Buzz
Để trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng, trước hết chúng ta cần tuân thủ các quy định của Bộ Nội Vụ. Đó là những quy định về phạm vi và đối tượng áp dụng; thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày văn bản; phông chữ; khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang và vị trí trình bày. Ngoài cách trình bày văn bản đẹp trong Word, bạn cũng cần nắm vững các quy định chuẩn mà Bộ Nội Vụ đề ra.
Văn bản hành chính chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức, cơ quan, cá nhân,...
I. Cách Trình Bày Văn Bản Theo Tiêu Chuẩn
II. Các Ứng Dụng Soạn Thảo Văn Bản Hiệu Quả
1. Microsoft Word
2. Google Docs
3. OpenOffice
4. WPS Office
I. Hướng Dẫn Trình Bày Văn Bản Theo Chuẩn, Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính Đúng
Đầu tiên, độc giả cần phải hiểu rõ một số khái niệm liên quan đến cách trình bày một văn bản hành chính theo chuẩn:
- Hình Thức Văn Bản Hành Chính Theo Tiêu Chuẩn: Bao gồm nhiều thành phần quan trọng tạo nên văn bản hành chính, với các thành phần chung áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần bổ sung đối với các trường hợp cụ thể hoặc loại văn bản nhất định.
- Kỹ Thuật Hiển Thị Văn Bản Hành Chính Theo Tiêu Chuẩn: Gồm các quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, lề trang, thành phần thể thức, cỡ chữ chuẩn, font chữ, kiểu chữ và nhiều cách trình bày khác nhau, tùy thuộc vào loại văn bản. Trong đó, cỡ chữ chuẩn là yếu tố quan trọng nhất mà người sử dụng cần lưu ý.
- Xem Thêm: Cỡ Chữ Chuẩn Cho Văn Bản
- Theo quy định về văn bản chuẩn, người sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính theo mẫu chỉ nên sử dụng 2 khổ giấy cụ thể là A4 và A5. Cả hai khổ giấy này đều phải tuân thủ các quy tắc về lề trên, dưới, trái và phải. Nếu máy tính chưa có font chữ, hãy tải và cài đặt font chữ để đảm bảo văn bản hành chính có định dạng chuẩn nhất. Hiện nay, đa số máy tính ở Việt Nam đều sử dụng font Unicode làm chuẩn cho trình bày văn bản hành chính.
- Kích Thước Khổ Giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Những văn bản như giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thường được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
- Phong Cách Trình Bày Văn Bản Hành Chính:
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (hướng bản in theo chiều dài). Trong trường hợp nội dung văn bản chứa bảng, biểu đồ mà không tạo thành các phụ lục riêng, có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy (hướng bản in theo chiều rộng).
- Thiết Lập Lề Trang (Khổ A4):
Lề trên: khoảng 20 - 25 mm;
Lề dưới: khoảng 20 - 25 mm;
Lề trái: khoảng 30 - 35 mm;
Lề phải: khoảng 15 - 20 mm.
- Khám phá thêm: Cách Đặt Lề Trong Word
- Đặt Vị Trí Cho Các Thành Phần Thể Thức Trong Văn Bản:
Các thành phần thể thức trong văn bản được đặt vị trí trên trang giấy khổ A4 theo sơ đồ bố trí của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Chú Giải Các Phần Trong Sơ Đồ Bố Trí Các Thành Phần Thể Thức Văn Bản:
*Đối với một văn bản Quản Lý Hành Chính thông thường, bạn đọc có thể tham khảo chi tiết những quy chuẩn về văn bản hành chính trong hình dưới đây:
- Dù nội dung của mỗi văn bản có thể khác nhau, nhưng tất cả đều phải tuân theo một loại font chữ tiêu chuẩn tiếng Việt. Mọi văn bản hành chính phải được soạn thảo trên máy tính, sử dụng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu Chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 của Bộ Nội Vụ).
Cỡ chữ cũng có các quy định tùy thuộc vào vị trí, ví dụ như tiêu đề và đề mục có thể có các cỡ khác nhau, nhưng chúng chỉ bao gồm 12, 13 và 14 tính theo đơn vị trong công cụ soạn thảo Word.
Ví Dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Dặt biệt, bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không sử dụng lệnh Underline),
Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” có cỡ chữ từ 12 - 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” có cỡ chữ từ 13 - 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).
- Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì có cỡ chữ từ 13 đến 14.
- Ghi tên các ban ngành, cơ quan tổ chức cũng quan trọng nhưng dường như ít được để ý và nhiều người soạn thảo văn bản bị nhầm lẫn. Để tránh sai sót và làm mất giá trị của văn bản cũng như trình bày văn bản chuẩn, lưu ý:
- Không ghi cơ quan chủ quản với:
* Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
* Văn phòng Quốc hội;
* Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
* Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
*Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 69.
- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân - UBND, Hội đồng nhân dân - HĐND,…).
Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, bằng 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).
Vậy là bạn đọc đã có cái nhìn cơ bản về kỹ thuật trình bày văn bản chuẩn, soạn thảo văn bản hành chính đúng. Việc này đòi hỏi sự thực hành thường xuyên và liên tục để tạo thói quen ghi nhớ các quy định, vì nhìn chung việc phải ghi nhớ các quy định với nhiều người là một thách thức.
