Buzz
Hầu hết chúng ta đã từng phải đối mặt với việc trễ hạn ít nhất một lần trong đời. Nhưng không phải ai cũng biết cách xử lý tình huống khẩn cấp này một cách hiệu quả. Đừng lo lắng. Để giải quyết vấn đề này, điều quan trọng nhất là giữ bình tĩnh, thở sâu và áp dụng những mẹo mà HR Insider chia sẻ dưới đây.
Deadline là gì?
Việc không hoàn thành một công việc trước hạn có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như mất cơ hội kinh doanh, phải bồi thường hoặc làm tổn hại đến danh tiếng và uy tín của bạn trong mắt khách hàng.
Chạy deadline là gì?
Chạy deadline là khi bạn đối mặt với tình huống cấp bách, phải nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc trước hạn mà cấp trên yêu cầu. Ví dụ, nếu sếp yêu cầu bạn phải hoàn thành báo cáo và gửi trước 17h trong ngày, nhưng do những vấn đề không lường trước, bạn chỉ có thể bắt đầu công việc lúc 15h.
Trong tình huống như này, bạn sẽ nhanh chóng tận dụng mọi cơ hội để đẩy nhanh tiến độ công việc, nhằm hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu và gửi báo cáo đúng thời hạn. Điều này được gọi là đua với tiến độ công việc.
Deadline có ý nghĩa như thế nào đối với công việc?
Đối với nhiều người, deadline có thể là gánh nặng nhưng cũng mang lại ý nghĩa quan trọng trong công việc, bao gồm:
Hoàn thành công việc hiệu quả
Trong quá trình làm việc, mỗi người có cách tiếp cận riêng. Tuy nhiên, để đảm bảo tiến độ, người quản lý đặt ra thời hạn hợp lý, giúp theo dõi công việc và phân chia dự án phù hợp với năng lực của từng người. Nhờ đó, tối ưu hiệu quả lao động.
Tập trung vào các mục tiêu
Deadline ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian làm việc, vì vậy bạn cần lập kế hoạch cụ thể và xác định rõ các mục tiêu ưu tiên để đảm bảo tiến độ công việc. Nhờ điều này, bạn có thể tập trung hơn vào công việc và giảm bớt sự phân tâm từ bên ngoài. Từ đó, việc trễ tiến độ công việc không xảy ra nữa.
Phát hiện sai lầm trong công việc
Khi tuân thủ kế hoạch đã đề ra, bạn có thể hoàn thành công việc mà không trễ tiến độ công việc và có thời gian kiểm tra, phát hiện lỗi.
Tạo đà thành công cho sự nghiệp
Việc rèn luyện kỹ năng hoàn thành công việc đúng hạn không chỉ giúp cá nhân làm tốt hơn các nhiệm vụ tiếp theo, mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ nhóm, bộ phận hoặc ban. Điều này giúp nhân viên nhận được sự công nhận từ đồng nghiệp và cấp trên, từ đó mở ra cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Những sai lầm cần tránh khi đặt deadline
Đặt tiến độ công việc trùng lắp
Khi khối lượng công việc tăng cao, việc các deadline trùng lên nhau là điều không thể tránh khỏi. Điều này đặt ra thách thức trong việc quản lý thời gian và đòi hỏi khả năng ưu tiên. Để tránh tình trạng này, quan trọng nhất là ghi chú và tổ chức lại các nhiệm vụ theo thời gian và yêu cầu cụ thể, giúp bạn điều chỉnh công việc một cách hiệu quả.
Kế hoạch không thực tế
Một kế hoạch làm việc không thực tế sẽ dẫn đến làm việc quá sức và tâm lý chán nản. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn có thể gây trễ deadline. Việc lập kế hoạch phù hợp với năng lực và thời gian sẽ giúp duy trì sự hiệu quả và động lực trong quá trình làm việc.
Không chia giai đoạn đúng cách
Việc không chia giai đoạn công việc đúng cách có thể dẫn đến sự mất kiểm soát trong quá trình quản lý tiến độ công việc. Điều này gây khó khăn trong việc giám sát nhân viên và đánh giá tiến trình công việc. Việc phân chia giai đoạn và đặt thời hạn cho từng bước cụ thể sẽ giúp tăng cường quản lý và kiểm soát.
Thiếu lòng kiên nhẫn
Mỗi công việc đều đòi hỏi một sự kiên nhẫn riêng. Đặt thời hạn hoàn thành quá ngắn cho những công việc cần sự tỉ mỉ và kiên nhẫn có thể dẫn đến kết quả không như ý. Việc đặt deadline cần phản ánh đúng yêu cầu và đặc thù của công việc để tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và hoàn thành công việc một cách chất lượng.
Làm theo mẫu mã
Mỗi người có cách làm việc và ưu điểm riêng. Đặt thời hạn hoàn thành công việc dựa trên cách làm của người khác có thể không phản ánh đúng năng lực và phong cách cá nhân. Để đạt hiệu quả tốt nhất, quan trọng là xem xét các yếu tố như khả năng làm việc nhóm, năng lực cá nhân và sử dụng các công cụ hỗ trợ để đặt deadline phù hợp và khả thi.
Cách hoàn thành deadline hiệu quả
Để không bị trễ deadline, sếp mắng. Dưới đây là những cách thực hiện công việc hiệu quả mà HR Insider chia sẻ đến bạn:
Đề xuất kế hoạch cụ thể và chi tiết
Để thực hiện công việc hiệu quả, việc lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn là rất quan trọng. Nhờ đó, bạn sẽ có một hướng đi rõ ràng và biết chính xác mình cần làm gì để hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, kế hoạch chi tiết còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát kết quả công việc, dễ dàng phát hiện và sửa chữa những sai sót không đáng có.
