Bí quyết viết email chuyên nghiệp và ấn tượng bạn cần biết

Email là một trong những phương tiện giao tiếp phổ biến nhất, thể hiện sự trang trọng và nghiêm túc. Việc viết email chuyên nghiệp và dễ hiểu vẫn rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với người nhận. Hãy cùng khám phá cách viết email một cách trang trọng nhé.

Thư điện tử là gì?

“Email” viết tắt của thư điện tử, là phương tiện trao đổi thông tin từ người dùng này đến người dùng khác thông qua mạng Internet. Đây là cách giao tiếp nhanh, tiết kiệm và phổ biến. Email thường được sử dụng trong kinh doanh và đòi hỏi sự lịch sự và chuyên nghiệp trong cách viết.

Hiện nay, thuật ngữ Email thường được áp dụng cho cả Email và Webmail. Webmail là dịch vụ thư điện tử trực tuyến như Gmail, Hotmail, Yahoo Mail. Trong khi đó, email còn có thể được truy cập qua các ứng dụng như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird hay Eudora. Mỗi hình thức này đều có những ưu và nhược điểm riêng. Ví dụ, Webmail thường miễn phí và có dung lượng lớn, nhưng đối mặt với các vấn đề về bảo mật, quyền riêng tư và thương hiệu hóa.

Tại sao cần biết cách viết email?

Trong giao tiếp kinh doanh, email chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng đối với mọi giao dịch thành công. Viết email một cách chuyên nghiệp giúp đảm bảo thông điệp rõ ràng và chính xác. Nó cũng thể hiện nhiều hơn chỉ thông tin cơ bản, ví dụ như:

• Tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng: Email súc tích giúp bạn truyền tải thông tin hiệu quả và nhanh chóng. Cấu trúc email tốt giúp người nhận hiểu và hành động, giảm nguy cơ hiểu sai hoặc nhầm lẫn.
• Truyền tải tính chuyên nghiệp: Email chuyên nghiệp phản ánh tích cực về người gửi và tổ chức. Bằng cách trình bày email một cách có tổ chức và chuyên nghiệp, bạn có thể thể hiện cam kết của mình đối với sự xuất sắc.
• Tăng năng suất: Các email được viết tốt giúp tiết kiệm thời gian và giảm nhu cầu thư từ theo dõi.
• Thúc đẩy niềm tin và sự tín nhiệm: giúp xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác.
• Tránh hiểu lầm: giúp tránh hiểu lầm và xung đột có thể phát sinh từ các thông tin liên lạc không rõ ràng hoặc được viết kém.
• Thiết lập hình ảnh thương hiệu tích cực: giúp người nhận có ấn tượng tốt về hình ảnh thương hiệu.
• Duy trì mối quan hệ: Email chuyên nghiệp giúp thiết lập hoặc duy trì các mối quan hệ hai bên cùng có lợi.

Cách viết email chuyên nghiệp: hiểu cấu trúc email

Trước khi áp dụng các mẹo viết email chuyên nghiệp, hãy tìm hiểu về cấu trúc thông thường của email. Hiểu cấu trúc này sẽ giúp bạn tạo ra những email chất lượng. Thông thường, một email bao gồm hai phần chính: tiêu đề và nội dung.

Tiêu đề

Mỗi email đi kèm với một tiêu đề được cấu trúc thành các trường khác nhau. Những trường này chứa thông tin quan trọng liên quan đến người gửi và (những) người nhận. Nội dung của tiêu đề email khác nhau, tùy thuộc vào hệ thống email đang được sử dụng. Thông thường, tiêu đề email bao gồm các thông tin sau:

• Subject: là điều đầu tiên mà người nhận thấy khi email đến hộp thư của họ. Đây là phần tóm tắt nội dung của email. Một số ví dụ về dòng tiêu đề: “Kế hoạch mua cổ phiếu của nhân viên”, “Chương trình sale off 50% của thương hiệu X”… Trong cách viết email gọn gàng, không thể bỏ qua một dòng subject ngắn gọn và súc tích.
• Sender (From): đây là địa chỉ email của người gửi. Thường được xem là địa chỉ trả lời email (ngoại trừ các email spam hoặc tự động). Trường này tự động hiển thị trong email.
• Date and time received (On): ngày giờ địa phương khi email được soạn. Thông thường được điền tự động bởi hầu hết các ứng dụng email.
• Reply-to: địa chỉ email sẽ nhận thư trả lời của bạn nếu bạn nhấp vào nút Trả lời. Thường thì người gửi ban đầu là người nhận thư trả lời, trừ khi người dùng tự chọn địa chỉ nhận khác.
• Recipient (To): tên/họ của người nhận email, do người gửi điền vào.
• Recipient email address: địa chỉ email của người nhận email.
• Carbon copy (CC): địa chỉ email của những người nhận email nhưng không cần phải trả lời. Cả người nhận chính lẫn người trong CC đều có thể thấy lẫn nhau. Khi ai đó nhấn Reply All, tất cả địa chỉ CC đều nhận được phản hồi.
• Blind carbon copy (BCC): cũng tương tự như CC, nhưng tất cả người nhận trong BCC không nhìn thấy nhau. Các địa chỉ trong danh sách BCC không nhận được phản hồi khi ai đó nhấn Reply All.
• Attachments: tệp đính kèm trong email.

