Bí Quyết Vàng để Nâng Cao Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả

Jim Rohn – một diễn giả nổi tiếng người Mỹ đã chia sẻ bí mật thành công rằng “Nếu bạn chỉ giao tiếp, bạn có thể tồn tại. Nhưng nếu bạn giao tiếp khéo léo, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu”. Đúng thật, để thành công, kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách áp dụng kỹ năng này trong giao tiếp hàng ngày. Vậy làm thế nào để nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả?

1. Ý nghĩa của Kỹ Năng Giao Tiếp

Xem Thêm:

• Top 15+ Kỹ Năng Công Việc Cần Phát Triển để Thành Công
• Tổng Hợp 12 Kỹ Năng Xã Hội Quan Trọng Cần Có để Thành Công
• Tổng Hợp Những Kỹ Năng Văn Phòng Cần Thiết Nhất cho Bạn

2. Đặc Điểm của Kỹ Năng Giao Tiếp

• Không Phải Là Bẩm Sinh: Kỹ Năng Mềm Này Không Phải Là Yếu Tố Bẩm Sinh Mà Cần Phải Được Huấn Luyện, Rèn Luyện Và Áp Dụng Hằng Ngày Trong Cuộc Sống Để Phát Triển.
• Nguyên Tắc WIN – WIN: Để Buổi Nói Chuyện Thành Công Thì Đối Phương Cần Phải Cảm Thấy Thoải Mái Khi Giao Tiếp Hoặc Đạt Được Mục Đích Mà Cả Hai Bên Đã Đưa Ra Trước Khi Bắt Đầu Giao Tiếp.
• Tính Nhận Thức: Bản Chất Nhận Thức Mỗi Người Đều Có Sự Riêng Biệt, Nên Mỗi Cá Nhân Sẽ Có Những Cách Tiếp Thu, Đón Nhận Và Tích Lũy Kỹ Năng Giao Tiếp Khác Nhau.
• Tính Cá Nhân Hoá Cao: Cá Nhân Mỗi Người Đều Phải Tự Tìm Tòi, Huấn Luyện, Rút Kinh Nghiệm, Đồng Thời Tùy Từng Đối Tượng Mà Phục Vụ Mục Đích Giao Tiếp, Không Theo Dựa Trên Bất Cứ Khuôn Khổ Nào.
• Tính Kế Thừa Và Chọn Lọc: Tiếp Thu, Kế Thừa, Xem Xét Và Đón Nhận Những Kiến Thức Tốt Đẹp Đã Được Chứng Minh Trước Đó.
• Áp Dụng Nhiều Nhóm Kỹ Năng: Kết Hợp Với Nhóm Kỹ Năng Mềm Khác Như Kỹ Năng Lắng Nghe, Kỹ Năng Thuyết Trình, Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề, Kỹ Năng Đàm Phán,… Mục Tiêu Chung Cuối Cùng Nhằm Trò Chuyện, Giao Tiếp Và Trao Đổi Thông Tin Trong Cuộc Sống.

