Buzz
Khám phá tính năng trộn thư trong Word với hướng dẫn đơn giản từ Mytour, giúp bạn trộn thư một cách hiệu quả nhất.
Ưu điểm của tính năng trộn thư trong Word:
- Tiết kiệm thời gian chèn dữ liệu vào các mẫu văn bản với nội dung cố định.
Bí quyết trộn thư trong Microsoft Word
Đầu tiên, chuẩn bị sẵn một tệp Word gốc để nhập thông tin.
* Dành cho Word 2007 - 2019
Bước 1: Mở thẻ Mailings, lựa chọn Bắt đầu Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…
Bước 2: Chọn Thư và bấm Tiếp theo.
Bước 3: Chọn Sử dụng tài liệu hiện tại sau đó bấm Tiếp theo.
Bước 4: Lựa chọn Nhập danh sách mới để tạo danh sách mới, sau đó bấm Tiếp theo.
Bước 5: Khi hộp thoại tạo các trường danh sách xuất hiện, bạn nhấp vào nút Tùy chỉnh Cột… để thêm, xóa hoặc đổi tên các trường theo ý muốn.
Bước 6: Chọn trường cần loại bỏ và nhấn nút Xóa để xóa nó (đồng ý khi được hỏi), nhấn Đổi tên… để sửa tên trường theo ý muốn.
Bước 7: Khi hoàn thành việc đặt tên các trường, bạn nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn Mục Mới để thêm dòng mới. Khi nhập xong, nhấn Đồng ý để kết thúc.
Bước 8: Chọn vị trí để lưu danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Lưu.
Bước 9: Nhấn Đồng ý
Bước 10: Bấm Tiếp theo để tiếp tục
Bước 11: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn thông tin và nhấn Thêm mục…
Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Chèn. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.
Bước 13: Bấm Tiếp theo để xem kết quả
Và đây là kết quả:
* Trong trường hợp sử dụng Word 2003
Bước 1: Mở tài liệu Word cần trộn thư, sau đó chọn Công cụ, tiếp theo là Thư và Gửi thử nghiệm, và chọn Trộn thư…
Bước 2: Trong khung Trộn thư hiển thị ở bên phải của trang Word, chọn Thư và nhấn Tiếp theo.
Bước 3: Chọn mục Sử dụng tài liệu hiện tại và tiếp tục nhấn Tiếp theo.
Bước 4: Chọn Sử dụng một danh sách có sẵn và nhấn Tiếp theo. Bạn cũng có thể tạo danh sách mới bằng cách nhấp vào tùy chọn Nhập danh sách mới.
Bước 5: Chọn đường dẫn đến tệp Excel cần chèn, sau đó nhấp vào tệp và nhấn Mở.
Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng, nhấp chọn Chọn tất cả. Còn nếu muốn chèn lựa chọn, hủy chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.
Bước 8: Tiếp tục bằng cách nhấn Next
Bước 9: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí muốn chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More Items…
Bước 10: Khi cửa sổ Insert Merge Field xuất hiện, hãy chọn chính xác trường dữ liệu muốn chèn và nhấn Insert để thực hiện chèn. Đóng cửa sổ bằng cách nhấn Close.
Bước 11: Lặp lại bước trước cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó, nhấn Next để xem kết quả.
Bước 12: Nhấn Next để hoàn tất quá trình trộn thư.
Bước 13: Nhấn vào Edit individual letters… để xem danh sách đầy đủ sau khi trộn.
Bước 14: Chọn All
Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.
Trong nội dung bài viết này, chúng tôi hướng dẫn cách sử dụng tính năng trộn thư trong Word từ phiên bản 2003 đến 2019. Bạn có thể tạo một lượng lớn các file giấy mời, thư cảm ơn, ... và gửi chúng đến nhiều người chỉ trong vài thao tác đơn giản, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về những thủ thuật liên quan đến văn bản Word như: khắc phục lỗi nhảy chữ trong Word, chèn Clip Art trong Word, ... để làm việc hiệu quả với các tài liệu Word của bạn.