Nội dung email

Sau phần tiêu đề là phần nội dung email. Cách viết email chuyên nghiệp thường tập trung vào phần này. Phần này chứa thông tin mà người dùng muốn gửi, bao gồm văn bản hoặc tệp đính kèm. Tùy thuộc vào ứng dụng email, nội dung có thể được định dạng ở dạng văn bản thuần túy hoặc HTML. Nội dung email cũng có thể bao gồm chữ ký hoặc văn bản tự động tạo bởi người gửi. Tin nhắn văn bản thuần túy không thể chứa các thành phần đa phương tiện hoặc định dạng đặc biệt. Tuy nhiên, email HTML cho phép định dạng đặc biệt và đính kèm đa phương tiện trong phần nội dung.

Các cách viết email chuyên nghiệp

Mặc dù có nhiều phương thức liên lạc khác nhau, email vẫn được xem là phương tiện giao tiếp trang trọng và đáng tin cậy nhất. Điều này làm cho email trở thành công cụ giao tiếp ưa thích trong công việc. Học cách viết email là rất quan trọng mặc dù có vẻ như việc này khá đơn giản. Dưới đây là những lời khuyên về cách viết email mà bạn có thể tham khảo.

Hiểu khi nào cần áp dụng cách viết email trang trọng

Bạn nên sử dụng email chính thức khi viết thư cho những người mà bạn chưa quen biết. Những mối quan hệ này có thể là người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng… Đối với sinh viên, email được sử dụng khi liên hệ với người hướng dẫn, các câu lạc bộ đoàn thể hoặc nhà trường.

Lưu ý: đôi khi, bạn có thể thấy rằng các email lại quá nghiêm túc và cứng nhắc trong một số trường hợp. Lúc này, bạn có thể viết một email thân mật hơn với một phong cách trò chuyện hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tránh sử dụng các từ ngữ hiện đại trên Internet mặc dù chúng có thể rất phổ biến. Hãy bao gồm chữ ký của mình, nhưng không cần phải cung cấp tất cả thông tin liên hệ như chữ ký email doanh nghiệp.

Cách viết email: sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Hãy tưởng tượng bạn là một nhà tuyển dụng và nhận được email ứng tuyển từ các địa chỉ như [email protected], [email protected]. Bạn sẽ đánh giá ứng viên này như thế nào? Liệu bạn sẽ mở email và cân nhắc xem có nên thuê người này hay không? Rõ ràng là những email không chuyên nghiệp như vậy là điều mà bạn cần tránh khi viết email.

Đảm bảo rằng bạn không gửi email cá nhân hóa quá mức đến địa chỉ email chuyên nghiệp. Dù bạn đang ứng tuyển vị trí mới hay chỉ đơn giản là liên hệ để được giải đáp các thắc mắc, sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có được sự tin tưởng từ người nhận. Định dạng chuẩn chỉ đơn giản là tên của bạn@ [tên miền]. Ví dụ như: [email protected], [email protected]…

Chủ đề email cần ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin

Chủ đề là phần đầu tiên mà người nhận email thấy. Nếu không được viết rõ ràng, người đọc có thể xóa nó ngay lập tức mà không cần mở ra. Do đó, việc đưa ra thông điệp rõ ràng và chính xác từ đầu là rất quan trọng.

Chủ đề cần ngắn gọn (dưới 60 ký tự), trực tiếp vào vấn đề. Có thể nên thêm tên của bạn để dễ nhận biết hơn. Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí Quản lý nhà hàng_tên ABC”, “Tên công ty_Sự cố kỹ thuật XXX”, “Bài tập về nhà_viết đoạn văn mô tả….”

