Buzz
Bạn luôn bối rối khi phải viết email cho đối tác hay khách hàng? Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách viết email một cách rõ ràng, lịch sự và thu hút người đọc.
Cấu trúc chuẩn của một email
Một email chuẩn thường bao gồm những phần sau:
- Dòng tiêu đề: Là phần quan trọng nhất, nói lên mục đích chính của email. Hãy để chúng tôi giúp bạn viết một dòng tiêu đề cuốn hút ngay từ cái nhìn đầu tiên.
- Lời mở đầu: Bắt đầu email của bạn một cách chuyên nghiệp và thân thiện.
- Nội dung chính: Phần này cần sự rõ ràng và logic, hãy để chúng tôi giúp bạn trình bày ý tưởng một cách dễ hiểu và hấp dẫn nhất.
- Hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm: Thêm sự hấp dẫn và minh họa cho nội dung của bạn.
- Kết luận: Đóng gói email của bạn một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
- Chữ ký email: Giới thiệu bản thân hoặc tổ chức của bạn một cách chuyên nghiệp và thú vị.
Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp và ấn tượng
Muốn viết email chuyên nghiệp và ấn tượng? Hãy làm theo các bước sau đây!
Đặt tiêu đề cho email
Tổ chức một tiêu đề hấp dẫn là chìa khóa quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận.
Gửi lời chào – lý do viết email
Lời chào mở đầu email ảnh hưởng rất lớn đến cảm nhận ban đầu của người nhận.
- Đối với người quen: “Xin chào bạn,” “Chào bạn,”…
- Đối với bạn bè nước ngoài: “Hi Ana,” “Hi Mark,”…
- Đối với tình huống cần lịch sự: “Kính gửi cô Lê Thị Hương,” “Kính gửi ông Lê Văn Đức,”…
Cách lập cấu trúc lời chào nên theo mẫu [Từ chào] + [Tên riêng của người nhận] + [dấu phẩy], ví dụ:
- Hiến,
- Kính gửi ông Tuấn,
- Xin chào Anh Huy,
Viết nội dung email
Nội dung của email phụ thuộc vào mục đích và đối tượng nhận. Tùy theo công việc cụ thể hoặc tình huống, cách viết email sẽ thể hiện tính chất của công việc. Một email chuẩn thường gồm ba phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc.
- Mở đầu: Trình bày ngắn gọn vấn đề để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
- Nội dung email: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, bao gồm giải pháp, cách giải quyết hoặc ý kiến của bạn.
- Kết thúc: Đề cập đến yêu cầu phản hồi hoặc ý kiến từ người nhận, đồng thời có thể đặt câu hỏi để kích thích họ trả lời.
Trong email tiếp theo, như là một phản hồi, hãy đi thẳng vào vấn đề mà không cần giải thích quá nhiều. Đảm bảo rằng phản hồi của bạn ngắn gọn, dễ hiểu và đạt được mục tiêu.
Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Trong email về công việc hoặc ứng tuyển, các tệp đính kèm đóng vai trò quan trọng. Hãy đặt chúng ở cuối email để người nhận dễ dàng tải xuống và xem thông tin bổ sung. Điều này sẽ làm cho thông điệp của bạn trở nên đầy đủ hơn. Hãy kiểm tra số lượng và nội dung của các tệp đính kèm trước khi gửi để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Tạo chữ ký email
Chữ ký email là phần quan trọng thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký theo cấu trúc sau cho tài khoản email của bạn:
- Lời cảm ơn.
- Họ và tên đầy đủ của bạn.
- Chức vụ hoặc vị trí công việc hiện tại.
- Số điện thoại liên lạc.
- Địa chỉ email.
- Các phương tiện liên hệ khác: Zalo, Skype, WhatsApp,...
Những điều cần chú ý khi viết và gửi email
Để email của bạn chuyên nghiệp và thu hút hơn, hãy lưu ý những điều sau:
Đắn đo trước khi viết
Trước khi bắt đầu viết email, hãy dành thời gian để suy nghĩ từ 1-3 phút, thậm chí còn lâu hơn. Quan trọng nhất là đặt ra và trả lời những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn cần gửi email này?
- Mục tiêu của bạn khi gửi email là gì?
- Bạn mong đợi nhận được phản hồi như thế nào từ người nhận?
- Liệu việc gửi email này có thực sự cần thiết không?
