Buzz
Thông tin phản hồi là rất cần thiết để hỗ trợ nhân viên hoặc học sinh tiến bộ hơn. Phản hồi không chỉ quan trọng mà còn là yêu cầu hàng đầu trong các doanh nghiệp và trường học. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang quản lý nhân viên hoặc đảm nhận vai trò hướng dẫn người khác. Trong thời đại hiện nay, với sự gia tăng của việc làm từ xa và giao tiếp trực tuyến, việc viết phản hồi qua email ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu bạn đang giám sát nhân viên, bạn có thể viết phản hồi trong quá trình đánh giá năng lực. Nếu bạn là giáo viên, việc đưa ra phản hồi cho học sinh là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của bạn.
Các bước
Viết Phản hồi cho nhân viên qua Email
Xác nhận mục đích của việc gửi email. Bạn có thể ghi lý do trong phần tiêu đề hoặc trong nội dung của email. Thông thường, tốt nhất là để người nhận biết họ sẽ nhận được thông tin gì từ email chỉ từ cái tiêu đề.
- Ví dụ như, “Phản hồi về đề xuất dự án – Một bước khởi đầu xuất sắc!”
Thể hiện sự tôn trọng từ đầu. Điều này sẽ làm người nhận cảm thấy được đánh giá và tôn trọng. Nó cũng tạo ra một môi trường tích cực cho phản hồi tiếp theo.
- Hãy bắt đầu bằng câu như thế này, “Xin chào, tôi hy vọng bạn đã có một ngày tốt lành!”
Chấp nhận nỗ lực của họ. Điều này thể hiện sự biết ơn và động viên. Người nhận sẽ cảm thấy được đánh giá và khích lệ hơn.
- Bạn có thể nói, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức để hoàn thành công việc này. Bạn đã làm rất tốt!”.
Đặt điểm tích cực lên hàng đầu. Nó giúp làm dịu đi phần phản hồi tiêu cực sau này và tạo động lực cho người nhận tiếp tục cải thiện.
- Hãy nói, “Tôi thực sự đánh giá việc bạn đã làm. Có một số điều bạn đã làm tốt, đặc biệt là...”.
Thể hiện phản hồi tiêu cực theo hình thức lời khuyên. Điều này giúp người nhận chấp nhận phản hồi một cách dễ dàng hơn và tạo ra một không gian để cải thiện.
- Bạn có thể viết, “Một gợi ý từ tôi là loại bỏ một số nội dung không cần thiết trong bài viết để tăng tính mạch lạc” hoặc “Có thể làm rõ hơn một số điểm để tránh sự hiểu lầm”.
Giải thích nguyên nhân của phản hồi tiêu cực. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về lý do tại sao phải thực hiện thay đổi và cải thiện.
- Hãy nói, “Chúng ta cần cập nhật dự án để đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, chúng ta cần thêm thông tin chi tiết hơn”.
- Nếu cần, bạn cũng có thể cung cấp ví dụ cụ thể về tình huống, như “Lý do tôi nghĩ vậy là vì...” để làm rõ hơn.
Đề xuất giải pháp cho vấn đề. Phản hồi sẽ hiệu quả hơn nếu kèm theo các giải pháp cụ thể. Cung cấp danh sách các biện pháp khắc phục để họ thực hiện.
- Bạn có thể gợi ý, “Hãy sử dụng màu sắc trung tính và tránh sử dụng hiệu ứng chuyển tiếp trong bài thuyết trình tiếp theo. Điều này sẽ giữ sự chú ý của khán giả tốt hơn”.
- Hoặc có thể đặt câu hỏi, “Bạn có suy nghĩ về cách cải thiện tài liệu không?”. Điều này sẽ giúp họ suy nghĩ ra các giải pháp khả thi.
Nhắc nhở về hậu quả có thể xảy ra. Thông báo về những tác động tiềm ẩn của vấn đề sẽ giúp họ hiểu được tầm quan trọng của việc cải thiện.
