Buzz
Để hiển thị chính xác ngày, tháng, năm hiện tại trong bảng tính Excel, nhiều người sử dụng hàm TODAY. Hàm này có chức năng gì và làm thế nào để tính toán với nó? Mời bạn đọc tìm hiểu thêm về hàm TODAY để dễ dàng làm việc với các dữ liệu trong Excel.
Hàm TODAY trong Excel là gì?
Đây là công cụ giúp lấy ngày, tháng, năm hiện tại trong bảng tính Excel. Hữu ích để hiển thị chính xác ngày hiện tại trên mọi trang tính. Dưới đây là một số ứng dụng của hàm TODAY mà bạn có thể tham khảo:
- Hiển thị đầy đủ ngày, tháng, năm trong bảng tính Excel.
- Sử dụng hàm để tính tuổi hiệu quả.
- Tính chính xác khoảng thời gian theo yêu cầu kết hợp với các hàm khác.
Để sử dụng hàm này, bạn chỉ cần nhập cú pháp =TODAY() và nhấn Enter. Hàm này sẽ lấy ngày hiện tại mà máy tính của bạn đã cài đặt tự động vào ô bạn chọn. Hiện nay có hai cách để nhập hàm TODAY vào Excel như sau:
- Nhập đúng cú pháp hàm =TODAY() vào một ô trong bảng tính.
- Bạn có thể truy cập vào hộp thoại Insert Function trên Excel và nhập hàm vào đó.
Lưu ý:
- Cú pháp của hàm này không chứa bất kỳ đối số nào.
- Khi nhập cú pháp này vào ô, kết quả trả về sẽ là ngày/tháng/năm hiện tại. Thời gian thực là 0 giờ và không chứa bất kỳ tham số nào.
Ngoài ra, để tách riêng ngày, tháng, năm, bạn có thể sử dụng cú pháp sau đây:
- Để tách ngày từ ngày/tháng/năm, sử dụng cú pháp: =DAY(TODAY())
- Để tách tháng từ ngày/tháng/năm, sử dụng cú pháp: =MONTH(TODAY())
- Để tách năm từ ngày/tháng/năm, sử dụng cú pháp: =YEAR(TODAY())
Cách định dạng hiển thị ngày/tháng/năm trong hàm TODAY
Trong quá trình sử dụng hàm này, nếu bạn muốn thay đổi thứ tự hiển thị ngày/tháng/năm theo ý muốn, bạn có thể nhấn tổ hợp phím tắt “Ctrl + 1” để mở cửa sổ Format Cells. Sau đó chọn tab Custom, trong mục Type, chọn định dạng hiển thị ngày/tháng/năm theo ý muốn. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
Các dạng hiển thị ngày/tháng/năm thường được sử dụng với các dữ liệu thời gian trong hàm TODAY hiện nay bao gồm:
- mm/dd/yyyy: Hiển thị tháng/ngày/năm đầy đủ dưới dạng số.
- dd/mm/yyyy: Hiển thị ngày/tháng/năm đầy đủ dưới dạng số.
- dd-mmm-yy: Hiển thị đầy đủ ngày/tháng/năm. Ngày được hiển thị với 2 số, tháng được hiển thị với 3 chữ cái đầu tiếng Anh, năm được hiển thị với 2 chữ số cuối.
- dd-mm: Hiển thị ngày/tháng bằng số.
- mm-yy: Hiển thị tháng/năm bằng 2 chữ số.
Cách sử dụng hàm TODAY trong Excel để tính thời gian thực
Dưới đây là một số ví dụ về việc áp dụng hàm TODAY trong thực tế, bạn có thể tham khảo để áp dụng ngay:
Hàm này trả về kết quả là thời gian hiện tại
- Bước 1: Nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị thời gian hiện tại. Sau đó nhập cú pháp =TODAY().
- Bước 2: Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ tự động hiển thị trong ô dữ liệu bạn đã chọn ở bước trước.