3. Vai Trò Của Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Công Việc

• Tạo Ấn Tượng Tốt Với Mọi Người: Phần Lớn Những Ai Sở Hữu Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt Thì Thường Dễ Gần, Dễ Tiếp Cận, Thân Thiện Và Được Mọi Người Yêu Quý.
• Thấu Hiểu Đối Phương: Nếu Học Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp , Bạn Có Thể Nắm Bắt Được Tâm Lý Người Đối Diện Một Cách Dễ Dàng, Bởi Người Biết Tiến Biết Lùi Sẽ Có Nhiều Mối Quan Hệ Tốt Hơn.
• Mở Rộng Và Duy Trì Nhiều Mối Quan Hệ: Kỹ Năng Giao Tiếp Giúp Bạn Phát Triển Và Duy Trì Được Nhiều Mối Quan Hệ Mới Trong Công Việc Và Cuộc Sống Ở Mọi Hình Thức Từ Trực Tiếp Nói Chuyện Cho Đến Gián Tiếp Qua Tin Nhắn Và Email.
• Tạo Sự Thăng Tiến Trong Công Việc: Nếu Bạn Không Những Có Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt, Mà Còn Có Có Trình Độ Chuyên Môn Cao Thì Sẽ Dễ Dàng Gặt Hái Được Vị Trí Cao Hơn Trong Công Việc. Bởi Đây Cũng Là Một Kỹ Năng Mềm Bắt Buộc Khi Giao Tiếp Với Mọi Người, Đặc Biệt Là Khách Hàng.
• Thúc Đẩy Và Nâng Cao Hiệu Suất Công Việc: Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt Là “Cầu Nối” Giữa Người Với Người, Từ Đó Bạn Sẽ Nhận Được Nhiều Sự Hỗ Trợ Từ Mọi Người Ở Mọi Lĩnh Vực.

4. Hướng Dẫn Cách Rèn Luyện Phát Triển Kỹ Năng Giao Tiếp Khéo Léo 

• Lắng Nghe Nhiều Hơn Nói

Nếu Bạn Muốn Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp Thì Hãy Cải Thiện Việc Nói Nhiều Hơn Nghe. Bởi Đối Phương Sẽ Cảm Thấy Được Tôn Trọng Và Muốn Nói Thêm Nhiều Điều Khi Nhận Ra Bạn Đang Thật Sự Lắng Nghe Những Gì Họ Nói.

Tuy Nhiên, Lắng Nghe Cũng Phải Kết Hợp Cùng Với Ngôn Ngữ Và Hình Thể. Hãy Thể Hiện Sự Lắng Nghe Của Mình Bằng Lời Nói Liên Quan Đến Chủ Đề Này, Và Dùng Hành Động Hình Thể Như Một Nụ Cười Chẳng Hạn.

• Sử Dụng Ngôn Ngữ Hình Thể

TTO – Một Cụ Giáo Sư Tâm Lý Học Của Trường Đại Học UCLA Là Albert Mehrabian Đã Tìm Ra Quy Luật Giao Tiếp Chính Là 7% – 38% – 55%. Trong Đó, 55% Là Quá Trình Giao Tiếp Hình Thể, 38% Liên Quan Đến Ngữ Điệu Và Âm Lượng Giọng Nói, 7% Liên Quan Đến Ngôn Từ. Chính Vì Thế, Học Cách Sử Dụng Ngôn Ngữ Hình Thể Là Bước Đầu Tiên Để Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả.

Trong Mọi Cuộc Giao Tiếp, Điều Đầu Tiên Bạn Cần Làm Chính Là Ngồi Hoặc Đứng Một Cách Tôn Trọng Và Chân Thành. Không Nên Chỉ Tập Trung Vào Màn Hình Điện Thoại Hay Những Điều Khác Khi Đối Phương Đang Nói Chuyện. Vì Nếu Bạn Làm Như Thế, Người Đối Diện Sẽ Cảm Thấy Rất Thiếu Tôn Trọng Và Có Thể Họ Sẽ Dừng Ngay Cuộc Giao Tiếp.

Bên Cạnh Đó, Vẻ Mặt Khi Nói Chuyện Cũng Nằm Trong Ngôn Ngữ Hình Thể. Hãy Tỏ Ra Bạn Thật Sự Muốn Lắng Nghe Câu Chuyện Của Đối Phương Và Tập Trung Vào Những Gì Họ Nói. Chẳng Hạn Như Sử Dụng Một Cái Gật Đầu, Lắc Đầu, Thái Độ Trên Gương Mặt,…Để Thể Hiện Sự Lắng Nghe. Chỉ Có Như Thế, Họ Mới Sẵn Sàng Tâm Sự Tất Cả Cùng Bạn.

