Bí Quyết Viết Email Xin Thực Tập

Trong thời đại số ngày nay, việc viết email xin thực tập đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Hãy cùng khám phá cách thức thực hiện điều này.

Tạo Một Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp. Trong giao tiếp thương mại điện tử, việc sử dụng địa chỉ email rõ ràng và chuyên nghiệp là rất quan trọng. Tránh sử dụng biệt danh hoặc các ký tự không cần thiết. Hãy tùy chỉnh địa chỉ email sao cho phù hợp với tên của bạn. Ví dụ: [email protected] sẽ là một lựa chọn tốt.

Tìm hiểu về doanh nghiệp. Trước khi nộp đơn xin thực tập, hãy tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp mà bạn muốn tham gia. Khám phá trang web của họ, hoặc đọc những bài báo liên quan. Nếu có sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, hãy trải nghiệm và tìm hiểu. Sử dụng thông tin này để viết đơn xin thực tập. Nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp và có thể trình bày điều đó một cách rõ ràng.

Tìm kiếm người có liên kết. Có một người có quan hệ trong doanh nghiệp bạn muốn thực tập sẽ rất hữu ích. Sử dụng các mạng xã hội như LinkedIn hoặc Facebook để tìm kiếm. Nếu tìm thấy liên kết, xem vị trí của họ trong doanh nghiệp. Lịch sự liên hệ để hỏi về phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại. Tìm lời khuyên về việc viết đơn xin thực tập.

Xác định người nhận thư. Thông tin tuyển dụng có ghi tên người liên hệ không? Nếu có, sử dụng tên và địa chỉ email của họ. Nếu không, liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp để biết ai chịu trách nhiệm cho quá trình tuyển dụng thực tập. Nếu không tìm thấy người phù hợp, gửi email cho một người có vị trí cao trong bộ phận nhân sự. Nếu đã có cuộc trò chuyện với ai đó trong doanh nghiệp, đề cập đến điều này ở phần mở đầu email.

Chủ đề rõ ràng và cụ thể. Đảm bảo email của bạn sẽ thu hút sự chú ý trong hộp thư đến. Ví dụ, bạn có thể viết: “Đơn xin Thực tập tại Công ty X: Nguyễn Văn A”. Nếu có yêu cầu cụ thể từ người tuyển dụng, hãy sử dụng chủ đề mà họ yêu cầu.

Xin chào người nhận một cách trang trọng. Trong dòng đầu tiên, tùy thuộc vào tên, chức vụ và giới tính của người liên hệ, bắt đầu email với 'Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị'. Không sử dụng 'Xin chào' hay 'Chào An'. Sử dụng ngôn từ trang trọng như khi viết thư chuyên nghiệp.

• Nếu không xác định được giới tính, chào người đó với tên đầy đủ. Ví dụ: 'Kính gửi Nguyễn Văn A'.

Tự giới thiệu. Giới thiệu tên và trạng thái học vấn hoặc công việc của bạn (ví dụ: sinh viên năm ba Đại học X, chuyên ngành Sinh học). Cho người nhận biết làm thế nào bạn biết về vị trí thực tập này, dù là qua internet, báo chí hoặc thông qua một mối quan hệ nào đó. Nếu có mối quan hệ chung, hãy đề cập sớm. Ví dụ: [Giám đốc chương trình/Giáo sư/v.v.], [chức vụ và tên], đã giới thiệu tôi với ông/bà/anh/chị.

Nêu thời gian bạn có thể thực tập. Cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc có thể, cũng như tính linh hoạt của chúng. Ví dụ, nếu bạn có thể thực tập vào kỳ thực tập mùa xuân và làm việc toàn thời gian vào mùa hè, hãy chia sẻ thông tin này. Mô tả số giờ mỗi tuần bạn có thể làm.

Nêu mục tiêu thực tập. Bạn thực tập để đạt được chứng chỉ không? Nếu có, chỉ ra rằng mục tiêu chính của bạn là trải nghiệm và trách nhiệm nghề nghiệp, chứ không phải là lương hay thù lao. Mô tả những kỹ năng bạn hy vọng học được từ vị trí này.

Chia sẻ sự ngưỡng mộ về công ty. Đề cập đến những điều bạn biết hoặc nghĩ rằng công ty đánh giá cao về chính mình. Tránh nhắc đến tin tức tiêu cực. Giữ tính tích cực trong email. Ví dụ: [Tên công ty] nổi tiếng với sự xuất sắc, và tôi thực sự ngưỡng mộ cam kết của quý công ty trong việc [tài trợ cho hoạt động chăm sóc miễn phí cho động vật bị bỏ rơi].

