Buzz
Budget là gì là một khái niệm quan trọng trong quản lý tổ chức và doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Vậy Budget được hiểu là gì? Cách lập kế hoạch ngân sách để đạt hiệu quả tối đa như thế nào? Mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây để có thêm thông tin chi tiết!
Budget là gì?
Budget là khái niệm về ngân sách – một số tiền cố định mà tổ chức hoặc doanh nghiệp sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch ngân sách sẽ bao gồm mục tiêu tài chính, dự báo doanh thu, lợi nhuận trong chu kỳ từ vài tháng đến một năm hoặc thậm chí có thể kéo dài từ 3 đến 10 năm. Thông thường, các doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách hàng năm, chia thành các tháng và quý để đảm bảo cân đối giữa kế hoạch và kết quả thực tế.
Trong một doanh nghiệp có nhiều loại ngân sách khác nhau như ngân sách bán hàng, sản xuất, lao động, quảng cáo,… Tuy nhiên, chúng tôi sẽ tập trung vào ngân sách tổng thể. Tổng thể Budget bao gồm ngân sách hoạt động và tài chính. Ngân sách hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các hoạt động như bán hàng, sản xuất, marketing,… Mỗi doanh nghiệp sẽ có ngân sách hoạt động riêng được tổng hợp để báo cáo kết quả doanh thu, chi phí đầu tư và lợi nhuận.
Còn ngân sách tài chính là các nguồn vốn mà doanh nghiệp sử dụng cho các hoạt động đầu tư, dòng tiền, chiến lược tài chính dài hạn. Ngân sách tài chính có thể là tiền mặt, lưu chuyển tiền tệ, chi tiêu vốn,… Để đạt hiệu quả cao, ngân sách tổng thể cần có các chỉ số chung và cụ thể của từng bộ phận. Vì thế, sự tham gia của từng bộ phận vào quá trình lập ngân sách là cực kỳ quan trọng.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch Budget là gì?
Nói chung, các doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách để quản lý các hoạt động kinh doanh. Đồng thời để đo lường nguồn lực tài chính cần thiết để thực hiện mục tiêu kinh doanh. Dựa trên kế hoạch ngân sách dự kiến, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và ngân sách.
Bên cạnh đó, ngân sách đóng vai trò là công cụ đo lường, đánh giá hiệu suất của từng bộ phận và doanh nghiệp. Có thể so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu để biết doanh nghiệp hoạt động như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của là gì. Từ đó tiếp tục điều chỉnh Budget, lên kế hoạch mới để giải quyết vấn đề. Một vai trò quan trọng tiếp theo của lập kế hoạch ngân sách là phân bổ nguồn lực, cân đối giữa các bộ phận.
Ngân sách là cán cân để doanh nghiệp chủ động trong việc đưa ra quyết định chi tiêu. Nếu doanh nghiệp thường xuyên so sánh chi phí dự kiến và chi phí thực tế thì sẽ thực hiện điều chỉnh cần thiết. Hơn hết, khi nhìn vào Budget, nhân sự của doanh nghiệp sẽ biết mục tiêu để có thêm động lực đóng góp công sức đạt thành tựu. Trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, các bộ phận của doanh nghiệp sẽ thấu hiểu nhau hơn, cùng phối hợp để đưa ra phương án tốt nhất.
Nguyên tắc để lập kế hoạch ngân sách hiệu quả
Tới đây chắc hẳn các bạn đã hiểu Budget là gì và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ nguyên tắc lập kế hoạch Budget cho các bạn nắm được:
Tiếp theo, kế hoạch ngân sách cần cân đối giữa các bộ phận, lập ra các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính. Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ diễn ra trong các cuộc họp cấp cao mà cần sự góp mặt của cấp quản lý bộ phận.
Để kế hoạch ngân sách có tính thực tiễn đòi hỏi sự đóng góp ý kiến của toàn bộ doanh nghiệp. Ngân sách là một công cụ để làm việc hiệu quả hơn chứ không phải dùng để kiểm soát. Khi ngân sách được theo dõi, điều chỉnh linh hoạt sẽ phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Cách lập Budget cho doanh nghiệp
Tìm hiểu nội dung Budget là gì sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đúng hướng, đạt hiệu quả trong kinh doanh. Nhìn chung, cách lập kế hoạch ngân sách cũng rất đơn giản. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn từng bước chi tiết để các doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc nhất.
Đặt mục tiêu, thành lập uỷ ban ngân sách
Việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách – một nhóm làm việc gồm các thành viên như giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, chuyên gia tài chính, chuyên gia chiến lược kinh doanh và đại diện các bộ phận khác.
Uỷ ban ngân sách có nhiệm vụ thiết lập quy trình lập kế hoạch Budget, hướng dẫn các cá nhân và bộ phận khác. Uỷ ban sẽ thu thập, đánh giá ưu tiên chi phí đầu tư; dự báo ngân sách và hoàn thiện kế hoạch. Sau đó, theo dõi để đảm bảo thực hiện kế hoạch đúng kế hoạch ban đầu.
Từ kế hoạch Budget, uỷ ban ngân sách đưa ra mục tiêu chung quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để quản lý ngân sách, tài chính tốt hơn, có thể là tăng doanh thu, lợi nhuận hoặc cắt giảm chi phí,… Doanh nghiệp nên công bố các quyết định trong tương lai như cắt giảm nhân sự, khuyến mãi, hoặc sản phẩm mới.
