Bí quyết Viết thư Chuyên nghiệp

Đánh giá mức độ Trang trọng của Thư Cách bạn viết thư phụ thuộc vào mức độ quan trọng của người nhận.

• Nếu viết cho người có vị trí quan trọng như quan chức, nhà tuyển dụng hoặc giáo viên, hãy sử dụng ngôn từ trang trọng.
• Nếu viết cho đồng nghiệp hoặc người không quá quen thuộc, sử dụng ngôn từ trung tính nhưng lịch sự.

Xác định Thư gửi bằng tay hay điện tử Cách bạn gửi thư cũng phản ánh mức độ trang trọng.

• Những bức thư quan trọng thường được viết và gửi qua đường bưu điện.
• Thư điện tử thích hợp cho những trường hợp cần truyền đạt nhanh chóng.
• Nếu không chắc chắn, hãy gọi điện hỏi ý kiến trước khi gửi.

Sử dụng phong bì hoặc in địa chỉ lên đầu thư (chỉ với những bức thư quan trọng). Nếu bạn muốn bức thư trở nên chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng phong bì có in sẵn tên doanh nghiệp của bạn hoặc thiết kế đề thư bằng phần mềm soạn thảo văn bản. Nếu không, chỉ cần viết đầy đủ địa chỉ của bạn là đủ. Địa chỉ đường/phố nên được ghi ở dòng đầu tiên, còn tỉnh, thành phố và mã bưu chính nên được ghi ở dòng thứ hai.

Ghi ngày tháng (cho mọi loại thư). Sau khi ghi địa chỉ, xuống dòng một lần và viết ngày tháng. Hoặc bạn có thể viết ngày tháng trước cũng được, nhưng nhớ căn lề trái như khi ghi địa chỉ.

• Ngày tháng nên được viết đầy đủ, ví dụ: “Ngày 19 tháng 9 năm 2014” hoặc “19/9/2014”.
• Nếu là bức thư không quan trọng hoặc thư điện tử, bạn có thể bỏ qua việc ghi ngày tháng vì thời gian đã được ghi trong thư điện tử.

Ghi tên, chức vị và địa chỉ của người nhận (chỉ áp dụng cho những bức thư quan trọng). Sau khi ghi ngày tháng, xuống dòng một lần và ghi tên của người nhận kèm theo chức vị, tên công ty hoặc tổ chức (nếu có), địa chỉ và mã bưu chính.

• Đối với thư điện tử, thông tin này không cần thiết.
• Trong trường hợp thư không quan trọng hoặc trang trọng một phần, thông tin này cũng không cần viết trên thư mà chỉ cần ghi lên phong bì.
• Nếu không biết tên người nhận cụ thể, chỉ cần ghi tên công ty hoặc tổ chức cùng địa chỉ là đủ.

Bắt đầu bức thư bằng lời chào hỏi. Cách chào phụ thuộc vào mức độ quan trọng và mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Một số trường hợp thường gặp là:

• Đối với những bức thư không gửi cho cá nhân cụ thể nhưng có quan trọng, bạn có thể sử dụng câu chào “Kính gửi các bên liên quan:” kết thúc bằng dấu hai chấm ở sau chữ “liên quan”.
• Nếu chỉ biết giới tính của người nhận mà không biết tên, bạn có thể sử dụng “Kính thưa ông/bà” hoặc “Thưa ông bà”. Tuy nhiên, cẩn thận với cách xưng hô này để tránh gây hiểu nhầm.
• Đối với các trường hợp trang trọng và bạn đã biết tên người nhận, cách chào mừng an toàn nhất là “Kính thưa ông/bà…”. Nếu cảm thấy quá trực tiếp, bạn có thể ghi tên người nhận một cách nhã nhặn hơn và kết thúc bằng một dấu phẩy (ví dụ như “Bà A thân mến,….”).
• Trong trường hợp không cần quá trang trọng, bạn có thể sử dụng các câu chào thông thường như “Xin chào,” hoặc “Hi”.

Ghi tên người nhận sau lời chào hỏi.

