Bỏ Túi 10 Bước Để Mở Quán Cafe Dành Cho Người Mới Bắt Đầu Kinh Doanh

Mơ ước sở hữu một quán cafe riêng là điều mà nhiều người ao ước. Nhưng liệu việc mở quán cafe có khó khăn không? Bạn cần chuẩn bị những gì và làm thế nào để quán hoạt động hiệu quả? Hãy cùng khám phá ngay các bước mở quán cafe cho những người mới vào nghề!

Mở quán cafe cần bao nhiêu tiền?

Để biết mở quán cafe cần bao nhiêu vốn, bạn cần lập một bảng dự toán cho các chi phí cần thiết trong quá trình mở và duy trì quán. Các loại chi phí phổ biến bao gồm: chi phí thuê mặt bằng, trang thiết bị và nội thất, nguyên liệu, marketing và quảng cáo, nhân viên, chi phí vận hành hàng ngày (như điện, nước, internet, vệ sinh, bảo trì thiết bị,…) và các chi phí liên quan đến đăng ký kinh doanh, giấy phép, cùng các thủ tục pháp lý khác.

Chi phí có thể biến đổi tùy theo quy mô quán, ảnh hưởng đến câu hỏi mở quán cafe tốn bao nhiêu? Tuy nhiên, mức vốn trung bình cần có để mở quán cafe và duy trì hoạt động hiệu quả dao động từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng.

Các bước cần thực hiện để mở quán cafe

Nếu bạn đang có kế hoạch mở quán cafe, hãy tham khảo thủ tục chi tiết dưới đây mà bạn không thể bỏ qua. 

Hướng dẫn cụ thể về thủ tục mở quán cafe

Dưới đây là các bước chi tiết để mở quán cafe mà bạn nên tham khảo: 

• Chuẩn bị hồ sơ: Nếu bạn là chủ hoặc đại diện cho hộ kinh doanh, hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở, thường là bộ phận một cửa hoặc dịch vụ công của UBND cấp huyện.
• Thời gian xử lý: Thường mất khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Lệ phí: Thông thường, lệ phí cho thủ tục này là 100.000 đồng mỗi lần.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh bạn chọn, hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe của bạn sẽ có một số điểm khác biệt. Dưới đây là một số giấy tờ cần chuẩn bị khi làm hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe: 

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
• Thông tin đăng ký hộ kinh doanh đầy đủ họ tên, địa chỉ, vốn đầu tư, số lao động sử dụng…;
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đăng ký kinh doanh;
• Hợp đồng thuê mặt bằng cho cơ sở kinh doanh.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi mở quán cafe

Khi bắt đầu kinh doanh quán cafe, bạn cần chuẩn bị những giấy phép sau đây:

• Giấy phép kinh doanh: Bạn phải đăng ký doanh nghiệp và nhận giấy phép từ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Để đảm bảo tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, bạn cần có giấy chứng nhận này.
• Giấy phép sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê đất: Nếu quán cafe của bạn sử dụng một mảnh đất cụ thể, cần có giấy phép sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê để chứng minh quyền sử dụng.
• Giấy phép xây dựng: Nếu bạn xây mới hoặc cải tạo quán, cần xin cấp giấy phép xây dựng từ cơ quan quản lý xây dựng địa phương.

Kinh nghiệm cho người mới mở quán cafe

Mở một quán cà phê là một hành trình đầy thú vị, nhưng cũng cần sự chuẩn bị tỉ mỉ. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng dành cho những ai mới bắt đầu trong lĩnh vực này.

