Buzz
Định dạng điều kiện giúp tự động thêm màu sắc và phong cách vào Google Sheets để phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.
Định dạng điều kiện tự động định dạng ô trong bảng tính dựa trên dữ liệu từng ô. Google Sheets cho phép sử dụng để thêm kiểu font, màu sắc và phong cách vào bảng tính.
Để sử dụng định dạng điều kiện, bạn chỉ cần tạo một số quy tắc như hướng dẫn dưới đây.
Khi nên áp dụng định dạng điều kiện?
Định dạng điều kiện trong Google Sheets có thể hữu ích trong nhiều trường hợp. Lợi ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, đồng thời khuyến khích bạn tạo phong cách trước cho bảng tính.
Có thể sử dụng định dạng điều kiện để phân biệt các loại dữ liệu trong một nhóm (ví dụ: nhóm nhân viên theo phòng ban). Bạn cũng có thể sử dụng nó để làm nổi bật các giá trị cần chú ý như lợi nhuận âm. Thỉnh thoảng, nó cũng giúp giảm các bản ghi dữ liệu lỗi thời như các hoạt động trong quá khứ.
Cách tạo định dạng điều kiện trong Google Sheets
Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu cách áp dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets. Bắt đầu bằng một bảng tính mới và làm theo các bước sau:
4. Đổi Định dạng ô nếu… từ menu thả xuống thành Bằng.
5. Nhập một trong các giá trị minh họa vào ô Giá trị hoặc công thức.
6. Chọn kiểu dáng mà bạn muốn áp dụng như tô màu ô.
7. Click vào Thêm điều kiện khác.
8. Thay thế giá trị trước đó bằng một giá trị mới trong bảng tính và chọn một kiểu dáng, màu sắc khác cho giá trị đó.
9. Lặp lại hai bước trước để thấy nhiều giá trị khác nhau. Mỗi lần, hãy sử dụng kiểu dáng khác nhau.
10. Sau khi hoàn thành, nhấp vào nút Hoàn tất để xem danh sách các quy tắc bạn đã tạo.
Các loại định dạng mà Google Sheets hỗ trợ
Google Sheets cung cấp một loạt các loại định dạng có điều kiện cho người dùng lựa chọn. Chúng được xây dựng dựa trên 3 loại dữ liệu chính: văn bản, ngày tháng và số.
Văn bản
Điều kiện đơn giản nhất cho văn bản là rỗng, phụ thuộc vào việc ô đó có chứa giá trị nào hay không.
Để kiểm tra xem một phần nào đó có tồn tại trong văn bản hay không, sử dụng chứa. Điều kiện này có thể kiểm tra một phần văn bản cụ thể hoặc sử dụng kết hợp mẫu với mỗi ? tương đương với một ký tự bất kỳ và * tương đương với 0 hoặc nhiều ký tự khác nhau.
Cuối cùng, để có nhiều kết hợp văn bản theo cấu trúc hơn, bắt đầu bằng, kết thúc bằng hoặc chính xác sẽ thu hẹp các kết hợp có thể.
Các Ngày
Các ngày dễ sử dụng mặc dù hỗ trợ một số giá trị cố định ngoài lựa chọn của người dùng. Sử dụng định dạng điều kiện để tìm ngày trước, ngày sau hoặc ngày liên quan (ngày mai, năm trước). Bạn cũng có thể so sánh chúng với một ngày bạn chọn.
Số
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện để tìm số tương đương, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm trong phạm vi của các số khác.
Các Công Thức Định Dạng Điều Kiện Tùy Biến
Công thức tùy biến tạo sức mạnh cho định dạng theo điều kiện, từ việc làm nổi bật toàn bộ phạm vi, thậm chí các ô tham chiếu bên ngoài được định dạng. Để hiểu rõ hơn, xem ví dụ dưới đây.
Tạo bảng với 2 cột trên Google Sheets. Để làm nổi bật toàn bộ hàng trong dữ liệu có hơn 4 mục hoa quả trong kho:
- Chọn phạm vi dữ liệu (A2:B5).
- Mở cửa sổ Conditional format rules.
- Chọn điều kiện Custom formula is.
- Trong ô Value, nhập =$B2>4.
Với công thức thông thường trong một ô, cần bắt đầu bằng dấu =. Ký hiệu $ trước cột B biến nó thành một tham chiếu tuyệt đối, vì vậy, so sánh này luôn tham chiếu đến dữ liệu từ một cột cụ thể. Hàng (2) tương ứng với hàng đầu tiên trong phạm vi dữ liệu. Do đó, đối với mỗi hàng, việc so sánh diễn ra với từng giá trị trong cùng một hàng.
Các loại định dạng được hỗ trợ trong Google Sheets
Bạn có thể chọn một nhóm kiểu preset giới hạn trong Google Sheets bằng cách nhấp vào văn bản Mặc định trong Kiểu định dạng.
Ngoài ra, mặc dù các tùy chọn định dạng khá hạn chế nhưng chúng phục vụ cho các mục đích thực tế nhất.
Đầu tiên, bạn có thể cấu hình mọi kết hợp kiểu font chuẩn: in đậm, in nghiêng, gạch chân và gạch ngang. Đặc biệt, chúng còn hữu ích trong việc chỉ ra giá trị hợp lệ hoặc không hợp lệ.
