Buzz
Email, công cụ giao tiếp mạnh mẽ, làm thế nào để tận dụng hiệu quả?
Khám phá cách giải quyết vấn đề gặp phải khi sử dụng Email
Nghệ thuật viết Email: Ngắn gọn, rõ ràng, và đầy sức mạnh
Dưới đây là cẩm nang của Mytour để biến bạn thành chuyên gia viết Email
1. Chuẩn bị tâm trạng trước khi lên bàn phím.
Mỗi khi ngồi viết Email, hãy tận dụng khoảnh khắc để đặt ra câu hỏi: “Lý do gì tôi đang viết thư này? Tôi muốn đạt được điều gì từ người đọc?”. Nếu bạn không có câu trả lời, có lẽ nên suy nghĩ lại trước khi gửi đi. Viết Email mà không rõ mục đích làm mất thời gian cho cả hai bên.
Đây là thời điểm lý tưởng để bạn cân nhắc: “Email này có thực sự cần thiết không?”. Trong những trường hợp cần giải quyết gấp hoặc truyền đạt thông tin quan trọng, hãy tận dụng các phương tiện trực tiếp như cuộc gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp để tránh hiểu lầm không đáng có.
2. Tạo tiêu đề email hấp dẫn.
Phần này quan trọng để thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên. Tiêu đề của bạn cần làm cho Email nổi bật giữa hàng trăm thư khác. Nếu không, có thể bị bỏ qua, xóa hoặc coi là thư rác. Chọn từ ngữ cẩn thận để truyền đạt nội dung một cách tổng quan. Nếu Email là bản báo cáo hàng tuần, hãy bao gồm ngày tháng năm trong tiêu đề. Đặc biệt, không bao giờ để trống tiêu đề. Tiêu đề cần rõ ràng, viết Tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và đảm bảo người nhận đọc được.
Lời mở đầu là điểm khởi đầu quan trọng để tạo ấn tượng. Hãy làm cho phần này thú vị và kích thích sự tò mò của người đọc. Dùng những từ ngữ sáng tạo để mô tả nội dung chính của Email và khơi gợi sự quan tâm từ phía người nhận.
3. Khai mạc email một cách thông minh.
Bắt đầu Email bằng cách chào hỏi, ví dụ như “Kính gửi Quý khách”. Tùy thuộc vào mức độ mối quan hệ, hãy lựa chọn cách chào phù hợp.
4. Trọng tâm của Email.
Khi viết Email theo chuẩn, quan trọng nhất là định dạng và sử dụng font chữ một cách hợp lý. Hạn chế việc sử dụng chữ hoa, chữ nhỏ, chữ in đậm hay in nghiêng một cách tùy tiện. Đồng thời, đặt dấu câu đúng vị trí theo tiêu chuẩn để tránh những lỗi phổ biến.
+ Bắt đầu dòng với chữ cái đầu tiên in hoa, không in hoa toàn bộ từ.
+ Dấu câu nằm ngay sau từ, không có khoảng trống, và tiếp theo là từ tiếp theo.
+ Sau dấu chấm luôn phải viết hoa (tên riêng, địa danh).
+ Kết thúc ý bằng dấu câu, sử dụng dấu phẩy khi có nhiều ý trong một câu.
+ Tránh việc viết thành một đoạn dài, nên chia đoạn thành từng ý nhỏ để dễ đọc.
+ Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để tránh làm giảm chuyên nghiệp của Email.
+ Dành thời gian kiểm tra lỗi chính tả và cấu trúc câu để đảm bảo sự chính xác.
Lưu ý: Bài viết cần có cấu trúc ngắn gọn, chặt chẽ, tập trung vào thông tin quan trọng. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người đọc, tránh các câu hỏi mang tính châm biếm hay khiêu khích.
5. Thêm ảnh, liên kết, hoặc đính kèm tệp.
Dù là loại Email nào, tránh gửi file đính kèm có quá nhiều hình ảnh, hãy chắc chắn dung lượng không quá 100Kb. Có thể tải lên Google Docs và gửi link thay vì đính kèm trực tiếp trong Email.
6. Phần kết thúc thư.
Trước khi kết thúc Email, hãy thể hiện lòng biết ơn đối với người nhận. Bạn có thể bắt đầu với: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị” hoặc “Rất cảm ơn sự cân nhắc của anh/chị”. Tiếp theo, đề nghị họ liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào và chia sẻ mong đợi về ý kiến phản hồi.
Kết thúc Email bằng một câu ngắn gọn như “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn”, là cách thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
7. Đính kèm Chữ ký.
Phần này thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng. Chữ ký Email cung cấp thông tin liên lạc để người nhận có thể kết nối trực tiếp với bạn khi cần. Bao gồm: họ tên, địa chỉ email, outlook, skype, số điện thoại, địa chỉ...
8. Kiểm tra lại toàn bộ Email.
Hãy đọc lại Email của bạn, kiểm tra lỗi chính tả và sử dụng từ ngữ. Nếu có điều gì không rõ, có thể khiến họ không muốn trả lời. Việc này giúp đảm bảo sự chính xác và chuyên nghiệp của Email.
Hy vọng rằng bài viết từ Mytour sẽ giúp bạn hiểu rõ cách viết Email một cách chuẩn, chuyên nghiệp, và áp dụng linh hoạt vào các trường hợp của bạn. Chúc bạn thành công!