• Tạo Thân Thiện Trong Giao Tiếp

Tạo Không Khí Thân Thiện Rất Quan Trọng, Bởi Nó Sẽ Giúp Bạn Có Cơ Hội Giao Lưu, Trò Chuyện Và Trao Đổi Thông Tin Được Với Những Người Xung Quanh. Khi Học Được Cách Giao Tiếp Gần Gũi Với Mọi Người, Chứng Tỏ Bạn Cũng Đã Bổ Sung Điều Chỉnh Được Một Yếu Tố Cần Thiết Để Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp.

• Tự Tin Khi Nói Chuyện

Trong Bất Kỳ Hoàn Cảnh Nào, Sự Tự Tin Đều Sẽ Hỗ Trợ Bạn Vượt Qua Khó Khăn, Thử Thách. Để Có Thể Tự Tin Thể Hiện Chính Kiến Của Mình, Bạn Phải Thấu Hiểu Và Nắm Chắc Được Mục Tiêu, Bản Chất Của Cuộc Trò Chuyện. Vì Vậy, Bạn Phải Trau Dồi, Cập Nhật Và Rèn Luyện Thường Xuyên Để Tự Tin Hơn Khi Giao Tiếp.

• Tạo Sự Đồng Cảm

Đồng Cảm Trong Giao Tiếp Là Cần Thiết, Bạn Cần Phải Đặt Bản Thân Vào Hoàn Cảnh Của Người Khác, Cảm Nhận Và Thấu Hiểu Những Hành Vi Của Đối Phương. Trong Giao Tiếp Giữa Người Với Người Cần Tạo Sự Đồng Cảm Để Có Nắm Bắt Câu Chuyện Của Nhau Hơn. Khi Bạn Biết Đồng Cảm Với Câu Chuyện, Lời Nói Của Người Đối Diện Nghĩa Là Bạn Đã Học Được Cách Lắng Nghe Và Thấu Hiểu Người Khác.

• Sự Tôn Trọng

Học Cách Chủ Động Lắng Nghe, Không Áp Đặt Và Đặt Bản Thân Vào Hoàn Cảnh Của Đối Phương. Đồng Thời Tôn Trọng Lời Nói Của Người Đối Diện Là Cách Rèn Luyện Và Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp. Bởi Chỉ Khi Học Được Cách Tôn Trọng, Bạn Mới Có Thể Tránh Được Những Cuộc Tranh Cãi Không Hồi Kết Và Tìm Được Phương Hướng Giải Quyết Đúng Đắn.

• Tư Duy Cởi Mở

Sở Hữu Tư Duy Cởi Mở Sẽ Giúp Bạn Dễ Dàng Đồng Cảm, Thấu Hiểu Và Tôn Trọng Đối Phương. Bạn Tự Tin Chia Sẻ Những Kiến Thức Sẵn Có, Câu Chuyện Về Bản Thân, Từ Đó Kỹ Năng Sẽ Được Hình Thành. Việc Thường Xuyên Tiếp Xúc Giao Lưu Trò Chuyện Với Nhiều Người Sẽ Góp Phần Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp.

• Kết Nối Cuộc Giao Tiếp Bằng Những Điểm Chung

Một Cuộc Giao Tiếp Hiệu Quả Chính Là Những Đường Thẳng Cắt Nhau Tại Những Điểm Giao Thích Hợp. Đừng Bao Giờ Biến Cuộc Giao Tiếp Thành Hai Đường Thẳng Song Song Không Tìm Được Điểm Chung.

Hãy Bắt Đầu Cuộc Giao Tiếp Bằng Một Điểm Chung Nào Đó, Chẳng Hạn Như Nghề Nghiệp, Quan Điểm Sống, Sở Thích, Âm Nhạc,…Việc Bắt Đầu Cuộc Trò Chuyện Từ Điểm Chung Của Cả Hai Sẽ Là Cơ Sở Để Cuộc Trò Chuyện Trở Nên Hiệu Quả Và Thành Công Tốt Đẹp.