Nắm vững kiến thức cơ bản về cà phê

Để kinh doanh quán cà phê hiệu quả và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, bạn cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về cà phê, chẳng hạn như:

• Các loại cà phê: Hai loại cà phê phổ biến nhất là Arabica và Robusta, bên cạnh đó còn có Liberica và Excelsa. Khi pha chế, bạn có thể kết hợp nhiều loại cà phê (blend) để tạo ra những hương vị độc đáo như Espresso Blend, Moka Java, và Breakfast Blend.
• Pha chế cà phê: Bạn cần học cách pha chế những thức uống cà phê quen thuộc như Espresso, Cappuccino, Latte và Americano, hiểu rõ tỷ lệ pha chế, cách vận hành máy pha cà phê, và kỹ thuật tạo bọt sữa.
• Bảo quản cà phê: Cà phê cần được bảo quản ở nơi khô ráo, tránh tiếp xúc với không khí hoặc ánh sáng mặt trời. Hạn chế mua cà phê đã xay sẵn, vì hương vị sẽ bị giảm nhanh chóng. Đồng thời, nơi cất giữ cà phê phải không có mùi lạ, vì cà phê có khả năng hấp thụ mùi rất tốt. Cà phê giữ được hương vị tốt nhất trong vòng 2-4 tuần, do đó hãy nhập hàng với số lượng vừa phải để đảm bảo chất lượng.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Dựa vào nhóm khách hàng mà bạn muốn phục vụ, hãy thiết kế menu và dịch vụ phù hợp. Ví dụ, nếu nhắm đến sinh viên hoặc nhân viên văn phòng, không gian quán cần yên tĩnh để học tập, làm việc hoặc gặp gỡ bạn bè. Nếu bạn muốn thu hút khách hàng tìm kiếm không gian cho nhóm làm việc, hội họp hay sự kiện, hãy tạo ra những khu vực riêng tư kèm theo dịch vụ như wifi, máy chiếu và đồ ăn nhẹ.

Ngược lại, nếu bạn hướng tới những khách hàng yêu thích âm nhạc và nghệ thuật, quán cà phê nên mang lại trải nghiệm nghệ thuật đặc sắc khi thưởng thức cà phê. Đối với nhóm gia đình hoặc những người chỉ muốn thay đổi không khí giải trí, bạn nên bổ sung khu vui chơi cho trẻ em và thực đơn đa dạng phù hợp với nhu cầu của cả gia đình.

Chọn phong cách thiết kế thích hợp

Một phong cách thiết kế đẹp mắt sẽ tạo nên không gian độc đáo cho quán cà phê của bạn, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn. Khi chọn phong cách, hãy ưu tiên những gì phù hợp với sở thích của khách hàng mục tiêu và định vị mà bạn mong muốn cho quán.

• Phong cách hiện đại: Sử dụng đường nét đơn giản, tối giản với tông màu trung tính như trắng, đen, xám, phù hợp với những ai yêu không gian sạch sẽ và hiện đại.
• Phong cách công nghiệp: Lấy cảm hứng từ những nhà xưởng cũ, sử dụng vật liệu như bê tông, sắt, gỗ thô và ống nước tạo ra không gian thô ráp và đậm chất công nghiệp.
• Phong cách retro: Gợi nhớ kỷ niệm với màu sắc tươi sáng, họa tiết và nội thất độc đáo nhằm tạo nên không gian lôi cuốn.
• Phong cách châu Á: Tập trung vào sự cân bằng, hài hòa và tĩnh lặng với vật liệu gỗ và màu sắc tự nhiên trong trang trí.

Xác định giá cho sản phẩm và dịch vụ

Giá cả sản phẩm và dịch vụ có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận khi mở quán cà phê cũng như trải nghiệm của khách hàng. Bạn có thể xác định giá dựa vào cách chế biến, nguyên liệu sử dụng, mô hình kinh doanh (tự phục vụ, quầy đặt hàng hoặc phục vụ tại bàn), vị trí quán, phong cách và các chi phí hoạt động để duy trì quán. Hơn nữa, việc nghiên cứu thị trường thường xuyên và lắng nghe phản hồi từ khách hàng sẽ giúp bạn điều chỉnh giá cả phù hợp hơn.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho quán cà phê

Để kinh doanh quán cà phê hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Để lập kế hoạch chi tiết, hãy thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về đối tượng khách hàng mục tiêu, và nghiên cứu để chọn lựa sản phẩm và dịch vụ phù hợp cũng như đa dạng.