Hàm này trả về ngày hiện tại và cộng thêm 5 ngày trong tương lai
- Bước 1: Để trả về kết quả là thời gian trong tương lai, nhập cú pháp này vào ô: =TODAY()+5. Đây là cách thường dùng để tính số ngày trong tương lai từ ngày hiện tại. Ví dụ, nếu hôm nay là ngày 15/3/2021, kết quả sẽ là ngày 20/3/2021.
- Bước 2: Sau khi nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị ngay trên ô dữ liệu bạn đã chọn. Hàm TODAY được xem như một chuỗi số. Ví dụ, nếu ngày 15/3/2021 có số chuỗi là 44270, thì ngày 20/3/2021 sẽ có số chuỗi là 44275.
Hàm tính số ngày giữa hai thời điểm
Ví dụ bạn muốn tính số ngày từ ngày hiện tại đến ngày 30/4/2021, làm như sau:
- Bước 1: Nhập công thức =DATEVALUE(“04/30/21”)-TODAY() vào ô bạn muốn hiển thị kết quả số ngày giữa hai thời điểm. Trong đó:
- Hàm DATEVALUE(“04/30/21”) sẽ trả về số seri của ngày 30/04/2021.
- Hàm TODAY() sẽ trả về số seri của ngày hiện tại.
- Bước 2: Sau khi nhập, bạn bấm Enter để kết quả hiển thị ngay trên ô đã chọn. Để tính số ngày giữa hai thời điểm, bạn cần trừ số seri của ngày hiện tại cho số seri của ngày 30/4/2021.
Lưu ý: Để hiển thị kết quả chính xác, ô hiển thị kết quả cần được định dạng là Số hoặc Chung.
Hàm trả về ngày hiện tại trong tháng
Như đã đề cập trước đó, hàm TODAY có thể trả về ngày, tháng, năm hiện tại. Chỉ cần biết cách kết hợp đúng công thức của hàm, bạn sẽ sử dụng hàm này một cách hiệu quả. Cần lưu ý rằng:
- Tháng 4, 6, 9, 11 có 30 ngày.
- Tháng 1, 3, 5, 7, 8, 10, 12 có 31 ngày.
- Tháng 2 có 28 ngày, năm nhuận thì tháng 2 có 29 ngày.
Để sử dụng hàm này và trả về ngày hiện tại trong tháng, bạn thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tại ô dữ liệu cần hiển thị kết quả, nhập hàm theo cú pháp =DAY(TODAY()).
- Bước 2: Bấm Enter và kết quả sẽ hiển thị ngay trên ô dữ liệu. Kết quả này là ngày hiện tại trong tháng. Ví dụ, nếu hiện tại là ngày 15/3/2021 thì kết quả là 15.
Hàm trả về tháng hiện tại trong một năm (1 – 12)
Bạn có thể sử dụng hàm TODAY để xuất kết quả là tháng hiện tại trong một năm (từ tháng 1 đến tháng 12) bằng cách làm như sau:
- Bước 1: Tại ô bạn muốn trả kết quả, nhập hàm theo cú pháp là =MONTH(TODAY()).
- Bước 2: Bấm Enter và kết quả sẽ xuất hiện trên ô dữ liệu đã chọn. Cú pháp này sẽ trả về tháng hiện tại trong năm. Ví dụ, nếu hiện tại là ngày 15/3/2021 thì kết quả sẽ là 3.
Cách khắc phục sự cố về định dạng ngày trong hàm TODAY
Khi trừ đi 2 ngày trong bảng tính Excel, kết quả thường sẽ hiển thị dưới dạng một ngày khác chứ không phải một số. Điều này xảy ra khi ô chứa công thức đã được định dạng trước là General.
Vì ô chứa công thức chứa ngày/tháng, Excel sẽ tự động đổi định dạng của ô thành kiểu Date. Trong ví dụ sau, ô A7 hiển thị 1/1/1900 được định dạng là ngày. Để xem kết quả chính xác của công thức dưới dạng số, bạn cần đặt định dạng của ô là General hoặc Number. Sau đây là các bước để đổi định dạng:
- Bước 1: Đầu tiên, đánh dấu ô có định dạng không chính xác.