- Ví dụ, “Có thể làm mất khách hàng nếu chúng ta không cải thiện lỗi giấy tờ”.
- Hoặc “Có thể bị loại khỏi dự án nếu không cải thiện tài liệu”.
Kết thúc với sự hỗ trợ và giải thích. Kết thúc một cách thân thiện và mở cửa để họ có thể yêu cầu sự giải thích thêm nếu cần.
- Hãy viết, “Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ với tôi để được hỗ trợ”.
Viết phản hồi trong đánh giá năng lực
Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho đánh giá. Bạn cần mục tiêu để đánh giá nhân viên. Hãy nói với họ mục tiêu của bạn để họ hiểu được mục đích của đánh giá.
- Ví dụ, “Chúng tôi đang đánh giá để xác định nhu cầu phát triển cá nhân của bạn”.
- Hoặc “Chúng tôi đang đánh giá để quyết định về chương trình phát triển nghề nghiệp sẽ hỗ trợ công ty nhất”.
Đánh giá lại phản hồi trước đó về họ. Kiểm tra phản hồi trước đó, xem họ đã áp dụng để cải thiện không. Khen ngợi nếu họ đã làm điều đó, phê phán nếu họ đã bỏ qua.
- Nếu họ đã hành động theo phản hồi trước đó, đây là điểm tích cực.
- Nếu không, thảo luận vấn đề và thiếu tự giác của họ trong việc không sử dụng phản hồi.
Giải thích phản hồi tích cực, có ví dụ cụ thể. Bắt đầu bằng khen ngợi, nêu rõ thành tích của họ. Hãy trung thực và đưa ra cả tích cực và tiêu cực.
- Hãy đưa ra ví dụ, ví dụ như “Họ đã tự nguyện làm trưởng dự án và thể hiện kỹ năng lãnh đạo tốt”.
- Khuyến khích hành động tích cực.
Phê bình xây dựng, có ví dụ cụ thể. Tập trung vào lợi ích cho công ty hoặc mục tiêu công việc. Nêu rõ vấn đề và lý do làm vậy.
- Cung cấp ví dụ cụ thể như “Quên phần dự thảo ngân sách làm chậm dự án” hoặc “Chỉ đạt được 2 tài khoản trong khi mục tiêu là 6”.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho giai đoạn tiếp theo. Giúp họ hiểu mục tiêu của công ty và tập trung vào điều đó. Đảm bảo buổi đánh giá tiếp theo sẽ tập trung vào mục tiêu này.
- Mục tiêu cần cụ thể, chẳng hạn như “Bán được 4 sản phẩm mỗi ngày” hoặc “Tăng cường giao tiếp với khách hàng”.
- Đảm bảo buổi đánh giá tới sẽ tập trung vào mục tiêu này.
Đề xuất cơ hội phát triển nghề nghiệp. Đề xuất các cơ hội phát triển dựa trên phản hồi trước đó và mục tiêu nghề nghiệp của họ.
- Cởi mở với các đề xuất sau khi thảo luận đánh giá.
- Cân nhắc mục tiêu nghề nghiệp của họ và đề xuất phù hợp.
Kết thúc với lời động viên. Dù đánh giá có tích cực đến đâu, ai cũng cần động viên thay vì chỉ nhắc nhở về những lỗi. Lời động viên sẽ thúc đẩy họ hơn làm họ nản chí.
- Ví dụ, “Dù gặp khó khăn, nhưng bạn đã hoàn thành công việc rất tốt bằng cách điều chỉnh khối lượng công việc của mình. Chúng tôi rất hài lòng và hy vọng sẽ thấy nhiều thành công hơn từ bạn trong tương lai”.
Khuyến khích phản hồi từ người nhận. Hãy yêu cầu họ phản hồi sau khi thảo luận hoặc cung cấp mẫu phản hồi. Phản hồi sẽ hiệu quả hơn khi họ có thể tham gia và tổng hợp thông tin mà không có sự hiện diện của bạn.
