Buzz
Nếu bạn muốn một ai đó tài trợ cho sự kiện hoặc công việc nào đó mà bạn đang làm, bạn cần viết một lá thư mời tài trợ. Lá thư của bạn không chỉ cần thuyết phục được người tài trợ rằng bạn xứng đáng nhận được sự đóng góp mà còn phải nêu rõ những lợi ích mà họ sẽ nhận được. Một lá thư mời tài trợ chân thành và hợp lý là yếu tố quyết định cho việc bạn có thể thu được sự giúp đỡ hay không.
Các Bước
Chuẩn Bị Trước Khi Xin Tài Trợ
Xác Định Rõ Mục Tiêu. Trước khi viết lá thư xin tài trợ, bạn cần xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được với nó. Bạn muốn thể hiện điều gì? Bạn cần tài trợ cho hoạt động gì và tại sao nó quan trọng? Lưu ý rằng một lá thư mời tài trợ cần phải rõ ràng và tập trung vào điểm chính, còn không sẽ không hiệu quả. Hiểu được lý do tại sao bạn cần đạt được mục tiêu đó cũng là một yếu tố quan trọng. Thuyết phục người tài trợ về lý do tại sao họ nên đóng góp tiền hoặc thời gian của mình là rất quan trọng.
Tạo danh sách các nhà tài trợ. Ai có thể hỗ trợ cho sự kiện của bạn? Có thể một doanh nhân sẽ ủng hộ bạn vì lợi ích cá nhân hoặc một tổ chức phi lợi nhuận đã từng hỗ trợ cho các hoạt động tương tự. Hãy xem xét kỹ lưỡng ai từng tài trợ cho các sự kiện như vậy.
- Nhớ bao gồm những cá nhân hoặc doanh nghiệp mà bạn có mối quan hệ cá nhân hoặc làm việc chung. Đừng bỏ qua những mối quan hệ cá nhân.
- Đừng bỏ qua các doanh nghiệp nhỏ. Hãy nhấn mạnh về địa điểm tổ chức sự kiện. Các doanh nghiệp địa phương thường muốn duy trì mối quan hệ với cộng đồng địa phương.
- Nếu làm việc nhóm, hãy chia danh sách nhà tài trợ cho mỗi thành viên liên hệ.
Rõ ràng về mục tiêu. Có nhiều cách tài trợ khác nhau. Trước khi viết lá thư, hãy đảm bảo bạn rõ ràng về những gì bạn muốn.
- Hỗ trợ bằng tiền mặt hoặc quà tặng đều có thể. Hỗ trợ quà tặng có thể là sản phẩm, dịch vụ sử dụng được tại sự kiện thay vì tiền mặt.
- Có thể bạn muốn hỗ trợ về nhân lực thay vì sản phẩm. Dù mục đích gì, hãy nêu rõ mong muốn của bạn.
Rõ ràng về những gì bạn đề xuất. Thư xin tài trợ thường cho phép người nhận lựa chọn các mức tài trợ khác nhau, từ các doanh nghiệp lớn đến những doanh nghiệp nhỏ.
- Xác định các mức tài trợ và rõ ràng về những lợi ích mà từng mức tài trợ mang lại. Người tài trợ nhiều sẽ nhận được nhiều hơn.
- Banner quảng cáo, thông báo công khai về thông tin công ty hoặc nhà tài trợ là một số lợi ích mà bạn có thể đề cập.
Xác định chính xác người nhận thư. Đừng chỉ viết 'Gửi những ai quan tâm'. Điều này không chuyên nghiệp.
- Thường là trưởng phòng nhân sự hoặc giám đốc điều hành sẽ là người cần gửi. Hãy gọi trực tiếp hoặc tìm trên website để biết ai chịu trách nhiệm về tài trợ. Đừng đoán! Lá thư cần phải gửi đúng người để mang lại kết quả tốt. Hãy biết chính xác tên và chức vụ của họ.
- Tìm hiểu chính sách từ thiện của công ty hoặc tổ chức để không lãng phí thời gian và phù hợp với chính sách của họ.
Hiểu rõ Cấu trúc
Tìm hiểu một số mẫu thư mời tài trợ. Có nhiều mẫu thư xin tài trợ trên mạng. Một số miễn phí và một số có phí. Đọc và chọn mẫu phù hợp nhất.
- Không sao chép nguyên văn. Chỉnh sửa thư của bạn để cá nhân hóa hơn và chuyên nghiệp hơn.
- Nếu biết giám đốc điều hành của công ty có liên hệ cá nhân với mục tiêu của bạn, hãy tùy chỉnh thư cho họ. Tìm hiểu thông tin và chỉnh sửa thư để phù hợp với từng người.
Chọn cách diễn đạt phù hợp. Phụ thuộc vào người nhận, nhưng luôn chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn từ thô tục.
- Sử dụng thư với logo và tên tổ chức để thể hiện sự chuyên nghiệp. Nếu xin tài trợ cho bản thân, tạo thư chuyên nghiệp với tên của bạn.
- Viết trang trọng khi gửi thư cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dành thân mật hơn khi viết cho bạn bè, nhưng không quá thô tục vì sẽ làm mất lòng tôn trọng. Email không phải là lựa chọn tốt cho thư tài trợ.
Sử dụng mẫu thư kinh doanh chuẩn. Thư xin tài trợ thường sử dụng mẫu thư kinh doanh. Sử dụng đúng mẫu để tránh mất chuyên nghiệp.
- Bắt đầu với ngày, tên và địa chỉ của nhà tài trợ.
