Bí quyết viết độc đáo, thuyết phục với Cẩm nang từ Harvard

Đây là tập sách tổng hợp những giải pháp kinh doanh hiệu quả và thực tiễn nhất cùng với những kinh nghiệm quý báu, thiết thực trong mọi lĩnh vực của quản lý và kinh doanh từ trường đại học danh tiếng nhất thế giới với hơn 370 năm lịch sử.

Để viết văn bản mang lại hiệu quả cao nhất, người ta phải tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi. Ví dụ, trong lĩnh vực báo chí, phóng viên và biên tập viên cần trả lời 6 câu hỏi cơ bản: What? (Cái gì?), Where? (Ở đâu?), When? (Khi nào?), Why? (Tại sao?), Who? (Ai?) và How? (Như thế nào?). Khi viết bài, nguyên tắc KISS (Keep it short and simple – Viết ngắn gọn và đơn giản) được coi là rất quan trọng...

Trong lĩnh vực kinh doanh, việc viết e-mail, thư kinh doanh, biên bản họp, báo cáo hoặc đánh giá công việc là thường xuyên. Để làm điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả, người làm kinh doanh phải nắm vững những nguyên tắc về viết không thể bỏ qua.

May mắn cho chúng ta khi có một nhà biên soạn từ điển, nghiên cứu ngữ pháp, luật sư, doanh nhân Mỹ thành đạt đã tóm tắt các nguyên tắc viết văn bản trong kinh doanh sau khi cung cấp những ví dụ cụ thể và sinh động. Ông Bryan Garner đã đào tạo hơn 150.000 luật sư về kỹ thuật viết thuyết phục và soạn thảo hợp đồng, và đã xuất bản cuốn sách “Better Business Writing” (NXB Thế giới và AlphaBooks phát hành bản tiếng Việt với tựa đề Viết hay không khó).

Trong Viết hay không khó, tác giả Garner trình bày nhiều tình huống thực tế kèm theo nhiều giải pháp khác nhau để so sánh hiệu quả của từng giải pháp, rồi đúc kết thành bài học kinh nghiệm, nguyên tắc viết văn bản trong kinh doanh. Ví dụ, viết cho ai, viết để làm gì, viết như thế nào, viết nhanh chóng, sử dụng từ ngữ rõ ràng và tránh các thuật ngữ phức tạp.

Garner giới thiệu 4 công đoạn viết mà giáo sư Betty Sue Flowers đã đề xuất với 4 hình tượng dễ nhớ: gã điên – kiến trúc sư – thợ mộc – thẩm phán, và sau đó phân tích và tóm tắt cụ thể. “Hãy coi dự án bạn đang viết như một chuỗi nhiệm vụ. Làm gã điên để thu thập và tìm kiếm dữ liệu cho dự án, ghi chú rõ ràng các trích dẫn và nguồn. Động não ngay từ đầu để tập hợp được nhiều ý tưởng hơn. Làm kiến trúc sư sắp xếp các tư liệu của gã điên thành một cấu trúc hợp lý. Lọc ý tưởng thành ba mệnh đề chính. Làm thợ mộc viết nhanh chóng mà không cần quan tâm đến cấu trúc câu. Cuối cùng, làm thẩm phán chỉnh sửa và hoàn thiện từng câu. Kiểm tra nhiều lần và tập trung vào một yếu tố trong mỗi lần kiểm tra.”

Ngoài lý thuyết, Garner cung cấp lời khuyên cùng với ví dụ cụ thể dễ nhớ và áp dụng. Ví dụ, trong phần Thư tín kinh doanh, ông khuyên độc giả viết thư một cách trực tiếp, lịch sự, rõ ràng và thuyết phục, tập trung vào độc giả, đề cập đến những điều quan trọng mà không lạc quan hay lan man. “Đừng viết: “Thật đáng tiếc khi chúng tôi phải thông báo rằng công ty của chúng tôi không có nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới”. Hãy viết: “Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi không tuyển dụng nhân viên mới”.”

Viết tốt cũng cần kỹ năng trình bày thuyết phục, hấp dẫn và truyền cảm hứng. Từ kinh nghiệm làm CEO của tập đoàn Duarte và việc giảng dạy nghệ thuật thuyết trình, bà Nancy Duarte đã viết Persuasive Presentations (Trình bày thuyết phục). Cuốn sách 262 trang này được chia thành 7 phần tương ứng với 7 yếu tố mà bất kỳ người thuyết trình nào cũng cần chú ý, và đòi hỏi sự chăm chỉ nếu muốn thành công ngay trong buổi thuyết trình. Đó là khán giả, thông điệp, câu chuyện, phương tiện truyền thông, slide, truyền tải và ảnh hưởng.