- Hỏi họ về ý kiến, ví dụ như “Bạn nghĩ tôi cần cải thiện điều gì trong cách tôi đưa ra phản hồi?” và “Thông tin phản hồi có hữu ích không?”
Phản hồi cho học sinh
Tập trung vào việc học. Phản hồi nên hướng dẫn học sinh cải thiện thay vì chỉ phê bình. Hãy xem phản hồi như là sự hướng dẫn.
- Đưa ra phản hồi về các bài tập như làm văn, thuyết trình, và dự án.
Cung cấp phản hồi về nội dung và cấu trúc. Cả nội dung và cấu trúc đều quan trọng, và học sinh cần biết cách cải thiện cả hai. Điều này đặc biệt quan trọng nếu một học sinh làm tốt ở một phần nhưng không ở phần còn lại.
- Nếu bạn nhận xét bài thuyết trình hoặc dự án, hãy đưa ra phản hồi cho từng phần của bài tập.
- Ví dụ, bài thuyết trình sẽ nhận được nhận xét về nội dung cũng như kỹ năng nói trước đám đông, trong khi dự án có thể nhận được nhận xét về nội dung, tính sáng tạo và kỹ năng trình bày.
Phân biệt phản hồi tích cực và tiêu cực cụ thể. Thay vì chỉ nói chung chung, hãy chỉ ra điểm mạnh và yếu cụ thể của học sinh.
- Ví dụ, “Bài làm của em rõ ràng, viết sắc sảo và tuân thủ yêu cầu. Nhưng các câu chủ đề cần cải thiện vì chúng không phản ánh luận điểm”.
- Hoặc đề xuất như thế này, “Ý tưởng của em phát triển tốt, nhưng cần hướng dẫn về cách sử dụng dấu phẩy và hoàn thiện các câu chưa đủ”.
Đề xuất cách cải thiện thay vì chỉ sửa lỗi. Thay vì chỉ ghi lỗi, hãy chỉ ra vấn đề và đề xuất cách cải thiện.
- Ví dụ, “Em dùng quá nhiều dấu phẩy. Thầy đề xuất em xem lại quy tắc sử dụng dấu phẩy và tránh các lỗi dùng dấu phẩy. Em có thể đến gặp thầy để xem xét vấn đề này cùng nhau”.
Xác định ưu tiên cho bài tập tiếp theo. Đưa ra điểm cụ thể để học sinh biết cần tập trung vào điều gì.
- Ví dụ, “Thầy muốn em tập trung vào việc sử dụng thể chủ động và tránh các câu chưa hoàn chỉnh”.
Giới hạn phản hồi cho một phần nếu có vấn đề về thời gian. Hãy tập trung vào điểm đang được đánh giá để không khiến học sinh cảm thấy bị áp lực.
- Có thể bạn cần đánh dấu phần được nhận xét.
- Trước khi gửi lại bài tập, hãy thông báo rằng chỉ đánh giá một phần của nó.
- Hoặc cho học sinh chọn phần họ muốn nhận phản hồi.
Tránh áp lực cho học sinh. Bắt đầu từ những chỉnh sửa cơ bản và tập trung vào mục tiêu học tập.
- Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với các câu chưa hoàn chỉnh và từ chưa biết cách viết đúng.
- Hoặc chỉ tập trung vào mục tiêu học tập của bài tập.
Khích lệ học sinh không ngừng nỗ lực. Kết thúc bằng lời động viên tích cực, khích lệ họ không ngừng nỗ lực. Bạn có thể nhắc đến những tiến bộ trước đó của học sinh, tạo động lực để họ tiếp tục phấn đấu cao hơn.
- Ví dụ, “Sau khi thấy học sinh đã có những tiến bộ đáng kể trong quá trình học, thầy tin rằng học sinh sẽ hoàn thành bài tập xuất sắc theo hướng dẫn. Thầy rất mong được đọc bài luận tiếp theo của học sinh!”