- Chào bằng cách gửi tới tên của người nhận kèm theo dấu phẩy.
- Viết ngắn gọn. Một trang thư là đủ. Mọi người thường không có thời gian đọc nhiều. Thư cần rõ ràng và ngắn gọn.
- Gửi thư qua bưu điện. Email thường không được đánh giá cao.
Kết thúc với lời cảm ơn. Cuối thư, cảm ơn người nhận đã quan tâm. Để khoảng trống để ký tên.
- Kết thúc chuyên nghiệp với lời chào cuối như: Trân trọng, sau đó là tên và chức vụ của bạn cùng chữ ký.
- Gửi kèm tài liệu cần thiết như tờ quảng cáo để tăng độ tin cậy và thuận tiện cho việc hỗ trợ.
- Nếu tổ chức của bạn đã xuất hiện trên báo, gửi kèm báo cáo đó để chứng minh cho những gì bạn đã làm.
Hoàn chỉnh Nội dung
Chuẩn bị phần mở đầu kỹ lưỡng. Phần này cần giới thiệu về bản thân, công ty hoặc sự kiện một cách cụ thể. Người nhận cần hiểu rõ vấn đề ngay từ đầu.
- Không mặc định họ biết bạn là ai. Giải thích rõ ràng. Bắt đầu với thông tin về công ty hoặc cá nhân. Ví dụ, tổ chức ABC là một tổ chức phi lợi nhuận với mục đích... v.v.
- Nêu rõ thành tựu để chứng minh việc tài trợ không rủi ro. Mô tả cụ thể về cách sử dụng số tiền tài trợ.
- Trực tiếp nêu yêu cầu và giải thích tại sao bạn cần nó.
Tóm tắt các lợi ích. Để thu hút tài trợ, họ cần thấy được lợi ích. Trình bày rõ những lợi ích cho nhà hảo tâm.
- Giải thích chi tiết về việc công chúng sẽ chú ý đến sự kiện. Nếu có các công ty danh tiếng khác tài trợ, đề cập đến điều đó.
- Tạo lựa chọn cho nhà tài trợ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ.
Thuyết phục bằng bằng chứng cụ thể. Số liệu hoặc câu chuyện thực tế sẽ khơi gợi đồng cảm.
- Mô tả cách tài trợ sẽ giúp họ được biết đến. Cung cấp thông tin cần thiết trong thỏa thuận tài trợ.
- Hỏi họ cách họ muốn được quảng cáo và đề xuất, nhưng không ép buộc.
Cung cấp thông tin cơ bản về sự kiện. Đưa ra thông tin chi tiết và thuyết phục.
- Giới thiệu về quỹ từ thiện nếu là lá thư quyên góp, cung cấp bằng chứng chứ không chỉ lời nói.
Tới gặp trực tiếp. Gửi thư làm tăng mối quan hệ nhưng gặp mặt trực tiếp là lựa chọn tốt nhất.
- Gọi hoặc hẹn gặp trước nếu không nhận được hồi đáp. Nhớ kính trọng thời gian của họ.
- Truyền đạt kỳ vọng mà không tạo ra cảm giác ép buộc.
- Nếu được, thử lại nếu câu trả lời là 'Có thể' nhưng không làm phiền quá nhiều.
- Luôn biết cảm ơn và không quá tự tin.
Chỉnh sửa và sửa lỗi. Rà soát kỹ thư ngỏ để không bỏ lỡ cơ hội tài trợ.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Lỗi nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng lớn.
- In bản thử và đọc lại sau vài giờ để phát hiện những lỗi bạn đã bỏ qua.
- Sử dụng phong bì chuyên nghiệp khi gửi thư.
Phần mở đầu (nếu cần)
Ngày:______
Địa chỉ: _________ _________________ _________________
Kính gửi Ông/Bà: _______,
Gần đây, tôi nhận được lời mời tham gia vòng sơ khảo cuộc thi Hoa Hậu Các Tiểu Bang Mỹ. Tại đây, tôi có cơ hội trở thành đại diện cho tiểu bang tham gia cuộc thi. Mong ông/bà có thể hỗ trợ tôi trong cuộc thi Hoa Hậu Bang Colorado. Sự kiện này dự kiến có 20-50 thí sinh và sẽ được phát sóng trên truyền hình địa phương với khoảng 200,000 - 300,000 khán giả. Tên của tất cả nhà tài trợ sẽ được xuất hiện trong buổi biểu diễn và trên trang web chính thức của cuộc thi. Có nhiều mức tài trợ khác nhau, ông/bà có thể lựa chọn một trong những lựa chọn sau: $____ – Tên, thông tin và logo của quý vị $____ – Tên và thông tin của quý vị $____ – Tên và logo của quý vị $____ – Tên của quý vị Nếu ông/bà quan tâm, xin vui lòng liên hệ với tôi qua ___________________.
Tôi xin chân thành cảm ơn. Trân trọng,
(Ký tên)
Tên đầy đủ
Lời khuyên
- Đừng ra lệnh. Hãy yêu cầu lịch sự.
- Hãy chọn người liên lạc chính thay vì thư ký hoặc bên thứ ba.
- Nếu chữ viết tay của bạn không đẹp, hãy đánh máy. Điều này sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
- In thư trên giấy chất lượng cao.
- Doanh nghiệp thường nhận được nhiều đề nghị tài trợ khác nhau, vì vậy hãy giải thích tại sao họ là nhà tài trợ phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.
- Kèm theo mẫu đơn tài trợ để doanh nghiệp có thể điền thông tin vào.