• Trong trường hợp trang trọng, sử dụng các chức vị như “Tiến sỹ”, “Giáo sư”, “Ông”, “Bà”… hoặc các chức vị quân đội hoặc chính phủ. Sau đó là họ của người nhận.
• Đối với thư trang trọng một phần, hãy xem xét việc gọi tên người nhận một cách thân thiện hơn nhưng vẫn sử dụng các từ chỉ chức vị để đảm bảo tính lịch sự.
• Trong những thư không trang trọng, bạn có thể sử dụng tên của người nhận mà không cần ghi thêm gì. Nhưng ngoại trừ trường hợp gửi cho người lớn tuổi trong gia đình, bạn có thể sử dụng “Ông” hoặc “Bà”.

Bắt đầu viết thư. Nếu đang viết trên máy tính, hãy xuống dòng để bắt đầu, còn nếu viết tay thì chỉ cần xuống dòng thôi.

• Nếu là thư cá nhân, hãy bắt đầu bằng việc hỏi thăm sức khỏe. Thông thường, bạn có thể viết “Dạo này bạn khỏe chứ?” hoặc “Mong bạn luôn mạnh khỏe.”
• Nếu viết với mục đích kinh doanh hoặc trường hợp quan trọng khác, hãy đi thẳng vào vấn đề. Thời gian quý báu, và bạn không muốn làm phí thời gian của người nhận thư.

Quyết định nội dung cần trao đổi trong thư. Mục đích chính của thư là truyền đạt thông tin. Vì vậy, trước khi viết, hãy suy nghĩ xem người đọc sẽ nhận được thông tin gì. Có cần thông tin về giá cả hay chỉ muốn thể hiện lòng biết ơn, sự nhớ nhung, hoặc cảm ơn về món quà sinh nhật... Dù là thông tin gì đi nữa, hãy tập trung vào nó.

• Đồng thời, bạn cũng cần biết những gì “không nên” viết. Một bức thư viết trong cơn giận dữ với các câu từ căng thẳng không nên được gửi đi. Nếu đã viết ra một bức thư như vậy và do dự không biết có nên gửi không, hãy để nó qua một vài ngày đã – có thể bạn sẽ thay đổi ý kiến!

Bắt đầu viết thư. Mỗi phần nên tập trung vào một ý chính. Đảm bảo bạn sử dụng đúng dấu câu, chính tả và ngữ pháp.

Đọc lại thư trước khi gửi đi. Trước khi gửi, hãy đọc và kiểm tra thư một vài lần để đảm bảo nội dung truyền đạt đúng những gì bạn muốn, và không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong các phần mềm soạn thảo hoặc nhờ một người bạn kiểm tra giúp và thực hiện một số thay đổi nếu cần thiết.

Sử dụng lời kết thư. Đây là cách thiết lập mối quan hệ mới với người nhận. Sau khi viết phần kết thư, hãy xuống dòng để viết câu kết thúc.

• Đối với thư quan trọng, bạn có thể sử dụng “Chân thành cảm ơn”, “Rất hân hạnh” hoặc “Chúc ông/bà một ngày tốt lành”.
• Trong trường hợp thư không quá trọng trang, bạn có thể sử dụng các câu kết thúc ngắn gọn như trên hoặc “Thân ái” hay “Chúc may mắn”.
• Đối với thư thông thường, lời kết thúc nên phản ánh mối quan hệ với người nhận. Nếu gửi cho người yêu, bạn có thể viết “Yêu em” hoặc “Yêu mọi người nhiều.”, vv.
• Nếu bạn muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với mối quan hệ, bạn có thể sử dụng cách kết thúc cổ điển giống như lúc bạn viết thư quan trọng (hoặc nếu gửi cho người bạn thân mà bạn trân trọng). Biến câu kết thúc thành một phần của nội dung. Ví dụ, sau câu này, bạn có thể viết “Chân thành cảm ơn.”. Bằng cách này, bạn đã kết nối câu kết thúc với phần trên. Không chỉ có một cách, hãy sáng tạo ra những cách kết thúc thú vị hơn.

Kết thúc với chữ ký. Cách ký tên phụ thuộc vào loại thư mà bạn viết.