• Sử Dụng Giọng Nói Quyết Đoán và Nhiệt Tình

Nói lí nhí và ngập ngừng thể hiện sự thiếu tự tin. Trong Giao Tiếp, Nếu Bạn Nói Quá Chậm Sẽ Làm Người Đối Diện Cảm Thấy Mệt Mỏi Và Không Hiểu Rõ Toàn Bộ Câu Chuyện. Do Đó, Bạn Nên Luyện Tập Cách Nói Dứt Khoát, Nhanh Gọn và To Rõ Ràng, Đồng Thời Tự Tin Ngẩng Cao Đầu.

• Điều Chỉnh Âm Lượng và Trả Lời Ngắn Gọn

Và Bây Giờ Là 38% Quan Trọng Còn Lại Trong Nguyên Tắc Giúp Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp Ứng Xử. Hãy Điều Chỉnh Giọng Nói Dễ Nghe, Âm Lượng Vừa Phải Trong Cuộc Giao Tiếp Để Cả Hai Đều Cảm Thấy Thoải Mái.

Có Rất Nhiều Cuộc Giao Tiếp Thất Bại Chỉ Vì Việc Điều Chỉnh Âm Lượng Giọng Nói Chưa Hiệu Quả. Việc Nói Quá Lớn Tiếng Không Chỉ Gây Ồn Ào Và Ảnh Hưởng Đến Người Xung Quanh Mà Nó Còn Khiến Đối Phương Cảm Thấy Bạn Thiếu Tôn Trọng Họ. Cuối Cùng, Cuộc Giao Tiếp Sẽ Đi Vào Bế Tắc. Do Đó, Hãy Điều Chỉnh Những Điều Này Để Có Thể Lấy Trọn 38% Này Nhé.

• Trình Bày Lưu Loát và Trôi Chảy

Việc Nói Rối Rắm, Không Tập Trung Vào Chủ Đề Không Chỉ Làm Đối Phương Cảm Thấy Chán Chường Và Không Thoải Mái, Mà Còn Thể Hiện Bạn Thiếu Tự Tin Trong Cuộc Trò Chuyện. Để Có Thể Diễn Đạt Trôi Chảy Và Lưu Loát Hơn, Bạn Có Thể Cải Thiện Bằng Cách Tích Lũy Thêm Kiến Thức Và Kỹ Năng Mềm Khác, Đọc Sách Báo, Xem Tin Tức Cũng Như Luyện Tập Diễn Giải Nhiều Hơn.

• Tránh Nói Vòng Vo

Khi Giao Tiếp, Đối Phương Đặt Câu Hỏi, Hãy Trả Lời Trực Tiếp Và Thẳng Thắn. Nếu Chưa Nghĩ Ra Câu Trả Lời, Bạn Có Thể Dành Vài Giây Suy Nghĩ. Đừng Lảng Tránh Câu Hỏi Bằng Cách Nói Vòng Vo, Không Đúng Trọng Tâm Cuộc Đối Thoại. Bởi Nói Thẳng Sẽ Thể Hiện Sự Tự Tin Của Bạn Cũng Như Khiến Đối Phương Cảm Thấy Bạn Tôn Trọng Thời Gian Của Họ.

• Tránh Nói Ẩm Ừ

Những Từ Dư Thừa Là Dấu Hiệu Của Sự Lo Lắng, Căng Thẳng Hay Không Hiểu Rõ Thông Tin Của Bạn. Hơn Thế Nữa, Trong Những Buổi Thuyết Trình, Sự Ẩm Ừ Sẽ Khiến Người Đối Diện Đánh Giá Thấp Bạn. Vì Vậy, Bạn Cần Hạn Chế Tối Đa Các Từ Như “À, Ừ” Trong Cuộc Nói Chuyện Của Mình.