Giới thiệu về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Thông qua vài câu, chia sẻ thông tin về luận án, kinh nghiệm làm việc và những kỹ năng phù hợp mà bạn có. Minh chứng cho việc kiến thức của bạn có thể mang lại lợi ích cho công ty như thế nào. Đề cập đến công việc, hoạt động tình nguyện và trải nghiệm mà bạn đã có để chuẩn bị cho vị trí này. Nhấn mạnh cách bạn có thể đóng góp cho tổ chức. Nhà tuyển dụng cần tin rằng bạn có thể xử lý nhiệm vụ một cách hiệu quả.

• Mô tả kinh nghiệm làm việc bằng những từ mạnh mẽ. Thay vì viết: 'Tôi đã thực tập về tiếp thị trong hai năm', hãy nói rằng 'Là một thực tập sinh tiếp thị, tôi đã tạo ra nội dung sáng tạo, thiết kế quảng cáo in và điện tử cũng như quản lý truyền thông đại chúng cho một doanh nghiệp với 50 nhân viên'.
• Các kỹ năng có thể bao gồm truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện và nhiều điều khác.

Thảo luận về thành tựu học thuật hoặc hoạt động ngoại khóa. Viết về trình độ học vấn của bạn. Nếu bạn từng đảm nhận vai trò lãnh đạo, hãy mô tả nhiệm vụ và/hoặc thành tựu của bạn. Bạn đã chỉ đạo một ủy ban? Bạn đã huấn luyện một nhóm chưa? Hãy giữ những giải thích này ngắn gọn để không làm phân tán sự chú ý của người đọc.

• Thay vì sử dụng tính từ để mô tả bản thân, hãy đưa ra các ví dụ cụ thể, thể hiện phẩm chất của bạn. Thay vì nói 'Tôi là một sinh viên tham vọng', hãy viết 'Tôi luôn giữ vững vị trí trong top 10% của lớp'.

Thời điểm bạn sẽ liên hệ lại. Thảo luận về thời gian và cách thức bạn sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng để cập nhật tình trạng hồ sơ ứng tuyển của mình. Cung cấp thông tin liên hệ như tên, địa chỉ email, số điện thoại và thời gian bạn có sẵn để liên lạc. Bạn có thể viết: Công ty có thể liên hệ với tôi qua điện thoại và email. Nếu công ty không tiện gọi lại, tôi sẽ liên hệ lại vào [thứ Hai tới].

Kết thúc email. Cảm ơn quý vị đã dành thời gian đọc thông tin của tôi. Kết thúc với lời chào thân mật như 'Tôi xin thành thực cảm ơn'. Nếu đã có cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại, bạn có thể kết thúc với lời chào như 'Trân trọng'. Tránh việc sử dụng 'Cảm ơn' hoặc 'Tạm biệt' để kết thúc một email trang trọng. Hãy sử dụng tên đầy đủ khi ký tên, ví dụ: Nguyễn Văn A thay vì chỉ là A.

Xem xét việc đính kèm trong email. Không nên đính kèm CV khi gửi email xin thực tập. Trừ khi công ty đang tìm kiếm thực tập sinh, họ có thể không muốn mở các tệp đính kèm của bạn, đặc biệt nếu có chính sách riêng về việc này. Nếu yêu cầu bắt buộc gửi CV, hãy gửi ở định dạng PDF (thay vì Word - với Word, định dạng có thể bị thay đổi khi mở trên các máy khác).

• Một số công ty có thể rõ ràng thể hiện họ không mở các tệp đính kèm trong email. Trong trường hợp đó, hãy kết hợp thư giới thiệu và CV trong nội dung email. Đảm bảo bạn sử dụng khoảng cách để phân biệt giữa hai tài liệu, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra chúng.

Theo dõi như đã hứa. Nếu không nhận được phản hồi từ công ty, hãy gửi email tiếp theo hoặc tốt hơn là gọi điện. Bạn có thể viết: Kính gửi ông Lê A, tôi tên là [tên] và tôi viết email này sau khi đã gửi email đến ông vào tuần trước về vị trí thực tập (mùa thu). Tôi rất mong được thảo luận về cơ hội này. Tôi xin thành thực cảm ơn, Nguyễn Văn A.

• Đính kèm thư giới thiệu sẽ làm cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, bởi email thường là phương tiện giao tiếp cá nhân, không chính thức. Nếu bạn gửi thư giới thiệu, thông điệp trong email nên ngắn gọn nhưng trang trọng, đề cập đến tên của nhà tuyển dụng, tự giới thiệu bản thân, vị trí bạn đang ứng tuyển và nêu rõ rằng CV và thư giới thiệu của bạn đính kèm trong email. Ký tên và cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
• Đừng để email của bạn trở nên giống như một mẫu email. Hãy tùy chỉnh mỗi email bạn gửi đi để công ty biết rằng bạn không gửi đại lượng hồ sơ một cách bừa bãi để tìm kiếm thực tập.