Buzz
Việc gửi email không chỉ là một phần của cuộc sống hàng ngày ở văn phòng, mà còn là một kỹ năng quan trọng mà mọi người cần phải nắm vững. So với các phương tiện giao tiếp khác, việc viết email đòi hỏi đầy đủ các yếu tố về nội dung và hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sai sót thông thường. Hãy khám phá các bí quyết viết email chuyên nghiệp dưới đây!
Gửi email là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc, và kỹ năng này là điều mà bất kỳ ai cũng cần phải nắm vững. So với các phương tiện giao tiếp khác, việc gửi email có nhiều điểm khác biệt. Hãy tìm hiểu về các bí quyết viết email chuyên nghiệp dưới đây!
Tầm quan trọng của kỹ năng viết email
Kỹ năng giao tiếp qua email rất quan trọng trong môi trường làm việc, giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp. Việc giao tiếp qua email cũng tăng cường hiệu suất làm việc và kết nối giữa bạn và người nhận.
Giao tiếp qua email không chỉ là phương tiện truyền đạt thông tin mà còn là cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Thông qua cách viết email, người nhận có thể phần nào đoán được tính cách, quan điểm và tư duy của bạn.
Một số sai lầm phổ biến khi viết email
Mỗi email bạn gửi đi đều để lại dấu vết, thể hiện thái độ của bạn với người nhận. Những từng câu từng chữ trong email phản ánh rõ thái độ của bạn và không thể xóa hay lãng quên như lời nói.
Nếu gặp bất đồng với đồng nghiệp hoặc cảm thấy có nguy cơ xảy ra xung đột, hãy tránh thảo luận qua email. Giải quyết mọi vấn đề bằng cuộc trò chuyện trực tiếp để tránh làm tồi tệ hơn.
Nếu không thể tránh khỏi việc sử dụng email để giải quyết vấn đề, hãy giữ bình tĩnh và tránh sử dụng từ ngữ khiêu khích. Điều này là quan trọng để duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Ngoài ra, không nên trao đổi những thông tin nhạy cảm về công ty như dự án mới, kế hoạch triển khai qua email vì có nguy cơ bị tiết lộ cho bên thứ ba, gây ra những hậu quả lớn cho công ty.
Dưới đây là một số lưu ý trong việc viết email nơi công sở để tránh xung đột không cần thiết.
Thông điệp, nội dung mập mờ
Trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp, cần tránh nội dung không rõ ràng. Email cần tập trung vào truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng và rõ ràng. Việc gửi email mơ hồ, không mục đích rõ ràng sẽ tạo ra những mâu thuẫn không cần thiết.
Các yêu cầu dài dòng không tập trung vào trọng tâm
Mặc dù email có thể chứa nhiều thông tin hoặc yêu cầu, nhưng cần nêu rõ trọng tâm để người nhận dễ nắm bắt. Cách chuyên nghiệp là gửi thông tin theo dạng list theo thứ tự quan trọng nhất.
CC hoặc BCC không có lý do rõ ràng
Trong email, việc CC hoặc BCC cần phải có lý do rõ ràng. Khi muốn CC một người nào đó, cần suy nghĩ liệu họ có cần thiết không. Việc CC tất cả đồng nghiệp mà không liên quan đến email có thể gây nhầm lẫn và không hiệu quả.
CC hoặc BCC chỉ để thông báo cho những người liên quan
Gửi quá nhiều tập tin đính kèm
Mỗi nhân viên văn phòng thường nhận hàng trăm email mỗi ngày. Do đó, gửi email ngắn gọn kèm theo tóm tắt nội dung của tập tin đính kèm là rất cần thiết.
Nếu gửi quá nhiều tập tin đính kèm, người nhận sẽ khó có thời gian đọc và hiểu rõ nội dung. Hãy chọn gửi tập tin sau khi lọc thông tin cần thiết để tránh gây phiền phức cho người nhận.
Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều không nên xuất hiện trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp. Đọc lại email trước khi gửi để tránh những sai sót về chính tả.
Thái độ không nghiêm túc
Email nơi công sở cần sự lịch sự và chính xác trong ngôn ngữ.
Tránh đùa giỡn trong email để tránh gây hiểu lầm không đáng có.
Mẹo rèn kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Email phải có tiêu đề
Tiêu đề email cần phải rõ ràng và thể hiện đúng chủ đề.
Rõ ràng: Dự định ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7/2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt chưa được xác định
Tránh gửi email không có tiêu đề, điều này làm mất tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Hãy tránh sử dụng các tiêu đề chung chung như Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,...
Để thể hiện tính chất của email, hãy sử dụng cú pháp: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Quan trọng] Dự định ra mắt sản phẩm mới vào tháng 7/2021
Người nhận email sẽ dễ dàng nhận biết tình trạng của email và quyết định cần phản hồi ngay lập tức hay dành thời gian xem xét kỹ hơn
Bắt đầu email bằng lời chào hỏi lịch sự
Luôn bắt đầu email bằng một lời chào để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc
Nội dung email
Nội dung email ngắn gọn và trực tiếp, không lạc đề
Những lưu ý khi đính kèm File
- Gửi file có định dạng phổ biến, tránh việc chỉnh sửa sau khi đã đính kèm
Chú ý về chữ ký cá nhân
Chữ ký là nơi để để lại thông tin liên lạc chính xác và cần thiết
Nhập địa chỉ email sau khi hoàn tất nội dung
Đừng gửi email vô tình trước khi hoàn thành nội dung
Kiểm tra email trước khi gửi đi
Đọc lại email trước khi gửi để tránh những lỗi nhỏ
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Chọn địa chỉ email dễ nhớ và chuyên nghiệp
Cân nhắc trước khi sử dụng “Reply All”
Chỉ gửi phản hồi đến những người liên quan
Hạn chế sử dụng dấu chấm than và thán từ
Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than và thán từ
Chú ý đến sự khác biệt văn hóa
Hiểu và tôn trọng khác biệt văn hóa khi gửi email
Cách trình bày email quan trọng
Phân đoạn và sử dụng tiêu đề một cách rõ ràng
Mentality thoải mái khi viết email
Giữ tinh thần bình tĩnh và chuyên nghiệp khi viết email
Email trong môi trường làm việc đặc thù
Chúc bạn thành công!