• Sẵn Sàng Phản Hồi Và Đặt Câu Hỏi Khi Không Hiểu Rõ

Đặt Câu Hỏi Là Một Cách Để Mở Rộng Cuộc Trò Chuyện, Tạo Ra Nhiều Chủ Đề Hơn. Khi Bạn Kích Thích Người Khác Chia Sẻ Câu Chuyện Cá Nhân, Trả Lời Những Câu Hỏi Mà Bạn Đặt Ra, Điều Này Không Hề Dễ Dàng.

Những Người Chỉ Biết Chăm Chăm Đặt Câu Hỏi Mà Không Mang Tính Gợi Mở Chủ Đề Có Thể Là Do Kỹ Năng Giao Tiếp Còn Kém, Hoặc Thậm Chí Là Do Đối Phương Không Muốn Tiếp Tục Đối Thoại Với Bạn.

• Giao Tiếp Qua Ánh Mắt

Ánh Mắt Là Cửa Sổ Tâm Hồn Của Con Người, Nó Phản Ánh Sự Thấu Hiểu, Quả Quyết Và Tự Tin. Trong Cuộc Gặp Gỡ Trò Chuyện, Người Đối Diện Sẽ Biết Bạn Có Đang Cảm Thấy Thoải Mái Và Hiểu Rõ Vấn Đề Hay Không Bằng Cách Thông Qua Ánh Mắt Của Bạn.

• Chứng Tỏ Khả Năng Giao Tiếp Qua Văn Viết

Bên Cạnh Nói Chuyện, Viết Cũng Là Cách Thức Thể Hiện Kỹ Năng Giao Tiếp Của Bạn. Hiện Nay, Các Công Việc Đều Đòi Hỏi Khả Năng Viết Ở Một Trình Độ Nhất Định, Từ Việc Gửi CV, Trả Lời Tin Đồng Ý Phỏng Vấn Qua Email Cho Đến Những Ghi Chú Lời Nhắn Về Nhiệm Vụ Hằng Ngày.

Đặc Biệt Với Các Vị Trí Như Phiên Dịch Viên, Hay Content Marketing,… Thì Văn Viết Là Một Kỹ Năng Giao Tiếp Cực Kỳ Quan Trọng. Do Đó, Bạn Có Thể Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp Của Mình Thông Qua Chính Công Việc Hay Các Bài Viết Trên Mạng Xã Hội, Blog,… Liên Quan Đến Lĩnh Vực Của Mình.

• Nhớ Tên Người Đối Diện

Khi Gặp Đồng Nghiệp Mới, Sếp, Hay Khách Hàng, Việc Ghi Nhớ Tên Gọi Và Xưng Hô Một Cách Thân Mật Sẽ Là Một Điểm Cộng Cho Bạn. Chẳng Hạn, Thay Vì Nói Chung Chung Như “Rất Vui Được Gặp Chị”, Hãy Nêu Tên Gọi Của Người Đó “Rất Vui Được Gặp Chị Tâm”. Bởi Lẽ, Điều Này Sẽ Gây Thiện Cảm Và Ấn Tượng Tốt Hơn Với Người Đối Diện.

• Tạo Sự Thân Mật

Cuộc Hội Thoại Hiệu Quả Là Cuộc Hội Thoại Mang Lại Cảm Giác Như Đang Giao Lưu Tình Cảm Chứ Không Căng Thẳng Như Đang Tham Gia Thẩm Vấn. Hãy Thân Thiện, Cởi Mở Và Thoải Mái Khi Giao Tiếp, Không Nên Liên Tục Ngắt Lời Người Đối Diện Và Tỏ Ra Cứng Rắn Khi Cần Thiết.

• Điều Chỉnh Phong Cách Nói Chuyện

Trong mọi cuộc trò chuyện, với từng nhóm đối tượng khác nhau, bạn cần linh hoạt điều chỉnh cách giao tiếp thích hợp. Hãy lựa chọn phong cách phù hợp với mỗi hoàn cảnh và thời điểm.