Đưa ra các dự báo
Bước tiếp theo của lập kế hoạch Budget là gì? Đó là đưa ra các dự báo chỉ số ngân sách như doanh số bán hàng, nguồn thu, lợi nhuận,… Dự báo dựa trên kế hoạch kinh doanh, hiệu quả hoạt động của năm trước, phân tích PESTEL về môi trường xung quanh, và các yếu tố khách quan. Hiện nay, có hai phương pháp dự báo hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả.
Phương pháp phân tích chuỗi thời gian giúp doanh nghiệp dự đoán giá trị tương lai dựa trên quá khứ. Ví dụ, trong vài năm gần đây, doanh thu của doanh nghiệp tăng đặc biệt vào hai tháng cuối năm. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể dự đoán doanh thu sẽ tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo.
Còn phương pháp dự báo nhân quả được sử dụng để xác định mối liên hệ giữa các chỉ số ngân sách với biến số Budget là gì. Ví dụ, nếu chi phí quảng cáo tăng, doanh thu của doanh nghiệp cũng sẽ tăng. Tuy nhiên, nếu chi phí tăng quá mức, hiệu quả có thể không đạt như trước. Ngoài ra, có những yếu tố bên ngoài như lạm phát, rủi ro phát sinh, cũng ảnh hưởng đến dự báo ngân sách.
Gửi đề xuất ngân sách
Phương pháp đề xuất ngân sách từ dưới lên là một trong những phương pháp phổ biến trong lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Các bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp nhận hướng dẫn và tiêu chí từ ủy ban ngân sách. Mỗi bộ phận sẽ chuẩn bị đề xuất ngân sách ban đầu dựa trên nhu cầu và hoạt động cụ thể của họ. Các khoản thu chi dự kiến được ước tính chi tiết và chính xác nhất có thể.
Các đơn vị cấp cao sẽ xem xét và đánh giá các đề xuất từ các bộ phận dưới một cách tổng thể và chi tiết. Sau đó, yêu cầu điều chỉnh và bổ sung các đề xuất Budget là gì để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và chiến lược ngân sách chung của doanh nghiệp. Để tránh thâm hụt ngân sách, các đơn vị có thể áp dụng kỹ thuật ngân sách dự phòng. Trong trường hợp ngân sách thực tế không đủ để đáp ứng chi phí dự kiến, các bộ phận và lãnh đạo sẽ cùng nhau tìm giải pháp giảm chi tiêu không cần thiết.
Phương pháp đề xuất ngân sách từ dưới lên không chỉ nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính mà còn khuyến khích sự tham gia và đóng góp từ các bộ phận cơ sở, nhằm tạo ra một ngân sách tổng thể chặt chẽ và hiệu quả hơn cho toàn bộ doanh nghiệp.
Đàm phán, thống nhất ngân sách
Quá trình đàm phán và thống nhất ngân sách đóng vai trò quan trọng. Đây là giai đoạn để đảm bảo các đề xuất ngân sách tuân thủ không chỉ các quy định và chủ trương mà còn phù hợp với mục tiêu chung. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đề xuất ngân sách tuân theo các chính sách nội bộ, luật pháp và quy định tài chính hiện hành. Đồng thời, đảm bảo ngân sách phù hợp với chiến lược tổng thể và mục tiêu tài chính dài hạn của doanh nghiệp.
Sau khi xem xét kế hoạch ngân sách dự kiến, các bộ phận cấp cao cần thảo luận chi tiết, đánh giá lại các mục tiêu để điều chỉnh phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí và nguồn thu dự kiến để phát hiện và loại bỏ những chi phí không cần thiết. Các bộ phận phải đưa ra các đề xuất cho uỷ ban ngân sách và cùng nhau thống nhất Budget.
Quá trình đàm phán và thống nhất ngân sách giúp minh bạch hóa các khoản chi phí và lợi ích Budget là gì. Bước này còn giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính rõ ràng và có khả năng điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế. Hơn nữa, nó thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận, tạo điều kiện để đạt được mục tiêu chung.
Phê duyệt ngân sách cuối cùng
Giai đoạn phê duyệt ngân sách cuối cùng là quan trọng trong quá trình lập kế hoạch ngân sách của doanh nghiệp. Sau khi hoàn thiện và thống nhất các chi tiết, bản dự thảo ngân sách tổng thể được trình lên ban lãnh đạo cấp cao để đánh giá và phê duyệt. Ban lãnh đạo cam kết hỗ trợ và thực hiện ngân sách đã được phê duyệt, cung cấp nguồn lực và hỗ trợ cho các bộ phận thực hiện.
Thông tin về ngân sách cuối cùng được công bố cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Điều này đảm bảo mọi người trong tổ chức có thông tin chính xác và đầy đủ về các dự định, chiến lược tài chính của doanh nghiệp. Cuối cùng, các bộ phận sẽ triển khai các hoạt động theo kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt.
Tạm Kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích Budget là gì và hướng dẫn cách lập kế hoạch ngân sách chi tiết để các bạn tham khảo. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp các tổ chức/ doanh nghiệp có kế hoạch ngân sách phù hợp để đầu tư kinh doanh hiệu quả. Hãy tiếp tục đón xem thông tin mới nhất từ chúng tôi qua Fanpage Mytour để cập nhật thêm thông tin hữu ích nhé!
