Buzz
Tận dụng tính năng (Mail Merge) là chìa khóa quan trọng của Microsoft, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thực hiện trộn thư trong Word đúng lúc, đúng nơi. Bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định và kết hợp với danh sách người nhận, sau đó sử dụng tính năng Mail Merge là thành công ngay.
Hướng dẫn chi tiết Trộn thư trong Word
Hãy tham khảo hướng dẫn sau đây của Mytour để nắm bắt tính năng hữu ích này trên Word.
Bước 1: Trộn thư trong Word 2016
* Chuẩn bị cần thiết:
- Máy tính đã cài đặt ứng dụng Word 2016.
- Chuẩn bị một mẫu văn bản mời họp và sẵn sàng một danh sách mời họp trên file Excel.
Bước 1: Mở văn bản gốc trong Word, chọn tab Mailings ->Start Mail Merge -> lựa chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện
Bước 2: Chọn loại văn bản Word muốn trộn, ví dụ như GIẤY MỜI, chọn Letters -> sau đó, chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tại đây, chọn văn bản khởi đầu để trộn thư. Nếu bạn đã mở văn bản Word cần trộn từ đầu, chọn Use the current document -> tiếp theo, chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Ở bước này, thêm danh sách tên học sinh, phụ huynh, lớp... để Word tự động thêm thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có, chọn Type a new list để tạo mới.
Nếu bạn đã có danh sách thông tin trong file Excel, chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> tiếp theo, chọn Browse để mở đến file (ở đây là file Excel) hoặc Select a different list file nếu bạn đã chọn trước đó.
Trong cửa sổ Select Data Source -> chọn file danh sách -> sau đó nhấn Open.
Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ -> nhấn OK.
Trong ô Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu muốn không gửi đến ai, bỏ chọn tên người đó và nhấn OK.
Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Tại đây, thực hiện như sau: đặt con trỏ vào trường muốn chèn thông tin -> tiếp theo chọn Mailings ->Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp.
Ví dụ, dòng Kính mời (ông/bà) chọn trường Họ tên phụ huynh, dòng Phụ huynh học sinh chọn trường Họ tên học sinh, dòng Học lớp chọn trường Lớp.
Hoặc bạn có thể chọn trực tiếp trường trong ô Mail Merge ở bên phải -> sau khi thêm xong, chọn Next: Preview your letters để xem trước thư.
Bước 6: Để thông tin xuất hiện đúng vị trí trong thư -> nhấn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là một tên người, một địa chỉ tương ứng). Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác, chọn Next: Complete the merge.
Nếu muốn in thư, chọn Print và thiết lập in; nếu không, đóng cửa sổ Mail Merge.
Như vậy, bạn đã Trộn thư trong Word 2016 thành công. Từ giờ trở đi, nếu cần viết các giấy mời, thông báo, gửi thư cảm ơn... gửi tới nhiều người, chỉ cần thực hiện trộn thư như hướng dẫn trên là sẽ thành công. Việc này giúp rút ngắn thời gian so với việc tự phải viết mỗi bức thư tới một người nhận một cách máy móc, thủ công.
Ngoài ra, khi sử dụng Word, bạn có thể gặp những lỗi nhỏ và cần phải tìm cách khắc phục, ví dụ như lỗi cách chữ trong Word. Để sửa lỗi này, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn Hướng dẫn sửa lỗi cách chữ trong Word mà Mytour đã chia sẻ để khắc phục. Chúc bạn thành công!
Một mẹo khác mà người dùng thường áp dụng khi soạn thảo văn bản là lặp lại dòng tiêu đề của các bảng biểu ở các trang trong Word. Điều này giúp tiết kiệm thời gian hơn thay vì phải sao chép từng dòng tiêu đề một cách thủ công. Nếu bạn chưa rõ cách thực hiện, có thể tham khảo thêm trên Mytour.