Hơn nữa, để có một kế hoạch kinh doanh và tiếp thị hiệu quả, bạn nên tiến hành phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) khi mở quán nhằm khai thác cơ hội và cải thiện điểm yếu. Lập chiến lược quảng bá cho quán cà phê sẽ giúp bạn thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Đồng thời, quản lý tài chính một cách cẩn thận bằng việc xác định nguồn vốn và lập kế hoạch tài chính chi tiết cho vốn, lợi nhuận dự kiến, nguồn thu và chi phí hoạt động là rất cần thiết.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh thông qua các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, đánh giá của khách hàng và phản hồi sẽ giúp bạn điều chỉnh kịp thời chiến lược để cải thiện hoạt động kinh doanh. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lập kế hoạch, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm hơn.

Chọn vị trí thuận lợi cho quán cà phê

Việc mở quán cà phê ở một vị trí thuận lợi, dễ tìm sẽ giúp khách hàng mới dễ dàng lựa chọn quán của bạn, đồng thời giữ chân khách hàng cũ. Vì vậy, hãy ưu tiên những khu vực có mật độ dân cư cao như gần trường học, văn phòng hay trung tâm mua sắm. Những địa điểm này thường có lượng người qua lại lớn và tiềm năng khách hàng cao. Bạn cũng nên xem xét phong cách quán và tình hình cạnh tranh để đưa ra quyết định về vị trí mở quán.

Xác định bãi đỗ xe cho quán cà phê

Bãi đỗ xe của quán cần phải rộng rãi và gần với quán để khách hàng dễ dàng di chuyển. Diện tích bãi đỗ cũng nên được tính toán đủ lớn để chứa số lượng xe, kể cả trong giờ cao điểm. Quan trọng nhất là phải đảm bảo rằng bãi giữ xe an toàn và tiện lợi cho khách hàng. Bạn có thể lắp đặt camera an ninh hoặc thuê bảo vệ để bảo vệ xe. Nếu áp dụng phí giữ xe, hãy công khai thông tin này để không làm ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Chú trọng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh quán cà phê. Hãy sử dụng nguyên liệu tươi ngon và chất lượng cao để tạo ra những đồ uống và món ăn hấp dẫn. Đồng thời, quy trình chế biến sản phẩm cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo chất lượng đồng nhất. Nhân viên quán nên được đào tạo về kỹ năng pha chế, giao tiếp và phục vụ khách hàng, cũng như kiến thức về các loại cà phê, đồ uống và món ăn để có thể tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất.

Cung cấp đa dạng các loại đồ ăn nhẹ

Khi mở quán cà phê, bạn có thể thêm vào menu các món ăn nhẹ để khách hàng thưởng thức cùng đồ uống. Dưới đây là một số gợi ý về các loại đồ ăn nhẹ phổ biến:

• Bánh ngọt: Đây là lựa chọn phổ biến mà nhiều quán cà phê lựa chọn, bao gồm các món như bánh ngọt truyền thống, bánh quy, muffin, cupcake, bông lan, và bánh kem.
• Bánh mì sandwich: Món ăn nhẹ tiện lợi và hấp dẫn với các lựa chọn như sandwich thịt gà, sandwich thịt nướng, sandwich cá hồi, sandwich rau củ, và sandwich kẹp thịt.
• Bánh mì nướng: Một lựa chọn phổ biến cho khách hàng khi ăn nhẹ. Bạn có thể bổ sung các loại bánh mì nướng như pizza, bánh mì nướng phô mai, và bánh mì nướng thịt xông khói,….
• Snack: Khoai tây chiên, bánh quy, bánh snack, hạt điều, hạt hướng dương, và hạt bí ngô cũng là những lựa chọn thú vị cho khách hàng khi đến quán.
• Đồ ăn nhẹ khác: Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp các món ăn nhẹ khác như canapé, bánh bao, xôi, bánh cuốn, và bánh tráng cuốn.

