Buzz
Dù mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin ngày càng phổ biến, email vẫn là phương tiện giao tiếp bằng văn bản được ưa chuộng, phổ biến trong doanh nghiệp, giáo dục và xin việc.
Bạn đã nắm vững cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email có vẻ đơn giản nhưng nhiều người vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản nhất. Dưới đây là 10 điều cần lưu ý khi viết email.
1. Đừng bỏ qua dòng tiêu đề
Bạn thường gặp khó khăn khi tạo dòng tiêu đề phù hợp không? Nếu cần, hãy soạn email trước. Sau đó quay lại và chọn một tiêu đề phản ánh rõ nội dung email nhất.
Thay vì viết đơn giản như “Quan trọng” hoặc “Gấp”, bạn nên chọn từ ngắn gọn nhưng vẫn truyền đạt đầy đủ nội dung như “Nghiên cứu về dân số Việt Nam”…
2. Nêu điểm chính ngay từ câu đầu tiên
Hãy đặt điểm chính của vấn đề lên hàng đầu trong câu mở đầu. Hầu hết người đọc sẽ không quan tâm đến câu kết. Giống như bạn, họ có thể nhận được hàng trăm email hàng ngày. Vì vậy, hãy cho họ biết bạn trân trọng thời gian bằng cách trình bày vấn đề chính ngay từ đầu.
3. Tránh bắt đầu với một mở đầu mơ hồ
Không được bắt đầu với câu mở đầu như “Đây/Nó…”, ví dụ như trong câu “Nhiệm vụ cần hoàn thành vào lúc 5 giờ”. Hãy mô tả cụ thể hóa ý bạn muốn truyền đạt.
4. Tránh sử dụng chữ IN HOA
Khi muốn nhấn mạnh một điểm quan trọng, nhiều người thường viết bằng chữ in hoa. Tuy nhiên, việc viết toàn bộ câu bằng chữ in hoa có thể khiến người đọc cảm thấy như đang bị hét vào. Thay vào đó, hãy tìm cách khác để làm nổi bật thông tin quan trọng như thời gian hoặc địa điểm, hoặc đơn giản là làm nổi bật thông tin bằng cách sử dụng phông chữ đậm.
5. Không sử dụng từ viết tắt
Sử dụng viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp trong email chuyên nghiệp có thể làm giảm tính lịch sự và chuyên nghiệp của nó. Đặc biệt, hãy chú ý việc viết hoa ký tự đầu tiên của tên riêng để thể hiện sự tôn trọng.
6. Luôn ngắn gọn và lịch sự
Nếu email của bạn quá dài, bạn nên cân nhắc rút gọn hoặc sử dụng file đính kèm.
7. Đừng quên thưa gửi và cảm ơn
Việc thưa gửi và cảm ơn là điều quan trọng trong email chuyên nghiệp, thể hiện sự lịch sự và tôn trọng.
8. Thêm chữ ký vào email
Đảm bảo rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp dưới mỗi email bạn gửi đi. Thông thường, chữ ký này sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang web... Đặt chữ ký này ở cuối email sẽ giúp người đọc dễ dàng liên hệ với bạn.
Nếu bạn trả lời email trên cả máy tính và thiết bị di động, hãy đảm bảo chữ ký của bạn nhìn đồng nhất trên cả hai.
9. Kiểm tra và sửa chữa
Trước khi nhấn nút Gửi, hãy kiểm tra và chỉnh sửa email kỹ lưỡng. Những lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể tạo ấn tượng không tốt, cho người đọc thấy bạn không cẩn thận và không chuyên nghiệp. Đồng thời, việc đọc lại email giúp bạn kiểm tra thông tin một cách cẩn thận, tránh việc gửi nhiều email chỉ để bổ sung thông tin đã thiếu trong email trước đó.
10. Luôn giữ thời gian
Cuối cùng, hãy phản hồi email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu cần thêm thời gian để suy nghĩ hoặc tìm kiếm thông tin, hãy gửi một email ngắn giải thích sự trễ để người gửi biết bạn đã nhận được và đang xem xét thông tin. Điều này sẽ làm cho mọi người cảm thấy bạn tôn trọng thời gian của họ.
