng công thức để tô màu xen kẽ các dòng trong Excel, việc này sẽ giúp dữ liệu hiển thị một cách rõ ràng theo đúng yêu cầu của bài tập hoặc công việc được giao.

Bên cạnh việc sử dụng định dạng dựa trên giá trị của tất cả các ô, để chọn màu sắc cho các định dạng còn lại, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở mục xem trước, sau đó mở Định dạng .

Bước 2: Mở tab Tô . Tại đây, chọn màu sắc bạn muốn áp dụng cho ô và nhấn OK .

Sau khi lựa chọn định dạng và màu sắc cho Rule, hãy bấm nút OK để áp dụng thay đổi. Trong ví dụ dưới đây, tôi chọn tô màu 3 ô có giá trị lớn nhất trên trung bình.

Kết quả xuất hiện như trong hình bên dưới.

Chỉnh sửa thuộc tính của Rule đã áp dụng

Để sửa đổi Rule đã áp dụng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở Conditional Formatting, chọn Quản lý Quy tắc.

Bước 2: Tại cửa sổ Quản lý Quy tắc Conditional Formatting, chọn Quy tắc mà bạn muốn chỉnh sửa, sau đó nhấn Chỉnh sửa Quy tắc.

Bước 3: Trong cửa sổ Chỉnh sửa Quy tắc Định dạng, bạn điều chỉnh định dạng tô màu theo nhu cầu và nhấn OK để lưu thay đổi.

Bước 4: Nhấn OK để áp dụng Quy tắc đã thay đổi.

Và đây là bảng tính sau khi áp dụng các thay đổi theo quy tắc mới.

Xóa Quy tắc đã tạo trong trang tính

Để xóa Quy tắc đã tạo, bạn vào mục Định dạng có điều kiện, chọn Xóa Quy tắc, bạn sẽ thấy 2 lựa chọn sau:

- Xóa Quy tắc tại Các ô đã chọn : Xóa Quy tắc tại các ô bạn đã chọn.
- Xóa Quy tắc trong Toàn bảng : Xóa toàn bộ Quy tắc trong trang tính.

Chọn một lựa chọn phù hợp với bạn, và Quy tắc sẽ biến mất ngay lập tức theo sự chọn lựa của bạn. Trong hình dưới, tôi đã chọn xóa toàn bộ Quy tắc trong bảng tính.

Trên đây là bài viết về cách sử dụng công thức tô màu trong Excel từ Mytour. Hy vọng sau bài viết này, bạn có thể dễ dàng định dạng Quy tắc để tạo ra các công thức tô màu phù hợp cho công việc của mình.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Các quy tắc tô màu trong Conditional Formatting có thể áp dụng cho những giá trị nào?

Quy tắc tô màu trong Conditional Formatting có thể áp dụng cho nhiều giá trị khác nhau, bao gồm các giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, bằng một giá trị cụ thể hoặc nằm trong một khoảng nhất định. Bạn cũng có thể tô màu cho các ô có giá trị trùng lặp hoặc không trùng lặp. Điều này giúp dễ dàng nhận diện các thông tin quan trọng trong bảng tính.

Làm thế nào để xóa quy tắc Conditional Formatting trong Excel?

Để xóa quy tắc Conditional Formatting, bạn vào mục Định dạng có điều kiện, sau đó chọn Xóa Quy tắc. Tại đây, bạn có thể chọn xóa quy tắc ở các ô đã chọn hoặc xóa toàn bộ quy tắc trong toàn bảng tính. Quy tắc sẽ biến mất ngay lập tức sau khi bạn thực hiện lựa chọn.

Có thể tạo quy tắc mới trong Conditional Formatting không?

Có, bạn hoàn toàn có thể tạo quy tắc mới trong Conditional Formatting. Bằng cách chọn New Rule, bạn có thể mở cửa sổ New Formatting Rule để thiết lập các quy tắc tùy chỉnh dựa trên giá trị của ô hoặc các tiêu chí khác. Điều này giúp bạn tùy chỉnh cách tô màu theo nhu cầu riêng.

Cách sử dụng công thức trong Conditional Formatting để tô màu ô là gì?

Bạn có thể sử dụng công thức trong Conditional Formatting để xác định cách tô màu cho các ô dựa trên điều kiện riêng. Để làm điều này, bạn cần chọn 'Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng', sau đó nhập công thức mà bạn muốn áp dụng. Điều này cho phép bạn tạo các quy tắc tô màu tùy chỉnh và chính xác hơn.

Quy tắc Top/Bottom trong Conditional Formatting có những tùy chọn nào?

Quy tắc Top/Bottom trong Conditional Formatting cho phép bạn tô màu cho các ô có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một tập hợp. Bạn có thể chọn tô màu cho top 10 mục lớn nhất, bottom 10% nhỏ nhất, hoặc tô màu cho những ô có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn trung bình. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định các giá trị ngoại lệ trong dữ liệu.