Có nhiều chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết

Chương trình khuyến mãi là cách hiệu quả để bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng khi mở quán cà phê. Khi thiết kế chương trình khuyến mãi, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng, đảm bảo tính khả thi và lợi ích kinh doanh. Các hình thức khuyến mãi phổ biến mà bạn có thể áp dụng như mua 1 tặng 1, giảm giá cho nhóm khách, tổ chức các sự kiện đặc biệt như acoustic, workshop, talkshow hoặc trải nghiệm sản phẩm miễn phí,…

Bạn có thể thiết lập thẻ thành viên hoặc chương trình khách hàng thân thiết cho phép khách hàng tích lũy điểm để nhận những ưu đãi đặc biệt và quà tặng. Ngoài ra, các chương trình giảm giá định kỳ vào những ngày hoặc khung giờ cố định, hay vào ngày sinh nhật của khách hàng cũng giúp bạn giữ chân họ tốt hơn. Hơn nữa, bạn có thể tặng những món quà nhỏ cho khách hàng khi họ đạt một số lần ghé thăm nhất định hoặc có hóa đơn đạt mức nhất định để khuyến khích họ quay lại nhiều hơn.

Tham gia vào quá trình kinh doanh

Khi mở quán cà phê, bạn nên dành thời gian tham gia vào các hoạt động của quán để đảm bảo nhân viên tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập. Bạn cũng nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về kỹ năng và nghiệp vụ để nâng cao chuyên môn cho nhân viên. Đồng thời, việc xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tôn trọng khách hàng là rất quan trọng, bên cạnh việc thường xuyên động viên để khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn.

Bạn cũng có thể theo dõi thái độ phục vụ của nhân viên thông qua việc lắng nghe phản hồi từ khách hàng về dịch vụ tại quán. Đặc biệt, hãy nhanh chóng xử lý khi nhận được khiếu nại từ khách hàng.

Chú trọng đến tiếp thị cho quán cà phê

Để quán cà phê của bạn được nhiều người biết đến hơn, hãy đặc biệt chú trọng đến công tác tiếp thị. Bạn có thể tận dụng các mạng xã hội, website và các kênh tiếp thị trực tuyến khác để quảng bá quán cà phê của mình, giới thiệu menu với những thức uống hấp dẫn, giúp khách hàng nắm bắt các chương trình ưu đãi đặc biệt, khoe những góc check-in đẹp trong quán và thông báo về các hoạt động, sự kiện nếu có.

Trong thời đại hiện nay, việc xây dựng một kênh online để thường xuyên tương tác với khách hàng sẽ giúp bạn phát triển tình yêu thương hiệu một cách hiệu quả hơn.

Xây dựng không gian yên tĩnh và thoải mái

Tạo ra một không gian yên tĩnh và thoải mái sẽ giúp bạn thu hút khách hàng khi mở quán cà phê. Do đó, nội thất cần được thiết kế sao cho thoải mái và phù hợp với phong cách quán. Bạn cũng có thể tạo ra những khu vực riêng tư và yên tĩnh trong quán để khách hàng có thể tận hưởng không gian riêng tư của mình. Sử dụng tường phân cách, rèm hoặc cây xanh để tạo sự phân chia không gian một cách sáng tạo.

Âm thanh trong quán cà phê không nên quá im ắng hay quá ồn ào. Bạn có thể lựa chọn nhạc nền nhẹ nhàng như jazz, acoustic hoặc nhạc không lời để tạo cảm giác thư giãn cho khách. Bên cạnh đó, ánh sáng trong quán cũng cần được điều chỉnh sao cho không quá chói hoặc quá tối, nhằm tạo ra không gian ấm cúng và dễ chịu.

Các mô hình quán cà phê phổ biến hiện nay

Khi mở quán cà phê, hãy tìm hiểu và tham khảo các mô hình quán cà phê phổ biến hiện nay để chọn lựa mô hình phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, đối tượng khách hàng và sở thích cá nhân của bạn. Dưới đây là một số mô hình quán cà phê được ưa chuộng hiện nay.

