Bí quyết Trộn thư trong Word 2013

Mail Merge là một công cụ quan trọng trong Word, giúp bạn tạo ra các thiệp mời họp, thiệp mời sinh nhật, hay thậm chí là thiệp cưới một cách nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách trộn thư trong Word 2013, đặc biệt là trên giao diện mới của Word 2013.

Bí quyết trộn thư trong Word 2013

Giả sử bạn đã có một bản mẫu thư mời chứa thông tin như Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

Và dưới đây là nội dung của file Excel chứa dữ liệu cần nhập vào mẫu thư mời:

Bước 1: Mở mẫu thư mời, chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Hiện ra hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, bạn sẽ đối mặt với 5 lựa chọn

Loại hình: Thư, thư mời
Tin nhắn Email: Tin nhắn qua email
Bìa thư: Bìa thư, phong bì
Nhãn: Nhãn, nhãn vở
Danh bạ: Danh mục, thư mục

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, lựa chọn phổ biến nhất thường là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để chuyển đến bước tiếp theo.

Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ đối diện với 3 lựa chọn

Sử dụng văn bản hiện tại: Chọn lựa văn bản hiện tại
Bắt đầu từ một mẫu: Khởi tạo từ một bản mẫu
Bắt đầu từ văn bản đã có: Sử dụng một văn bản đã tồn tại mà bạn chưa mở

Như đã giới thiệu trước đó, khi sử dụng mẫu thư mời sẵn có, chúng ta sẽ chọn Sử dụng văn bản hiện tại và bấm Tiếp theo: Chọn người nhận

Bước 4: Chúng ta tiếp tục bằng việc chọn dữ liệu để chèn vào file Word theo từng dòng, với 3 lựa chọn như sau

Sử dụng danh sách hiện tại: Chọn danh sách đã có
Chọn từ Danh bạ Outlook: Chọn từ danh bạ Outlook
Nhập danh sách mới: Tạo danh sách mới

Thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách và thường lưu trong file Excel, bạn chọn Sử dụng danh sách đã có và nhấn Duyệt để chọn file danh sách.

Bước 5: Mở hộp thoại Chọn bảng, bạn lựa chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

Bước 6: Chúng ta sẽ thu được danh sách khách mời, với một số tùy chọn hữu ích

Sắp xếp: Chọn sắp xếp lại danh sách khách mời theo một trường cụ thể
Lọc: Chọn lọc ra danh sách cần thiết từ danh sách dài
Tìm bản sao: Tìm những dữ liệu trùng lặp để xóa bỏ
Xác nhận địa chỉ: Xác nhận địa chỉ trong danh sách

Thường thì chúng ta sử dụng tính năng sắp xếp (sort), sau đó là lọc (filter) để thu được dữ liệu cần thiết.

Giả sử ở đây, tôi lọc dữ liệu mời chỉ những khách nam và năm sinh lớn hơn hoặc bằng 1988.

Và chúng ta sẽ kiểm tra kết quả, nếu hài lòng nhấn OK, nếu không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa tất cả lọc và quay lại danh sách mặc định ban đầu.

Bước 8: Tiếp tục bằng cách nhấn Next: Write your letter

Bước 9: Ở bước này, chúng ta chọn More items để tiến hành xử lý

Nói cụ thể, bạn di chuyển con trỏ chuột đến nơi muốn chèn trên mẫu thư, chọn từ Cơ sở dữ liệu và nhấn Chèn.

Bước 10: Sau khi chèn xong, mẫu thư sẽ có dạng như sau. Đồng thời, nhấn Tiếp theo: Xem trước thư của bạn để Word bắt đầu quá trình trộn thư.

Bước 11: Sau khi trộn thư, bạn có thể xem trước kết quả bằng cách nhấn vào các mũi tên để xem từng bản xem trước. Nếu tất cả chính xác, nhấn Tiếp theo: Hoàn tất trộn

Bước 12: Chúng ta đã hoàn tất quá trình trộn thư trong Word 2013. Bây giờ, bạn sẽ có 2 lựa chọn

In ấn: In tất cả các thư mời đã được trộn
Chỉnh sửa từng thư cá nhân: Chỉnh sửa thông tin cá nhân theo nhu cầu

Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể in tất cả thư mời hoặc xem và chỉnh sửa thông tin sao cho chính xác.

Dưới đây là toàn bộ quy trình trộn thư trong Word 2013 mà bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng bài viết mang lại giá trị và hỗ trợ bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Ngoài ra, với nhiều tính năng mà công cụ Word cung cấp, bạn có thể sử dụng và sáng tạo các tài liệu văn bản trong công việc của mình. Trong quá trình tạo và chỉnh sửa nội dung trong văn bản Word, việc tạo cây thư mục sẽ giúp bạn quản lý đề mục một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần nhấp vào đề mục trong cây thư mục để dễ dàng chuyển đến vị trí cần chỉnh sửa, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc.