Buzz
Bạn muốn viết một lá thư công việc chuyên nghiệp và lịch sự? Hầu hết các loại thư công việc thường có cấu trúc sẵn và dễ bắt chước, bạn chỉ cần thay đổi nội dung. Thư công việc luôn cần có ngày tháng, thông tin về người gửi và người nhận, cùng với những đoạn văn bản cần thiết. Để viết thư công việc hoàn hảo, hãy tuân thủ các bước dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với tiêu chuẩn của công ty bạn.
Các Bước
Bắt Đầu Thư
Hiểu Rõ Định Dạng. Bất kể nội dung thư của bạn là gì, bạn cần tuân thủ một số quy định về hình thức của thư. Thư công việc cần được gõ bằng máy và sử dụng font chữ phổ biến như Arial hoặc Times New Roman. Bạn nên tạo đoạn mới bằng cách bấm phím “Enter” hai lần. Không thụt lề đoạn văn bản.
- Giữ lề khoảng 2 cm ở cả hai bên của thư.
- Thư công việc qua email cũng nên sử dụng font chữ thông thường và màu sắc đơn giản như đen hoặc trắng.
Lựa chọn giấy phù hợp. Khi in thư công việc trên giấy kích thước 22cm x 28cm (khổ “letter size”), nếu không ở Mỹ, bạn có thể sử dụng giấy kích thước A4. Các hợp đồng dài có thể in trên giấy kích thước 22cm x 36cm (khổ “legal size”).
- Khi in thư để gửi đi, nên chọn giấy có tiêu đề của công ty để tạo sự chuyên nghiệp và đồng thời hiển thị logo và thông tin liên hệ của công ty bạn.
Cung cấp thông tin về công ty của bạn. Hãy cung cấp tên và địa chỉ của công ty, mỗi phần trên một dòng riêng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc làm tự do, bạn có thể dùng tên của mình hoặc viết tên của bạn phía trên tên công ty.
- Nếu công ty có giấy tiêu đề riêng, bạn có thể sử dụng nó thay vì viết tên và địa chỉ của công ty.
- Khi tự viết địa chỉ, hãy căn phải hoặc căn trái phía trên trang giấy, tuỳ thuộc vào sự ưu tiên của bạn và công ty.
- Trong trường hợp gửi thư ra nước ngoài, hãy viết tên quốc gia bằng chữ in hoa.
Thêm thông tin về ngày tháng. Viết ngày tháng một cách đầy đủ sẽ tạo sự chuyên nghiệp nhất. Ví dụ, bạn có thể viết 'Ngày 01 tháng Tư năm 2012' hoặc 'Ngày 01 tháng 04 năm 2012'. Ngày tháng nên căn trái và đặt phía dưới địa chỉ của người gửi một vài dòng.
- Nếu thư viết trong vài ngày, hãy sử dụng ngày mà bạn hoàn thành thư.
Cung cấp thông tin về người nhận. Hãy viết đầy đủ tên của người nhận, chức danh (nếu có), tên công ty và địa chỉ nhận thư, mỗi thông tin trên một dòng. Nếu cần, bạn có thể thêm số tham chiếu. Thông tin người nhận nên được căn trái và đặt phía dưới ngày tháng một vài dòng.
- Luôn tốt nhất là gửi thư cho một người cụ thể để họ có thể trả lời. Nếu không biết tên người nhận, hãy tìm hiểu trước. Bạn có thể gọi điện đến công ty để xác định chính xác tên và chức danh của họ.
Chọn lời chào phù hợp. Lời chào là điểm nhấn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thư, và lựa chọn lời chào phụ thuộc vào việc bạn có biết người nhận hay không, mối quan hệ với họ và tính chất của thư. Dưới đây là một số lựa chọn:
- 'To Whom It May Concern' (Gửi đến ai quan trọng) chỉ khi bạn không biết ai là người nhận, đặc biệt là người bạn muốn gửi thư tới.
- Nếu không rõ người nhận, bắt đầu bằng 'Kính gửi Quý Ông/Quý Bà' là lựa chọn an toàn.
- Bạn cũng có thể sử dụng chức danh và tên của người nhận, ví dụ 'Kính gửi TS. Smith' (Tiến sĩ Smith).
- Nếu bạn quen biết người nhận và có mối quan hệ thân thiết, hãy gọi tên họ, như 'Chào Susan' (Susan thân mến).
- Nếu không chắc chắn về giới tính của người nhận, đơn giản là ghi tên đầy đủ, như 'Chào Kris Smith'.
- Đừng quên thêm dấu phẩy sau lời chào hoặc dấu hai chấm sau “To Whom It May Concern”.
Soạn Nội dung Thư
Đi thẳng vào vấn đề. Thời gian là tiền bạc, như câu nói nổi tiếng, đa số doanh nhân đều tránh lãng phí thời gian. Vì vậy, nội dung thư cần ngắn gọn và chuyên nghiệp. Viết thư sao cho người nhận có thể đọc nhanh và hiểu ý bạn ngay từ đoạn mở đầu. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với 'Tôi viết thư này để...' và phát triển ý từ đó.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp, câu văn dài hoặc lời lẽ rườm rà – hãy truyền đạt ý kiến của bạn một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể.
