Buzz
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng thông minh trong Microsoft Word, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chèn danh sách vào các mẫu thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Mặc dù tính năng này rất hữu ích, nhưng nhiều người vẫn chưa sử dụng hoặc để ý đến tính năng trộn thư này. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết cách trộn thư trong Word 2007.
Để bắt đầu, bạn cần sẵn có một file word mẫu đã được tạo sẵn để chèn thông tin. Sau đó, thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Mở file mẫu Word, chọn tab Thư tín -> Bắt đầu Trộn thư -> Thuật sĩ Trộn thư từng bước.
Bước 2: Xuất hiện Trộn thư ở phía bên phải Word, bạn chọn Thư trong Chọn loại tài liệu và chọn Tiếp theo: Tài liệu bắt đầu.
Bước 3: Tiếp tục chọn Sử dụng tài liệu hiện tại và chọn Tiếp theo: Chọn người nhận.
Bước 4: Trong Chọn người nhận, bạn chọn Sử dụng danh sách hiện tại nếu danh sách đã có sẵn, hoặc chọn Nhập danh sách mới để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Tiếp theo: Viết thư của bạn.
Bước 5: Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ Liệu, bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Mở.
Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ, trong file Excel này, Sheet1 là nơi chứa dữ liệu, bạn chọn Sheet1. Sau đó nhấn Đồng ý.
Bước 7: Trong hộp thoại Người Nhận Trộn thư, bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu muốn chèn tất cả, chọn ô vuông gần Nguồn Dữ Liệu.
Sau khi chọn xong, nhấn Đồng ý.
Bước 8: Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn.
Bước 9: Trong bước tiếp theo, hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào Các mục khác.
Bước 10: Xuất hiện hộp thoại Chèn Trường Hợp Thư, bạn chọn trường dữ liệu phù hợp với nội dung gần con trỏ chuột và nhấn Chèn để thêm vào.
Sau khi chèn xong, nhấn Đóng để đóng lại.
Bước 11: Chèn lần lượt tất cả các trường dữ liệu vào mẫu Word đang sử dụng. Nhấn Tiếp theo: Xem trước thư của bạn.
Bước 12: Chọn Tiếp theo: Hoàn thành trộn thư để kết thúc quá trình trộn thư.
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, bạn chọn Chỉnh sửa từng thư riêng lẻ.
Chọn Tất cả -> Đồng ý.
Bước 14: Lưu file bằng cách chọn Tệp -> Lưu hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục lưu file.
Dưới đây là cách sử dụng tính năng Trộn thư để kết hợp nhiều văn bản vào mẫu Word 2007. Bạn có thể áp dụng tính năng này để tạo các file với cùng mẫu. Cho cả MS Word 2010 và MS Word 2013, thao tác tương tự. Chúc bạn thành công!