Xác định những vấn đề này qua các câu hỏi sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian khi viết. Đặc biệt, nó giúp bạn xác định điểm xuất phát và triển khai email của mình một cách hợp lý.
Viết email đơn giản, ngắn gọn
Khi phát triển nội dung, hãy giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Điều này giúp người đọc dễ hiểu vấn đề bạn muốn truyền đạt và tiết kiệm thời gian của họ.
Sử dụng dòng Subject
Hãy sử dụng chức năng Subject để tạo tiêu đề email nổi bật và tránh bị coi là thư rác. Đặt tiêu đề theo hướng dẫn trước để có nội dung hấp dẫn. Các tính năng Cc và Bcc cũng là công cụ hữu ích, giúp bạn gửi cùng một nội dung đến nhiều người một cách thuận tiện.
Đặt cấu trúc cho email
Áp dụng đúng cấu trúc mà JobsGo đã chia sẻ trước đó khi viết email là chìa khóa để tạo ra một email chuyên nghiệp trong tâm trí người nhận. Điều này không chỉ giúp họ nhận thức được tính đáng tin cậy của nội dung thông tin mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của email.
Tránh sử dụng ngôn từ phức tạp
Trong việc viết email, hãy tránh việc sử dụng từ viết tắt và hãy giữ nội dung ngắn gọn. Sử dụng ngôn ngữ cá nhân có thể gây hiểu nhầm cho người đọc, đặc biệt là khi gửi email cho khách hàng hoặc đối tác. Cấu trúc email cần được xây dựng rõ ràng, tránh sự phức tạp, thiếu thông tin, hoặc vi phạm cấu trúc câu, để đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc truyền đạt ý kiến.
Luôn kiểm tra email trước khi gửi đi
Một lưu ý quan trọng cuối cùng khi viết email là luôn kiểm tra nội dung trước khi gửi. Thay vì tự động gửi sau khi soạn, hãy thói quen đọc lại nội dung để phát hiện và sửa lỗi hoặc không chính xác. Đồng thời, đảm bảo kiểm tra số lượng và nội dung của các tệp đính kèm, cũng như xác minh lại tên và địa chỉ email của người nhận trước khi gửi. Điều này giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.
Một số mẫu email phổ biến
Dưới đây là một số mẫu email bạn có thể tham khảo để cải thiện quá trình viết email của mình và tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
Mẫu email cảm ơn khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn vì bạn đã giới thiệu bạn bè [tên của bạn bè] cho chúng tôi. Chúng tôi rất vui được làm quen và hợp tác kinh doanh với anh/chị ấy. Rất trân trọng sự kết nối
mà bạn đã tạo ra với chúng tôi trong thời gian vừa qua. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn bạn đã là một khách hàng tuyệt vời.
Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả.
[Tên của bạn]
Mẫu email khảo sát khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến bạn vì đã mua hàng của chúng tôi gần đây! Hy vọng rằng bạn đã thấy hài lòng với sản phẩm. Để chúng tôi có thể cải thiện dịch vụ tốt hơn, xin hãy dành chút thời gian để hoàn thành bản khảo sát dưới đây và chia sẻ ý kiến của bạn.
Bản khảo sát này được thiết kế ngắn gọn nhằm mục đích cải thiện trải nghiệm của quý khách trong tương lai.
Chúng tôi rất trân trọng thời gian và ý kiến đóng góp của bạn.
[Tên của bạn] << Đính kèm bảng câu hỏi >>
Mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Tôi mong rằng bạn đang tận hưởng sản phẩm mới với những tính năng thú vị. Tôi nhớ rằng bạn đã phải đứng trước sự lựa chọn giữa hai phiên bản, nhưng tôi tin rằng bạn đã chọn đúng lựa chọn phù hợp với mình.
Nếu bạn quan tâm, tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn về cách sản phẩm đã hỗ trợ bạn như thế nào, cũng như điều gì có thể được cải thiện. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu hỗ trợ nào, tôi sẵn lòng hỗ trợ bạn.
Chúc bạn một ngày làm việc thú vị và hiệu quả!
[Tên của bạn]
Với những chia sẻ thú vị từ HR Insider ở trên, bạn sẽ không chỉ thành thạo trong việc viết email mà còn biết cách tạo ra những tin nhắn độc đáo và ấn tượng. Chúc bạn thành công!