Vì vậy, trước khi bắt đầu công việc, hãy lập một kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Nếu có nhiều công việc cần thực hiện, cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên hoặc mức độ quan trọng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và chính xác, tránh bị trễ deadline.
Xác định thời hạn hoàn thành công việc
Để đảm bảo hiệu quả và năng suất lao động, mỗi công việc cần có một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành. Giao cho nhân viên một khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn dễ khiến họ chán nản và từ bỏ công việc.
Vì vậy, cần tính toán và đặt ra thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc. Điều này giúp đảm bảo tiến độ công việc đúng và tránh ảnh hưởng đến tâm lý của người thực hiện công việc.
Ghi chú lại thông báo
Để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và không bỏ sót thông tin quan trọng, việc ghi chú lại thông báo cho từng giai đoạn công việc là rất quan trọng. Việc này giống như một cách nhắc nhở bản thân tập trung vào công việc, giúp tăng sự tập trung và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Có đội ngũ hoặc công cụ hỗ trợ phù hợp
Với tính đặc thù của mỗi công việc, đôi khi cần sử dụng công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp hoặc làm việc theo nhóm để đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn. Thành lập một đội nhóm chạy deadline giúp thực hiện yêu cầu công việc và tạo ra nhiều giải pháp xử lý công việc hiệu quả nhất.
Quyết tâm cao nhất, cố gắng không ngừng
Để làm bất kỳ công việc hay vị trí nào, sự quyết tâm và cố gắng không ngừng. Tự ý thức về tầm quan trọng của việc tự rèn luyện và thúc đẩy bản thân để cải thiện mình sẽ giúp bạn có động lực và nâng cao năng lực làm việc của mình.
Đừng e dè khi cần sự giúp đỡ
Trong quá trình làm việc, khó khăn luôn xuất hiện. Đừng ngần ngại yêu cầu sự hỗ trợ, điều này không chỉ giúp bạn vượt qua rủi ro và khó khăn trong công việc mà còn giúp tạo ra mối quan hệ tích cực xung quanh.
4 bước giải quyết khi trễ tiến độ
Bước 1: Không phủ nhận. Thú nhận để được khoan hồng
Cấp trên không hề thích nhận được tin trễ tiến độ. Nếu kèm theo lý do màu mè như laptop hỏng, việc nhà đột xuất, bạn ốm, thậm chí cả mèo nhà ốm, kết quả sẽ là một email kiểm điểm hoặc thậm chí là “lời tạm biệt” với công ty.
Dù có lí do gì đi chăng nữa, người làm việc chuyên nghiệp luôn tìm cách giải quyết vấn đề thay vì trốn tránh. Đừng tạo ra câu chuyện phức tạp khi trễ tiến độ. Hãy thú nhận và chấp nhận trách nhiệm. Đợi cấp trên bình tĩnh sau đó đề xuất cách xử lý.
Bước 2: Chuộc lỗi bằng việc đề xuất deadline mới sớm nhất có thể
Mọi thứ đã qua không thể sửa chữa. Giờ đây, không còn thời gian để than khóc. Sau khi thừa nhận sai lầm, cách tốt nhất là đề xuất một deadline mới ngắn hơn và gấp rút hơn. Nếu đối tác hoặc sếp chấp nhận thời gian này, hãy cam kết hết mình để không chậm tiến độ lần nào nữa. Deadline mới cần phải ngắn hơn nhưng vẫn khả thi để thể hiện quyết tâm giải quyết vấn đề.
Thời hạn mới phải trong khả năng hoàn thành của bạn, không nên cố gắng vượt qua khả năng của bản thân. Hãy tăng tốc và cố gắng hoàn thành công việc trước hoặc đúng thời hạn để lấy lại uy tín.
Bước 3: Loại bỏ mọi xao nhãng. Tập trung trong 77 – 49 ngày
Khi được chấp nhận deadline mới, bạn được cơ hội thứ hai để chuộc lại lỗi lầm. Hãy tập trung mọi nỗ lực vào công việc mà không để phân tâm bởi những yếu tố không cần thiết. Nếu lần này bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn dự kiến, sếp hoặc đối tác có thể tha thứ cho bạn vì sự cam kết của bạn.
Bước 4: Áp đặt kỷ luật nghiêm ngặt để tránh tái phạm
Sau khi gửi lại công việc đã hoàn thành, hãy cam kết không tái phạm. Hãy biến cam kết thành hành động, không chỉ để lời nói trở thành hư vô. Điều này giúp tôn vinh uy tín và độ chính xác của bạn.
Xác định những quy tắc và hình phạt cho bản thân. Ví dụ, nếu trễ tiến độ, bạn sẽ bị trừ phần trăm tiền lương. Hoặc nếu quên hạn chót, bạn sẽ tự kiềm chế không vui chơi và shopping trong tháng sau. Những quy định này sẽ thúc đẩy bạn hoàn thành công việc đúng hạn.
Mỗi ngày, bạn phải đối mặt với nhiều deadline. Dù công việc dồn dập, hãy luôn hoàn thành đúng hạn. Tiến độ là cách bạn thể hiện uy tín và thái độ chuyên nghiệp. Hãy sắp xếp thời gian một cách cân đối để tránh trễ hạn và đảm bảo mọi việc được hoàn thành kịp thời.