- Thuyết phục người đọc. Đa phần mục đích của việc viết thư là thuyết phục người đọc hành động nào đó: thay đổi suy nghĩ, sửa đổi sai lầm, gửi tiền hoặc thực hiện một hành động nào đó. Hãy thuyết phục họ bằng cách diễn đạt ý kiến một cách thuyết phục để họ làm điều bạn mong muốn.
Sử dụng đại từ cá nhân. Tốt nhất là sử dụng các đại từ cá nhân như “Tôi”, “chúng tôi” và “bạn” trong thư của bạn. Tự xưng là “Tôi” và gọi người đọc là “bạn”.
- Lưu ý nếu bạn viết thư thay mặt cho một tổ chức. Nếu bạn nói về triển vọng phát triển của công ty, hãy sử dụng “chúng tôi” để người đọc biết bạn đại diện cho công ty. Nếu bạn thể hiện ý kiến cá nhân, hãy dùng “Tôi”.
Viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Hãy để người đọc hiểu chính xác ý bạn muốn nói. Họ sẽ trả lời nhanh chóng nếu bạn diễn đạt rõ ràng. Đặc biệt, nếu bạn muốn họ thực hiện một hành động cụ thể sau khi đọc thư của bạn, hãy nói điều đó với họ. Diễn đạt ý kiến của bạn một cách ngắn gọn nhất có thể.
Sử dụng câu chủ động. Khi mô tả một tình huống hoặc đưa ra một yêu cầu, hãy sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động. Câu bị động có thể làm mất đi sự rõ ràng và không định rõ người thực hiện. Ngoài ra, câu chủ động thường sắp xếp cấu trúc logic và diễn đạt ý một cách thẳng thắn hơn. Ví dụ:
- Câu bị động: Kính râm không được thiết kế hoặc sản xuất với sự chú ý đến độ bền của chúng.
- Câu chủ động: Công ty của bạn thiết kế và sản xuất kính râm mà không chú ý đến độ bền của chúng.
Có thái độ cởi mở phù hợp. Thư là giao tiếp giữa con người và con người, vì vậy tránh viết thư quá cứng nhắc nếu có thể. Bạn không thể xây dựng mối quan hệ mới từ một bức thư không cá nhân và thiếu tính cởi mở. Hãy giữ một giọng điệu nghiêm túc nhưng thân thiện và hướng đến.
- Nếu bạn biết rõ người nhận, hãy gửi lời chúc tốt đẹp tới họ một cách thân mật.
- Sử dụng trực giác của bạn để quyết định mức độ tự nhiên của bản thân. Một chút hài hước có thể giúp bạn đạt được thương vụ thành công, nhưng cẩn thận với việc đùa vì có thể gây nhầm lẫn.
Lịch sự và tế nhị. Dù bạn viết thư để phàn nàn hay bày tỏ lo ngại, hãy luôn lịch sự. Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận và trình bày ý kiến của bạn một cách hợp lý để họ cảm thấy bạn luôn sẵn lòng hỗ trợ.
- Ví dụ, bạn có thể phản ánh sự thất vọng của mình một cách nhã nhặn: “Tôi rất tiếc về chất lượng của sản phẩm kính râm và sẽ tìm lời giải pháp từ các nhà sản xuất khác trong tương lai”.
Sử dụng mẫu giấy tiêu đề của trang phụ để viết thêm. Đa số thư công việc nên ngắn gọn trên một trang. Nhưng nếu nội dung bạn trình bày dài hơn, như hợp đồng hoặc vấn đề pháp lý, bạn có thể cần thêm một vài trang. Sử dụng mẫu giấy tiêu đề của trang phụ, thường bao gồm địa chỉ viết tắt và cùng loại giấy với giấy tiêu đề của trang đầu tiên.
- Đánh số trang ở trên cùng của trang phụ và các trang tiếp theo. Bạn cũng có thể thêm tên người nhận và ngày tháng.
Tóm tắt nội dung. Ở đoạn văn cuối cùng, tóm tắt những điểm chính và nêu rõ các bước trong kế hoạch hành động của bạn hoặc những gì bạn mong đợi từ người nhận thư. Hãy nhớ rằng người nhận có thể liên lạc lại với bạn để hỏi hoặc thảo luận, vì vậy hãy cảm ơn họ đã quan tâm đến bức thư và vấn đề của bạn.
Kết thúc Thư
Lựa chọn cách kết. Câu kết, như lời chào, thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc của bức thư. 'Trân trọng' hoặc 'Trân trọng kính mến' thường là lựa chọn an toàn; bạn có thể xem xét các lựa chọn khác như 'Thân ái', 'Kính thư', 'Chúc mọi điều tốt lành' và 'Cảm ơn'. Đừng quên đặt dấu phẩy sau câu kết.
Ký tên. Để trống khoảng bốn dòng sau đó ký tên của bạn. Khi ký tên trên thư hoặc qua email, hãy scan chữ ký của bạn và đặt vào phần này. Chọn mực xanh hoặc đen cho chữ ký.
- Nếu bạn ký thay mặt cho ai đó, hãy viết “pp:” trước chữ ký của bạn. “pp” là viết tắt của “per procurationem” (tương đương với “thay mặt cho”).
Ghi tên và thông tin liên hệ. Dưới chữ ký của bạn, ghi tên đầy đủ, chức danh, số điện thoại, email và các cách liên hệ khác. Mỗi thông tin trên một dòng riêng.
Thêm tên viết tắt của người gõ máy. Nếu có người khác gõ máy thư thay bạn, hãy thêm tên viết tắt của họ dưới phần ký tên. Đôi khi, cả tên viết tắt của người viết thư cũng được thêm vào. Phân biệt rõ ràng giữa người viết thư và người gõ máy thư.
- Ví dụ, nếu chỉ thêm tên viết tắt của người gõ máy, viết chúng bằng chữ thường: hv
- Nếu thêm cả tên viết tắt của người viết thư, viết chúng bằng chữ in hoa và tên viết tắt của người gõ máy viết bằng chữ thường: TDT:hv. Bạn cũng có thể dùng dấu gạch chéo giữa hai tên viết tắt: TDT/hv.
Chú thích tài liệu đính kèm. Nếu có tài liệu đính kèm, ghi chú bên dưới thông tin liên hệ của bạn, với số lượng và loại tài liệu. Ví dụ, bạn có thể viết: 'Tài liệu đính kèm (2): sơ yếu lý lịch, brochure'.
- Bạn cũng có thể viết tắt “Tài liệu đính kèm” là “TĐK” hoặc “TD”.
Thêm người nhận. Khi gửi bức thư cho một người khác, hãy thêm tên họ vào thư. Bạn có thể sử dụng “cc:” dưới phần “Tài liệu đính kèm”, với tên và chức vụ của họ.
- Ví dụ, viết: “cc: Mary Smith, Phó Trưởng phòng Marketing”.
- Nếu muốn thêm người nhận thứ hai, chỉ cần viết tên họ phía dưới tên người đầu tiên mà không cần “cc:”.
Hoàn tất
Chỉnh sửa thư. Hình thức là rất quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng thư của bạn không có lỗi nhỏ nào. Bạn có thể sử dụng chức năng kiểm tra chính tả trên word hoặc đọc lại kỹ bức thư trước khi gửi.
- Hãy đảm bảo rằng bức thư của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Có đoạn nào dài hơn ba hoặc bốn câu không? Nếu có, hãy xem xét việc rút gọn.
- Nếu bức thư quan trọng, bạn có thể nhờ một người khác kiểm tra nhanh. Đôi khi chỉ mất vài giây để phát hiện ra những lỗi hoặc sử dụng từ không đúng.
Không ghim thư. Tránh sử dụng ghim thư nếu bức thư có nhiều trang. Sử dụng kẹp giấy ở phía trên bên trái để giữ trang thư được sắp xếp đúng.
Gửi thư. Nếu gửi qua bưu điện, hãy sử dụng bì thư công việc. Nếu có bì thư in logo công ty, hãy sử dụng bì thư đó. In địa chỉ và địa chỉ người nhận một cách rõ ràng. Gập bức thư thành ba phần và đảm bảo dán đủ tem trước khi gửi.
- Nếu viết địa chỉ tay không chuyên nghiệp, hãy sử dụng word để viết và in địa chỉ lên bì thư.
- Nếu bức thư quan trọng, bạn nên gửi qua chuyển phát nhanh.
- Nếu gửi qua email, chuyển thư sang định dạng HTML hoặc lưu dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng. Tuy nhiên, gửi thư bằng giấy sẽ tốt hơn.
Lời khuyên
- Sử dụng bút tốt khi ký tên trên thư.
- Đáp ứng nhanh chóng. Nếu không thể trả lời yêu cầu trong vòng một tuần, thông báo cho người gửi và cho họ biết khi nào sẽ có câu trả lời.
- Tập trung vào điều tích cực. Nêu những điều bạn có thể làm, không nêu những điều bạn không thể. Ví dụ, thay vì nói hết hàng, hãy nói sản phẩm đó đang được ưa chuộng nên tạm hết hàng. Hẹn ngày giao hàng sau.
- Nếu có nhiều nội dung, hãy liệt kê từng điểm.
- Liệt kê tất cả nội dung cần đề cập. Không cần quan tâm đến thứ tự.
- Với mỗi điểm, nêu rõ từ khóa, ví dụ, và thông tin cụ thể.
- Đảm bảo nội dung phù hợp với mục đích và người đọc.
- Cắt bỏ những thông tin không liên quan.
- Xếp thông tin theo thứ tự hợp lý cho người đọc.
Cảnh báo
- Tránh nịnh bợ người nhận thư. Một ít khen ngợi có thể, nhưng tránh quá mức. Người đọc có thể cảm thấy bạn nịnh bợ, không phải với năng lực của bạn.
- Tránh sử dụng giọng văn cộc lốc và áp đặt. Nhớ rằng, bạn đang xây dựng hoặc duy trì một mối quan hệ chuyên nghiệp.