II. Các Công Cụ Soạn Thảo Văn Bản Tốt Nhất Hiện Nay
Với những người làm việc văn phòng, công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, phần mềm soạn thảo văn bản là điều không thể thiếu trong quá trình làm việc. Microsoft Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, mang đến bộ công cụ hữu ích để giúp công việc soạn thảo văn bản của người dùng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Ngoài Microsoft Word, bạn cũng có thể tìm thấy nhiều công cụ soạn thảo văn bản khác trên thị trường, với các tính năng không kém phần hữu ích. Dưới đây là danh sách các phần mềm soạn thảo văn bản tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc soạn thảo của mình.
1. Microsoft Word (2019, 2016, 2013, 20210, 2007, 2003)
- Tài liệu MS Word dễ tích hợp với các ứng dụng MS Office khác, thuận tiện chia sẻ dữ liệu.
- Tích hợp từ điển toàn diện, hỗ trợ từ đồng nghĩa và ngữ pháp cho 40 ngôn ngữ, MS Word phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp và cú pháp ngay lập tức, đưa ra giải pháp phù hợp với câu văn và tài liệu.
- Lưu tệp trên OneDrive hoặc SharePoint mặc định, bạn có thể cộng tác trực tuyến và chia sẻ tài liệu với liên kết xem và chỉnh sửa.
- Dễ dàng chuyển đổi giữa chế độ đọc và chỉnh sửa tài liệu.
Như đã nói, Microsoft Word là tiêu chuẩn trong làm việc văn phòng, hỗ trợ tạo và xử lý văn bản mọi lúc. Word 2019 đem đến lợi thế tích hợp tốt với các ứng dụng MS Office khác. Với nhiều mẫu sẵn có, từ văn bản đơn, quảng cáo đến giấy chứng nhận, thiệp và thư mời, MS Word giúp tạo và chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng, linh hoạt, phù hợp cho in ấn và cộng tác.
Link tải Microsoft Word 2019:
2. Google Docs
- Tài liệu lưu trong Google Docs có thể dễ dàng lưu vào Google Drive và truy cập từ bất kỳ trình duyệt nào.
- Hiển thị đầy đủ lịch sử sửa đổi của tài liệu.
- Google Docs cho phép nhập văn bản bằng giọng nói.
Google Docs, một phần của Google Drive, là một trong những công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến miễn phí và phổ biến nhất hiện nay. Người dùng có thể tạo, tải lên, lưu, chỉnh sửa và cộng tác trên cùng một tài liệu dễ dàng với Google Docs. Với giao diện trang nhã, khả năng sử dụng cao và hiệu suất nhanh, Google Docs mang đến trải nghiệm soạn thảo văn bản mượt mà và thuận tiện.
Link tải Google Docs mới nhất:
3. OpenOffice
- Cung cấp điều chỉnh định dạng cơ bản như căn chỉnh lề, phông chữ, kiểu văn bản, kích thước, khoảng cách dòng...
- Xuất file PDF và Flash, hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến như Microsoft Office, HTML, XML, WordPerfect và Lotus 123.
- Hỗ trợ 40 ngôn ngữ, từ điển chính tả và từ điển đồng nghĩa với hơn 70 ngôn ngữ và phương ngữ.
OpenOffice, bộ công cụ văn phòng với soạn thảo văn bản, bảng tính, slide và cơ sở dữ liệu. Hoạt động hiệu quả so với các phần mềm đắt tiền như Microsoft Word. OpenOffice Writer hỗ trợ nhiều chức năng từ cơ bản đến nâng cao như kiểm tra chính tả, kiểu phông chữ, macro, hàm toán học và thư viện hình ảnh tích hợp.
Link tải OpenOffice cho máy tính:
4. WPS Office
- Mỗi ứng dụng trong bộ này cung cấp nhiều mẫu miễn phí.
- Người dùng có thể lựa chọn cài đặt 1, 2 hoặc cả 3 ứng dụng văn phòng.
- WPS Office đi kèm công cụ WPS Data Recovery Master giúp khôi phục tệp và tài liệu đã xóa.
WPS Office là sự thay thế hoàn hảo cho Microsoft Office với Writer, Spreadsheets và Presentation. Nó học hỏi đầy đủ các tính năng quan trọng từ Microsoft và thêm những tính năng độc đáo. Kingsoft mô tả WPS Office là “lựa chọn lý tưởng cho bộ ứng dụng văn phòng miễn phí, linh hoạt và tăng cường năng suất” mà không cần cam kết.
Link tải phiên bản mới nhất của WPS Office:
Chúc mọi người đạt được thành công nhen!
Bài viết tham khảo từ thông tư của Bộ Nội Vụ
Để trải nghiệm tốt hơn khi soạn thảo văn bản hành chính, mọi người nên tìm hiểu và sử dụng các phím tắt trong Word. Phím tắt giúp thực hiện các chức năng nhanh chóng, dễ nhớ và tối ưu hóa quá trình làm việc.
- Xem thêm: Phím tắt trong Word