5. Bí kíp nâng cao kỹ năng giao tiếp cho người trầm lặng, nội tâm

• Không lắng nghe một cách thụ động: Trong giao tiếp, lắng nghe thụ động sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt người đối diện. Hãy tích cực tham gia cuộc trò chuyện, đồng cảm và thể hiện sự thấu hiểu để tạo không khí thoải mái hơn.
• Giữ lại sự vừa đủ: Trong giao tiếp, hãy tránh nói quá nhiều và tóm gọn ý chính. Đừng để trình bày quá dài dòng khiến đối phương mệt mỏi và cảm thấy bị lôi cuốn vào bản thân bạn.
• Tự tin vào giá trị của lời nói: Hãy luôn tin rằng lời nói của bạn có ý nghĩa và giá trị. Sự tự tin này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp và dễ dàng chia sẻ câu chuyện đến mọi người.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi buổi gặp gỡ: Trước khi tham gia cuộc họp, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, dự đoán và vạch ra ý chính. Việc này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi trình bày ý kiến của mình.
• Đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Điều chỉnh tinh thần sẵn sàng và tự tin, dù gặp phải bất kỳ tình huống nào trong cuộc trò chuyện.

6. Những sai lầm cần tránh trong giao tiếp

• Thiếu chuẩn bị trước: Trước mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng để trình bày ý kiến một cách rõ ràng. Dù cuộc gặp gỡ xảy ra bất ngờ, bạn cũng nên có sẵn một số mẫu câu để giao tiếp.

• Trả lời không rõ ràng: Trong giao tiếp, trả lời mập mờ chỉ làm phát hiện ra sự thiếu tự tin của bạn. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng trước để trả lời một cách chắc chắn và rõ ràng.
• Gián đoạn đối thoại của người khác: Đây là dấu hiệu của kỹ năng giao tiếp kém và là điều không đáng chấp nhận, đặc biệt trong những cuộc trò chuyện quan trọng.
• Nói xấu, chỉ trích người khác: Tránh chê bai và chỉ trích những chủ đề nhạy cảm, tránh việc này sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt hơn.
• Đề cập đến chủ đề nhạy cảm: Để cuộc trò chuyện diễn ra một cách suôn sẻ, hãy tránh đề cập đến các vấn đề nhạy cảm như dân tộc, tôn giáo.
• Âm lượng lớn không cần thiết: Trong giao tiếp, hãy điều chỉnh âm lượng sao cho phù hợp và thoải mái cho đối phương.
• Cử chỉ và hành động đầy tôn trọng: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách chính xác và tôn trọng để tạo dựng mối quan hệ tốt hơn.
• Ánh mắt, lời nói và nụ cười chân thành: Sự chân thành trong ánh mắt, lời nói và nụ cười sẽ giúp tạo ra một môi trường giao tiếp thoải mái và chân thành.
• Không nên nóng nảy và vội vàng: Điều này có thể làm bạn trở nên khó chịu trong mắt người khác. Hãy kiểm soát cảm xúc và hành động của mình để tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

7. Bí quyết nổi bật kỹ năng giao tiếp với nhà tuyển dụng

• Trong hồ sơ xin việc

Trong bộ hồ sơ xin việc, nếu yêu cầu vị trí ứng tuyển, bạn cần phải rõ ràng về kỹ năng giao tiếp của mình. Mô tả cụ thể về cách bạn sử dụng kỹ năng này trong công việc và kết quả bạn đã đạt được.

• Thể hiện trong phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn, hãy tự tin thể hiện các mặt tích cực của kỹ năng giao tiếp như biết trình bày rõ ràng, sử dụng âm lượng phù hợp và lắng nghe tốt. Kết hợp kỹ năng giao tiếp với các kỹ năng khác như giải quyết vấn đề, đặt câu hỏi để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp không khó khăn. Hãy áp dụng nguyên tắc 7% – 38% – 55% và tận dụng tất cả tài nguyên có sẵn để giao tiếp hiệu quả. Nhớ rằng, quan tâm tới người khác là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn tạo dựng niềm tin trong giao tiếp (Zig Ziglar).