- Bước 2: Click chuột phải vào những ô đã đánh dấu để mở menu tùy chọn.
- Bước 3: Chọn mục Format Cells và mở các tùy chọn định dạng ô mà Excel cung cấp.
- Bước 4: Chọn mục Number hoặc General. Sau đó, nhấn OK để định dạng lại ô cho đúng. Bây giờ bạn sẽ thấy ô trả về kết quả đã hiển thị đúng như mong đợi.
Các vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm TODAY
Khi sử dụng hàm này, bạn có thể gặp một số vấn đề có thể giải quyết dễ dàng theo các bước sau:
Lỗi #VALUE
Lỗi #VALUE có thể xảy ra khi bạn nhập sai cú pháp của hàm hoặc giá trị đầu vào không đúng định dạng ngày. Để sửa lỗi này, hãy kiểm tra lại cú pháp của hàm và đảm bảo rằng giá trị đầu vào là ngày hợp lệ.
Lỗi #NAME?
Đây là lỗi xảy ra khi người dùng nhập sai tên của hàm. Hoặc có thể thiếu dấu bằng (=) trước tên hàm trong công thức. Để sửa lỗi này, bạn cần kiểm tra lại tên hàm TODAY và đảm bảo đặt dấu '=' ở trước tên hàm.
Lỗi #REF!
Đây là lỗi có thể xảy ra khi bạn tham chiếu đến một ô đã bị xóa. Hoặc bạn tham chiếu đến một ô không tồn tại trong bảng tính. Để sửa lỗi này, hãy kiểm tra lại những ô được tham chiếu và đảm bảo chúng vẫn còn tồn tại trong bảng tính Excel.
Lỗi #NUM!
Lỗi này sẽ xảy ra khi bạn nhập vào một số quá lớn hoặc quá nhỏ để Excel có thể xử lý. Để sửa lỗi này, hãy kiểm tra lại những số đã nhập vào. Bạn cần chắc chắn rằng chúng nằm trong khoảng giới hạn mà Excel có thể xử lý.
Lưu ý khi sử dụng hàm TODAY trong Excel
Khi sử dụng hàm này trong Excel, có một số điều bạn cần chú ý như sau:
- Nhập đúng dữ liệu đầu vào và cú pháp hàm: Để có kết quả chính xác, hãy nhập đúng dữ liệu và cú pháp hàm vào ô cần tính toán.
- Tự động cập nhật: Hàm TODAY() sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở lại hoặc tính toán lại bảng tính. Điều này có nghĩa là nếu bạn mở tệp vào một ngày khác, hàm sẽ trả về ngày mới nhất.
- Không cần tham số: Hàm TODAY() không cần bất kỳ tham số nào. Chỉ cần gõ =TODAY() và nó sẽ trả về ngày hiện tại.
- Định dạng ngày: Kết quả của hàm TODAY() có thể được định dạng theo ý muốn thông qua các tùy chọn định dạng số hoặc ngày tháng trong thanh công cụ.
- Giữ nguyên ngày hiện tại: Hàm TODAY() luôn trả về ngày hiện tại và không thay đổi sau khi bạn lưu lại bảng tính.
- Sử dụng cẩn thận trong các hàm khác: Tránh sử dụng hàm TODAY() trong các công thức khác mà bạn không muốn tự động cập nhật ngày.
- Kiểm soát cập nhật tự động: Nếu không muốn hàm TODAY() tự động cập nhật, bạn có thể chuyển sang chế độ “Manual” trong Excel trước khi mở bảng tính.
Bài viết đã hướng dẫn cách sử dụng hàm TODAY trong Excel để tính thời gian thực và cung cấp ví dụ minh họa rõ ràng. Hy vọng mọi người có thể nắm vững cú pháp của hàm để áp dụng trong việc tính toán và phân tích dữ liệu trên Excel. Để đảm bảo kết quả chính xác, hãy nhập đúng công thức và kiểm tra kỹ trước khi xuất kết quả.
