Bổ sung chú thích vào bảng tính trên Excel 2013

Khi thiết lập một bảng tính với hàng trăm, hàng ngàn ô số liệu, các ô số liệu này sẽ liên kết với nhau nhưng với số lượng lớn các ô như thế ngay cả bản thân bạn cũng có thể quên một số thông tin về ô đó như số liệu này nằm ở hồ sơ nào, chứng từ nào... Còn nếu bạn chia sẻ bản tính này với người khác thì vấn đề càng phức tạp hơn.

Để giải quyết vấn đề này, cách tốt nhất là thêm các chú thích vào các ô bảng tính. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn thêm các chú thích vào ô bảng tính trên Excel 2013 nằm trong bộ ứng dụng văn phòng MS Office 2013 mới nhất của Microsoft.

Sử dụng hàm N() cho phép bạn đưa chú thích trực tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối của công thức và sau đó nhập vào một chuỗi văn bản chú thích trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn (chi tiết xem hình bên dưới).

Khi đó, công thức trong bảng tính vẫn hoạt động bình thường nhưng bạn sẽ thấy nội dung chú thích trong thanh chức năng ở phía trên.

Cách sử dụng hàm N() giúp bạn thêm chú thích trực tiếp vào một ô bảng tính. Khi áp dụng hàm này, bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối công thức và nhập một chuỗi văn bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn (chi tiết xem hình dưới).

Với tính năng này, khi di chuột vào ô trong bảng tính, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị ngay tại ô đó, hiển thị nội dung chú thích mà bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn đặt một công thức để lấy số ngẫu nhiên từ 1 đến 49, khi ai đó di chuột vào ô đó, cách lấy số ngẫu nhiên sẽ được hiển thị để hướng dẫn người xem thực hiện.

Để thêm chú thích vào ô trong bảng tính, bạn chỉ cần chọn ô đó, từ thanh menu Ribbon phía trên chọn thẻ Review/New Comment hoặc sử dụng tổ hợp phím  Shift F2.

Ngay lập tức, một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị ngay tại ô đó, bạn chỉ cần sửa nội dung trong cửa sổ nhỏ đó là xong.

Sau khi chỉnh sửa xong, bạn chỉ cần chọn một ô bất kỳ ngoài ô vừa chọn để hoàn tất thao tác. Đối với các ô trong bảng tính có chú thích, sẽ hiển thị một biểu tượng tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ô đó.

Nếu bạn không muốn có chú thích cho ô đó nữa, bạn chỉ cần nhấp phải chuột vào ô đó sau đó chọn Delete Comment.

Với thủ thuật này, bạn có thể sử dụng để hướng dẫn học viên của mình trong việc thao tác trên bảng tính hoặc chú thích để tránh nhầm lẫn khi thực hiện các phép tính trên Excel.

Chúc bạn đạt được thành công rực rỡ!