Buzz
Bạn đã từng gặp khó khăn khi phải viết email cho đối tác, khách hàng hoặc cấp trên chưa? Bạn muốn biết cách viết email sao cho rõ ràng, lịch sự và thu hút người nhận? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email chuyên nghiệp cùng những lưu ý quan trọng trong quá trình viết và gửi email. Hãy khám phá ngay!
Cấu trúc một mẫu email chuẩn
Một email chuẩn thường gồm có các phần sau:
- Dòng subject: là tiêu đề của email, nói lên mục đích chính của email. Dòng Subject nên ngắn gọn, rõ ràng và có từ khóa chính liên quan đến nội dung email.
- Lời chào: là phần đầu tiên của email, dùng để gửi lời chào đến người nhận. Lời chào nên phù hợp với mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, cũng như tôn trọng văn hóa và thói quen của người nhận.
- Lý do viết email: là phần tiếp theo của email, dùng để giới thiệu bản thân, nêu rõ lý do viết email và kết nối với người nhận. Phần này nên ngắn gọn, thân thiện và tránh sử dụng những từ ngữ quá chung chung hoặc không liên quan.
- Nội dung email: là phần chính của email, dùng để trình bày thông tin, ý kiến, yêu cầu, đề nghị, … của người gửi. Phần này nên rõ ràng, logic, có cấu trúc và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mục đích và đối tượng của email. Nếu nội dung email dài, có thể chia thành các đoạn văn nhỏ, sử dụng các dấu chấm, dấu phẩy, dấu hai chấm, dấu chấm câu, … để tạo khoảng cách và thứ tự cho các ý. Nếu có thể, nên sử dụng các danh sách, bảng biểu, định dạng chữ, … để làm nổi bật các thông tin quan trọng.
- Ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm: là phần bổ sung cho nội dung email, dùng để cung cấp thêm thông tin, minh họa, chứng minh, … cho người nhận. Phần này nên được đặt ở vị trí thích hợp trong email, có ghi rõ tên và mô tả ngắn gọn về nội dung của ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm. Nếu có nhiều ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm, nên sắp xếp theo thứ tự và nhóm lại theo chủ đề. Nếu ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm có dung lượng lớn, nên sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến và gửi đường dẫn cho người nhận.
- Lời kết: là phần cuối cùng của email, dùng để kết thúc email một cách lịch sự, cảm ơn người nhận, nhắc nhở hành động tiếp theo hoặc gửi lời chúc. Phần này nên ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và mong muốn tiếp tục liên lạc với người nhận.
- Chữ ký email: là phần dưới cùng của email, dùng để giới thiệu thông tin cá nhân hoặc tổ chức của người gửi. Chữ ký email nên có tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ website, logo, … của người gửi. Chữ ký email nên được thiết kế đơn giản, chuyên nghiệp và thống nhất với phong cách của email.
Chỉ dẫn cách viết email chuyên nghiệp và gây ấn tượng
Để tạo ra một email hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ các bước sau đây:
Đặt tiêu đề cho email
Phần tiêu đề là yếu tố quan trọng nhất để thông báo nội dung của email. Nó quyết định việc email có được mở và đọc hay không. Hãy lựa chọn từ ngữ cẩn thận để thu hút sự chú ý của người nhận. Tránh để trống tiêu đề hoặc sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng. Viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh lỗi font chữ.
Gửi lời chào – lý do viết email
Lời chào ở đầu email ảnh hưởng lớn đến ấn tượng ban đầu của người nhận. Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc, bạn có thể lựa chọn lời chào phù hợp. Ví dụ:
- Đối với quan hệ thân thuộc: “Chào bạn,” “Xin chào,”…
- Đối với người nước ngoài: “Hi Ana,” “Hi Mark,”…
- Đối với tình huống lịch sự: “Thưa ông A,” “Thưa bà B,”… (hoặc “Kính gửi” trong trường hợp Việt Nam).
Cấu trúc lời chào nên theo mẫu [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy], ví dụ:
- Xin chào Linh,
- Thưa anh Jacob,
- Chào bạn Helen thân mến,
Viết nội dung email
Nội dung email phụ thuộc vào mục đích và đối tượng nhận. Đối với công việc hoặc các tình huống cụ thể, cách viết email phản ánh tính chất của công việc. Một email chuẩn thường bao gồm ba phần: Mở đầu, nội dung, và kết thúc.
- Mở đầu: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
- Nội dung email: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, bao gồm giải pháp, cách giải quyết, hoặc nhận định của bạn.
- Kết thúc: Đề cập đến yêu cầu nhận phản hồi hoặc đóng góp từ người nhận, đồng thời có thể đặt câu hỏi kích thích họ trả lời.
Đối với email tiếp theo, như thư phản hồi chẳng hạn, hãy đi thẳng vào vấn đề mà không cần giải thích quá nhiều. Đảm bảo nội dung phản hồi của bạn dễ hiểu, ngắn gọn và đạt được mục đích mong muốn.
Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Trong các loại email công việc hoặc ứng tuyển, việc đính kèm tệp đóng vai trò quan trọng. Chúng nên được gắn vào cuối email để người nhận dễ dàng tải xuống và xem nội dung bổ sung. Điều này giúp thông điệp của bạn trở nên đầy đủ hơn. Hãy kiểm tra số lượng và nội dung của các tệp đính kèm trước khi gửi để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Tạo chữ ký email
Chữ ký email là phần quan trọng để thể hiện danh tính và chuyên nghiệp của bạn. Cài đặt chữ ký theo cấu trúc sau cho tài khoản email của bạn:
- Lời cảm ơn.
- Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
- Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
- Số điện thoại liên lạc.
- Địa chỉ email.
- Phương thức liên hệ khác: Zalo, Skype, WhatsApp,…
Một số điều cần nhớ khi viết và gửi email
Một số lưu ý để email của bạn trở nên chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn bao gồm:
Suy nghĩ kỹ trước khi bắt đầu viết
Trước khi bắt đầu viết email, hãy dành ít nhất 1-3 phút để suy nghĩ. Hãy đặt ra và trả lời các câu hỏi quan trọng sau:
- Tại sao bạn cần gửi email này?
- Mục tiêu của bạn khi gửi email là gì?
- Bạn mong đợi nhận được phản hồi gì từ người nhận?
- Email này có thực sự cần phải gửi đi không?
Việc xác định những vấn đề này qua các câu hỏi giúp bạn tránh lãng phí thời gian khi viết email và xác định cách triển khai nội dung một cách hiệu quả.
Viết email đơn giản và ngắn gọn
Khi phát triển nội dung, hãy giữ cho email ngắn gọn và đơn giản để người đọc dễ hiểu và tiết kiệm thời gian.
Sử dụng dòng Subject
Hãy tận dụng chức năng Subject để tạo tiêu đề email hấp dẫn và tránh bị lọc vào thư rác. Đặt tiêu đề một cách chính xác để thu hút sự chú ý.
Định cấu trúc cho email
Tuân thủ cấu trúc được đề xuất sẽ giúp tạo ra một email chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong tâm trí của người nhận.
Tránh sử dụng từ ngữ, cấu trúc phức tạp
Trong việc viết email, tránh việc sử dụng viết tắt và hãy viết một cách rõ ràng và ngắn gọn. Sử dụng ngôn ngữ cá nhân có thể làm cho thông điệp trở nên khó hiểu, đặc biệt khi gửi email đến khách hàng hoặc đối tác. Hãy xây dựng cấu trúc email có logic, tránh sự lộn xộn và đảo ngược thông điệp để bảo đảm tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong truyền đạt.
Luôn kiểm tra email trước khi gửi đi
Một lưu ý quan trọng cuối cùng khi viết email là luôn kiểm tra lại nội dung trước khi gửi. Hãy đọc lại email để phát hiện và sửa chữa những lỗi hoặc không chính xác có thể xuất hiện. Kiểm tra cẩn thận nội dung và số lượng các file đính kèm, cũng như xác minh tên và địa chỉ email của người nhận trước khi nhấn gửi. Điều này sẽ giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.
Một số mẫu viết email phổ biến
Dưới đây là một số mẫu viết email phổ biến mà bạn có thể tham khảo để giúp việc viết email của bạn trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Mẫu email cảm ơn khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Xin cảm ơn bạn rất nhiều vì đã giới thiệu bạn bè [tên của bạn bè] cho chúng tôi. Tôi rất vui được làm quen và hợp tác kinh doanh với anh/cô ấy. Rất vui vì đã có bạn bên cạnh
tôi trong thời gian qua. Một lần nữa, xin cảm ơn bạn đã là một khách hàng tuyệt vời.
Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả.
[Tên của bạn]
Mẫu email khảo sát khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Cảm ơn bạn đã mua hàng của chúng tôi gần đây! Hy vọng bạn hài lòng với sản phẩm. Chúng tôi muốn nghe ý kiến của bạn về trải nghiệm mua sắm với chúng tôi. Vui lòng điền vào bản khảo sát dưới đây và chia sẻ cảm nghĩ của bạn.
Bản khảo sát này ngắn gọn và sẽ giúp chúng tôi cải thiện dịch vụ trong tương lai.
Chúng tôi biết bạn rất bận rộn, và chúng tôi rất trân trọng thời gian bạn dành cho việc hoàn thành khảo sát này.
[Tên của bạn] << Đính kèm bảng câu hỏi >>
Mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng
Xin chào [Tên khách hàng],
Hy vọng bạn đang thưởng thức sản phẩm mới của chúng tôi với nhiều tính năng hấp dẫn. Tôi tin rằng bạn đã lựa chọn đúng lựa chọn giữa hai phiên bản.
Nếu bạn muốn chia sẻ trải nghiệm của mình với sản phẩm, tôi sẵn lòng lắng nghe và hỗ trợ bạn. Đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào từ chúng tôi.
Chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả và thành công!
[Tên của bạn]
Với những chia sẻ hữu ích từ HR Insider ở trên, bạn sẽ không chỉ thuần thục trong việc viết email mà còn biết cách tạo ra những tin nhắn độc đáo và gây ấn tượng. Chúc bạn thành công!
