Buzz
1. Access là gì?
Access, viết tắt của Microsoft Access, là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office.
Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, giúp phát triển nhanh chóng các giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin.
Access cho phép bạn nhanh chóng phát triển hệ thống quản lý thông tin cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cũng hữu ích trong việc quản lý dữ liệu cho các doanh nghiệp lớn, như thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, đơn hàng, đặt hàng và sản phẩm.
Access còn hỗ trợ tạo giao diện người dùng đơn giản, giúp nhập dữ liệu và lưu trữ vào các bảng một cách dễ dàng.
Giao diện của Access bao gồm nhiều cửa sổ mở bên trong cửa sổ chính, với các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu như Tables (bảng), Queries (truy vấn), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (macro lệnh), và Modules (thư viện chương trình con). Mỗi đối tượng sẽ hiển thị trong cửa sổ riêng.
2. Đối tượng chính trong Access
Các đối tượng chính trong Access bao gồm:
Bảng (table)
Bảng dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng chứa thông tin về một đối tượng cụ thể và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng lưu trữ dữ liệu của một cá thể của đối tượng đó.
Bảng là một đối tượng quan trọng trong Access, lưu trữ dữ liệu dưới dạng hàng và cột. Các bảng thường có mối liên hệ chặt chẽ trong cùng một cơ sở dữ liệu. Mỗi cột trong bảng có tên riêng biệt, và người dùng có thể thiết lập khóa chính cho từng bảng.
Mẫu hỏi (query)
Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
- Mẫu hỏi cho phép người dùng truy xuất dữ liệu từ các bảng bằng cách chọn, sắp xếp và lọc dữ liệu theo các tiêu chí nhất định.
- Khi bạn thiết lập các tiêu chí, mẫu hỏi sẽ sử dụng chúng để hiện thị dữ liệu phù hợp.
- Thông tin có thể được truy xuất từ các bảng liên quan trong mẫu hỏi.
- Các thao tác trong truy vấn bao gồm chèn, chọn, xóa và cập nhật dữ liệu.
Biểu mẫu (form)
Tạo giao diện dễ sử dụng để nhập liệu hoặc hiển thị thông tin.
- Biểu mẫu trong Access là đối tượng giúp xây dựng giao diện người dùng hiệu quả.
- Biểu mẫu giúp tiết kiệm thời gian khi nhập, thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Báo cáo (report)
Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp dữ liệu đã chọn và xuất ra bản in.
- Báo cáo là đối tượng trong cơ sở dữ liệu desktop dùng để tính toán, định dạng, in ấn và tổng hợp dữ liệu đã chọn.
- Nếu không hài lòng với giao diện báo cáo hiện tại, bạn có thể điều chỉnh giao diện theo nhu cầu và sở thích của mình.
3. Mối liên kết giữa các đối tượng cơ bản trong cơ sở dữ liệu Access
Mối liên hệ giữa Table và Form trong Access
Bảng trong Access lưu trữ thông tin theo loại nhất định và có các mối quan hệ với nhau để quản lý và sử dụng dữ liệu hiệu quả. Form giúp cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu trong bảng và đọc dữ liệu từ bảng ra ngoài.
Mối liên hệ giữa Table và Reports trong Access
Khác với Form, Reports trong Access được thiết kế để tạo các báo cáo in ấn hoặc xuất ra PDF, với nhiều thành phần hình hoạ giúp giao diện thân thiện hơn. Tuy nhiên, Report không hỗ trợ cập nhật dữ liệu trở lại bảng như Form.
Mối liên hệ giữa Table và Queries trong Access
Queries là công cụ truy vấn dữ liệu, cho phép giao tiếp với cơ sở dữ liệu (Table). Với Queries, bạn có thể đặt các tiêu chí để lấy dữ liệu từ Table theo yêu cầu.
Mối liên hệ giữa Queries và Reports trong Access
Trên thực tế, mỗi Report trong Access đều được hỗ trợ bởi ít nhất một query. Nói cách khác, Report là một cách thể hiện khác của query. Người dùng thành thạo Access có thể hiểu được dữ liệu và câu hỏi từ query, trong khi người dùng mới có thể dễ dàng tiếp cận thông tin qua Report. Thực chất, Report dựa trên một hoặc nhiều queries để trích xuất và trình bày thông tin từ Tables.