• Đối với thư viết trên máy tính, phần ký tên thường cách khoảng 4 dòng sau dòng kết thúc thư và ngay dưới tên của bạn. Sử dụng mực xanh hoặc đen để ký vào giữa 2 dòng đó.
• Trong trường hợp gửi thư điện tử quan trọng, gõ tên đầy đủ của bạn ngay sau dòng kết thúc thư.
• Bạn có thể thêm chức vị sau tên của mình nếu muốn. Ví dụ, nếu bạn muốn người nhận biết bạn là giáo sư, bạn có thể viết là “Giáo sư A”.
• Đối với thư quan trọng một phần, bạn có thể sử dụng tên hoặc tên đầy đủ tùy ý. Bạn có thể ký rồi ghi rõ tên như trong thư quan trọng, hoặc chỉ ký mà không cần ghi tên.
• Đối với thư thông thường, không cần viết tên sau khi ký. Đối với thư điện tử, ghi tên cuối thư; đối với thư viết tay, chỉ cần ký tên.

Nếu bạn muốn bổ sung sau khi đã ký tên, hãy sử dụng “P.S” (Postscript) và sau đó viết vài dòng nội dung muốn thêm vào.

• Trong trường hợp vẫn còn điều muốn nói, hãy sử dụng “P.P.S” (Post Postscript). Chỉ sử dụng khi bạn muốn bổ sung lần thứ hai cho một phần trong thư.

Gấp thư (tùy ý). Nếu gửi thư bằng bưu điện, hãy gấp bức thư thành ba phần. Đầu tiên, gấp phần dưới bức thư lên 1/3 tờ giấy, sau đó gấp phần đầu bức thư xuống sao cho khớp với mép phía dưới. Gấp thư như vậy sẽ giữ cho bức thư gọn gàng trong phong bì.

Ghi địa chỉ lên phong bì (tùy ý). Ở giữa phong bì, tính cả chiều ngang và chiều dọc, là nơi bạn ghi địa chỉ của người nhận, ghi như sau:

• Ông Nguyễn Văn A
• 123 Đường Võ Thị Sáu
• Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Viết địa chỉ phản hồi lên phong bì (tùy ý). Nếu bưu điện không thể chuyển thư của bạn đi vì lý do nào đó, họ sẽ trả lại thư về địa chỉ phản hồi mà không thu thêm bất kỳ phí nào. Cách ghi tương tự như khi ghi địa chỉ của người nhận (đã hướng dẫn ở trên).

• Bạn có thể viết thư để bày tỏ lòng biết ơn, sự đồng cảm, yêu thương, hóm hỉnh, quan tâm và các cảm xúc khác.
• Luôn luôn tập trung vào mục đích bạn viết thư cho người nhận.
• Sau câu chào luôn luôn có dấu phẩy.
• Tránh đưa thông tin thừa, không cần thiết vào thư. Nhất là khi bạn viết với mục đích kinh doanh.
• Hãy là một người có lý lẽ và lịch sự khi viết thư than phiền – Làm như vậy, cơ hội bạn nhận được phản hồi tích cực từ người nhận sẽ cao hơn.
• Khi in thư, hãy chọn loại giấy dày hơn loại dùng để photocopy thông thường.
• Nếu gửi những bức thư điện tử trang trọng hoặc trang trọng một phần, hãy chắc chắn rằng nội dung phải mang tính tôn trọng cao nhất. Một bức thử gửi cho đồng nghiệp sẽ ít trang trọng hơn gửi cho Chủ tịch Hội đồng.
• Viết thư bằng mực xanh hoặc đen.
• Mỗi đoạn trong thư chỉ được nêu lên một vấn đề chính.
• Phải làm rõ ý mình nói, tránh mơ hồ.
• Hãy viết một bức thư có tính lan tỏa thông tin.
• Quan điểm của bạn trong thư phải rõ ràng và chính xác. Có thể thêm vài lời giải thích sau khi nêu quan điểm, nhưng tránh dài dòng. Chỉ nên là những thông tin cần thiết đặc biệt cho các bức thư trang trọng.

• Viết hoặc vẽ lên bì thư sẽ khiến bức thư có nguy cơ bị trả lại. Nếu muốn trang trí cho bức thư hoặc dán đề can, hãy làm ở mặt sau bức thư.