Theo bà Duarte, khi đối diện với khán giả, cần phân loại họ dựa trên các yếu tố chính trị, nhân khẩu học, tâm lý học, tổ chức và dân tộc, sau đó điều chỉnh cách trình bày phù hợp với từng phân khúc khán giả. Ví dụ, trước các nhà quản lý cấp cao, cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn, tập trung vào vấn đề, tuân thủ chủ đề, và tạo các slide tóm tắt...

Về thông điệp, cần dự đoán phản ứng, sử dụng sự tương phản để làm nổi bật thông điệp, kết hợp lý lẽ và cảm xúc, tránh sử dụng ngôn từ phức tạp, tạo ra các câu nói đáng nhớ... Về câu chuyện, áp dụng nguyên tắc kể chuyện, tạo ra kết thúc mạnh mẽ, thêm vào các yếu tố cảm xúc, sử dụng hình ảnh mạnh mẽ, tạo ra điều mà khán giả sẽ nhớ mãi... Về truyền tải, cần dự phòng các sự cố công nghệ, lựa chọn giọng điệu phù hợp với bài nói, sử dụng cử chỉ cơ thể, tạo ra câu chuyện sống động, sử dụng hỏi-đáp một cách hiệu quả, giữ sự quan tâm của người nghe từ xa... Về tác động, xây dựng mối quan hệ qua các phương tiện truyền thông xã hội, lan truyền ý tưởng thông qua các phương tiện đó, và củng cố ý kiến sau bài nói chuyện...

Trong quá trình viết và thuyết trình hiệu quả, không ít người sẽ phải đối mặt với các rào cản từ các đồng nghiệp và lãnh đạo trong công ty hoặc doanh nghiệp. Cuốn sách Office Politics (“Chính trị” nơi công sở) của bà Karen Dillon, cựu biên tập viên của Harvard Business Review, sẽ giúp độc giả vượt qua những trở ngại đó một cách nhanh chóng.

Dillon phân loại các thách thức chính trị từ sếp thành 5 loại: kiểm soát, kích động nhân viên đấu tranh với nhau, áp đặt kiểm soát, ưu ái nhân viên ưa thích và phớt lờ. Bà cũng phân loại các thách thức chính trị từ đồng nghiệp thành 5 loại: ganh đua, bắt nạt, thái độ đối lập, cướp công và ganh đua với đồng cấp hoặc không hài lòng.

Đối với mỗi loại sếp và đồng nghiệp, tác giả đều đưa ra ví dụ cụ thể (thường là từ khảo sát khoa học hoặc trường hợp thực tế), phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp cụ thể kèm theo minh họa. Ví dụ, đối với đồng nghiệp thích bắt nạt, nên xem xét sự chống đối của họ và hoà giải một cách tích cực, tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, thay đổi cách ứng phó, chỉ trích một cách mạnh mẽ và thẳng thắn, và từ chối một cách rõ ràng...

Dillon cũng đề cập các thách thức chính trị trong công ty và đưa ra các lời khuyên để vượt qua các hoạt động ngoài công ty và sống sót qua các biến cố về biên chế. Tuy nhiên, trong 'Chính trị' nơi công sở, điều quan trọng nhất là xây dựng các kỹ năng. Tác giả đã cung cấp 4 nhóm giải pháp thực tế và dễ áp dụng vào thực tế. Đó là: giải quyết mâu thuẫn bằng cách xây dựng, thực hiện các cuộc trò chuyện khó khăn, làm việc với những người mà bạn không ưa và củng cố các liên minh.

Nói chung, áp lực trong công sở luôn hiện hữu, chỉ khác biệt về mức độ và tần suất. Để vượt qua áp lực nhanh chóng, bạn có thể tham khảo lời khuyên từ những người có kinh nghiệm, chuyên gia và CEO thành công ở Mỹ, được tập hợp trong cuốn sách Managing Stress At Work (Giải tỏa áp lực).

Sau khi đọc phần 1, bạn sẽ hiểu rõ nguyên nhân của nỗi lo lắng của mình và làm thế nào để vượt qua. Sau khi đọc phần 2, bạn sẽ biết cách nhanh chóng khôi phục năng lượng bằng cách quản lý năng lượng (thay vì quản lý thời gian), ngủ đủ giấc... Sau khi đọc phần 3, bạn sẽ nắm được cách cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hàng ngày, bao gồm cách giúp vợ chồng đạt được sự nghiệp riêng mà vẫn duy trì một gia đình hạnh phúc. Sau khi đọc phần 4, bạn sẽ có động lực để tìm và sử dụng các công cụ giải tỏa áp lực phù hợp với bạn, như 6 động tác yoga văn phòng dễ dàng thực hiện tại nơi làm việc nhưng lại hiệu quả không ngờ đến...

HBR Guide 2021 - Bộ Kỹ năng quản lý chuyên sâu dành cho người tự học thực sự là một bộ sách mà những quản trị viên cấp trung, những người đầy tham vọng, ước mơ trở thành những nhà quản trị thành công không thể bỏ qua.