4. Lợi ích của việc sử dụng Access
Có hai lý do chính để sử dụng Access:
- Nếu bạn cần một hệ thống hoặc công cụ để quản lý và xử lý dữ liệu, Access là lựa chọn lý tưởng. Nó giúp bạn nhập dữ liệu, chỉnh sửa, in ấn và xuất báo cáo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Access còn giúp quản lý dữ liệu một cách logic và rõ ràng.
- Dành cho những người không có chuyên môn IT nhưng muốn sử dụng Access cho công việc, đây là công cụ lý tưởng để bắt đầu. Access giúp bạn hiểu và quản lý mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, chỉnh sửa, thay đổi và tạo các form nhập liệu dễ dàng. Bạn có thể tự tạo hệ thống với giao diện thân thiện mà không cần tốn quá nhiều thời gian. Access là công cụ tuyệt vời cho những người mới bắt đầu học và làm việc với cơ sở dữ liệu.
5. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access
Để sử dụng Microsoft Access hiệu quả, Mytour sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện trong phần sau đây:
- Tạo cơ sở dữ liệu:
+ Bước 1: Trên thanh công cụ của Microsoft Access, chọn File -> chọn New. Bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống hoặc chọn một mẫu có sẵn từ các bản cập nhật mới.
+ Bước 2: Đặt tên cho File theo nội dung dữ liệu để dễ dàng phân biệt và quản lý. Để đổi tên file, chọn File (trong thư mục lưu trữ) -> chọn Rename.
- Nhập dữ liệu:
+ Bước 1: Xác định loại dữ liệu cần nhập để xây dựng cấu trúc dữ liệu phù hợp, và chọn hình thức cơ sở dữ liệu thích hợp như bảng, truy vấn, báo cáo,...
+ Bước 2: Nhập dữ liệu vào các dạng khác nhau để tạo bảng đầu tiên. Bạn có thể sao chép, dán hoặc nhập dữ liệu thủ công. Dữ liệu sẽ được phân chia thành các cột và hàng riêng biệt.
+ Bước 3: Để chia sẻ và lấy dữ liệu từ nguồn khác, thực hiện như sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin cần nhập -> Vào vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu trữ mới.
+ Bước 4: Sử dụng các thanh công cụ của Microsoft Access để chèn thêm cột, bảng vào cơ sở dữ liệu.
- Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:
+ Bước 1: Hiểu rõ cách hoạt động của các khóa trong bảng. Mỗi cột trong bảng có mục đích riêng, với cột ID do Access tạo ra đóng vai trò khóa chính. Bảng cũng có khóa ngoài để liên kết dữ liệu.
+ Bước 2: Vào Tab -> Chọn Database Tools -> Chọn Relationship.
+ Bước 3: Kéo thả chuột từ bảng này đến bảng khác để thiết lập mối quan hệ giữa chúng. Đừng quên chọn mục Enforce Referential Integrity khi thiết lập liên kết.
- Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
+ Bước 1: Mở công cụ Query Design -> Chọn Create -> Tiến hành thiết kế truy vấn.
+ Bước 2: Chọn The Show Table -> Click vào bảng cần thiết lập truy vấn tiêu chuẩn -> Chọn Close.
+ Bước 3: Thêm trường cần thiết -> Click chọn cột truy vấn -> Chọn Design.
+ Bước 4: Thêm các tiêu chí cần thiết (Bạn có thể chọn các loại tiêu chí khác nhau).
+ Bước 5: Chọn Design -> Chọn Run để xem kết quả và sử dụng Ctrl + S để lưu truy vấn.
- Tạo và sử dụng biểu mẫu: Thường thì người dùng sẽ tạo biểu mẫu để việc thao tác và quan sát dữ liệu trở nên thuận tiện hơn.
+ Bước 1: Chọn bảng mà bạn muốn sử dụng để tạo biểu mẫu.
+ Bước 2: Chọn Form từ một Tab mới -> Tạo một biểu mẫu tự động dựa trên các trường của bảng.
+ Bước 3: Sử dụng các nút mũi tên ở phía dưới để điều hướng giữa các hồ sơ trong biểu mẫu mới.
- Tạo báo cáo:
+ Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng.
+ Bước 2: Mở một tab mới.
+ Bước 3: Cài đặt nguồn dữ liệu cho các báo cáo trống.
+ Bước 4: Thêm các trường dữ liệu vào báo cáo.
+ Bước 5: Thêm các nhóm vào báo cáo để tổ chức thông tin.
+ Bước 6: Lưu lại báo cáo và chia sẻ nó với những người cần thiết.