Lời chào trong email phải đúng cách

Lời chào trong email rất quan trọng trong việc viết email. Đây là cách để tạo ấn tượng đầu tiên hiệu quả. Lựa chọn lời chào phù hợp là cách giúp bạn mở đầu vấn đề một cách tốt nhất, phù hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận. Các lời chào phổ biến như “Xin chào”, “Kính gửi”, “Dear Sir”, “Dear Madam”, “Dear Mr.”.. thường được sử dụng trong email doanh nghiệp và phù hợp với những người mà bạn chưa có quan hệ trước đó.

Nếu bạn viết email cho đồng nghiệp hoặc ai đó mà bạn quen biết, bạn có thể bắt đầu với “Xin chào” hoặc “Hi”. Nếu bạn không biết tuổi và giới tính của người nhận, nên sử dụng “Dear + họ của họ”. Luôn kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng bạn đã viết đúng tên người nhận. Nếu đây là lần đầu tiên họ viết email cho bạn và tên đầy đủ của họ không có trong thông tin liên hệ, hãy tham khảo hồ sơ LinkedIn hoặc một ứng dụng mạng xã hội khác.

Cách viết email nên đầy đủ và súc tích

Để viết email một cách chuyên nghiệp, hãy sử dụng nội dung email để truyền đạt một cách chính xác những gì bạn muốn. Để thu hút sự chú ý của người đọc, thông điệp của bạn cần phải rõ ràng từ chủ đề. Để làm điều này, hãy giữ cho thông điệp ngắn gọn và súc tích. Mặc dù phần thân email cho phép bạn mô tả chi tiết, nhưng hãy cấu trúc thông tin một cách dễ hiểu nhất cho người đọc. Trình bày rõ những gì bạn muốn trong 3-5 câu. Đừng kéo dài quá ba đoạn. Nếu cần, bạn có thể đính kèm tệp tin để cung cấp thông tin chi tiết hơn.

Không ai thích đọc email quá dài, đặc biệt là những người luôn bận rộn. Bắt đầu với mục đích chính của email, sau đó nêu rõ lý do bạn đưa ra yêu cầu đó. Cuối cùng, hãy kết thúc bằng việc cho họ biết bạn đang mong chờ phản hồi từ họ. Sử dụng các yếu tố như dấu đầu dòng, văn bản in đậm, in nghiêng và câu văn ngắn giúp thông điệp của bạn dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Đặt thời hạn phản hồi trong email

Đa số chúng ta thường gửi email mà không chỉ định thời hạn cụ thể cho việc phản hồi. Điều này là một lỗi lớn khi viết email. Khi không nói rõ thời gian cần phản hồi, thông tin của bạn có thể bị bỏ qua. Để tránh điều này, hãy xác định thời điểm bạn muốn họ phản hồi. Hãy nhắc nhở họ rằng họ có thể đề xuất một thời gian phù hợp hơn nếu cần.

Kết thúc email một cách chuyên nghiệp

Việc có một phần mở đầu ấn tượng và nội dung chính súc tích là quan trọng, tuy nhiên không thể thiếu phần kết thúc chuyên nghiệp khi viết email. Trước khi kết thúc, hãy lịch sự cảm ơn người nhận lần cuối. Bạn có thể sử dụng một số câu lịch sự sau để kết thúc nội dung:

• “Cảm ơn bạn đã quan tâm”
• “Nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc, xin vui lòng liên hệ”
• “Tôi mong đợi phản hồi từ bạn”

Nếu bạn viết email bằng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo các câu mẫu sau:

• Cảm ơn bạn đã cung cấp thêm thông tin cho tôi
• Nếu bạn cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua…
• Luôn luôn vui khi nhận được tin từ bạn
• Tôi rất đánh giá những phản hồi nhanh của bạn

Bước cuối cùng là sử dụng một câu kết thúc lịch sự như “Trân trọng”, “Chân thành cảm ơn”… Với tiếng Anh, bạn có thể sử dụng “Best regards”, “Kind regards”, “Sincerely”…

Đừng quên ký tên vào email

Chữ ký email là một phần không thể thiếu nếu bạn muốn có một cách viết email chuyên nghiệp. Mục đích chính của chữ ký là xác nhận bạn là một cá nhân thực, không phải một con robot. Chữ ký có những tác dụng sau:

Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tìm được cách viết email chuẩn mà không cần chỉnh sửa cho riêng mình.

Hãy theo dõi Mytour để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích và thông tin sản phẩm mới nhất nhé!