Mở quán cà phê acoustic

Quán cà phê acoustic thường có không gian nhỏ hoặc ngoài trời, mang đến cảm giác thân thiện và ấm áp cho khách hàng khi thưởng thức cà phê và nghe nhạc sống. Điểm nổi bật của mô hình này là sự chú trọng vào các buổi biểu diễn nhạc nhẹ. Do đó, không gian quán cần phải thoải mái, sử dụng các vật liệu cách âm để giảm thiểu tiếng ồn và đầu tư vào thiết bị âm thanh chất lượng, phù hợp với không gian nhằm tối ưu hóa trải nghiệm nghe nhạc cho khách hàng.

Mở quán cà phê take away

Mô hình quán cà phê take away là loại hình quán tập trung vào việc cung cấp đồ uống và thức ăn để mang đi. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người bận rộn hoặc không có thời gian ngồi lại thưởng thức cà phê. Quán cà phê take away thường có quy trình phục vụ nhanh chóng, với đồ uống và thức ăn được đóng gói trong hộp, túi hoặc ly chuyên dụng nhằm đảm bảo an toàn và tiện lợi cho việc di chuyển.

Mở quán cà phê ăn sáng

Quán cà phê ăn sáng là mô hình cung cấp dịch vụ cà phê kèm theo các món ăn sáng cho khách hàng. Mô hình này chú trọng vào việc phục vụ cà phê sáng và đa dạng lựa chọn cho bữa sáng. Quán cà phê ăn sáng cần có nội thất thoải mái và không gian cho khách hàng thư giãn và thưởng thức bữa sáng. Do thời gian buổi sáng hạn chế, nên mô hình này cần đảm bảo dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả.

Mở quán cà phê nhượng quyền thương hiệu

Mô hình quán cà phê nhượng quyền thương hiệu, hay còn gọi là franchising cafe, cho phép chủ sở hữu thương hiệu (franchisor) cấp quyền cho người khác (franchisee) sử dụng thương hiệu và quy trình hoạt động của mình để mở quán. Theo mô hình này, bạn sẽ phải trả các khoản phí nhượng quyền hoặc phí quảng cáo định kỳ. Tuy nhiên, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc xây dựng thương hiệu từ đầu và tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như công sức trong việc phát triển quán.

Mở quán cà phê sách

Quán cà phê sách là mô hình đặc biệt kết hợp không gian thư giãn cùng với thư viện sách. Khi mở quán cà phê sách, việc đầu tiên bạn cần làm là tạo ra một môi trường thoải mái và ấm cúng để khách có thể vừa thưởng thức cà phê vừa đọc sách.

Thông thường, quán cà phê sách sẽ có không gian mở, với những chiếc ghế sofa êm ái và kệ sách phong phú. Khi mở quán cafe sách, bạn cũng có thể tổ chức các sự kiện văn hóa như hội thảo, buổi đọc sách, hay gặp gỡ tác giả, tạo cơ hội cho những người yêu thích sách có thể gặp gỡ, trao đổi ý kiến và chia sẻ đam mê của mình.

Mở quán cà phê cổ điển

Quán cà phê cổ điển mang đến không gian hoài niệm, tập trung vào sự sang trọng và ấm áp. Nội thất thường được thiết kế bằng gỗ với các chi tiết tinh xảo và hoa văn cổ điển, tạo cảm giác thoải mái cho khách khi thưởng thức cà phê. Một yếu tố quan trọng khi mở quán cà phê cổ điển là sự đa dạng của các loại đồ uống truyền thống cùng phong cách phục vụ tinh tế. Âm nhạc trong quán thường mang âm hưởng lãng mạn, có thể là nhạc không lời từ piano hoặc guitar.

Bạn đã tìm hiểu về các quy trình, thủ tục và những thông tin cần thiết khi mở quán cafe. Hy vọng với những kiến thức này, Mytour.vn sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến ước mơ sở hữu quán cafe riêng. Hãy nhớ ghé thăm Mytour.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin thú vị và hấp dẫn khác về cuộc sống nhé!