Buzz
Trong Excel, biết cách kết hợp VLOOKUP với RIGHT giúp xử lý nhanh hơn rất nhiều. Cụ thể và ví dụ minh họa được chia sẻ dưới đây.
Giới thiệu về hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP thường được sử dụng khi cần tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên và trả về giá trị từ cột khác cùng hàng. Nguyên tắc hoạt động dựa trên việc tra cứu dọc trong bảng dữ liệu.
- Công thức hàm: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
- Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu.
- Table_array: Phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
- Col_index_num: Vị trí của cột trong bảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
- Range_lookup: Giá trị tùy chọn, 0 hoặc 1. 0 cho tìm kiếm chính xác, 1 cho tìm kiếm gần đúng.
Công thức của hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một công cụ quan trọng để tìm kiếm và trích xuất thông tin từ bảng dữ liệu lớn. Bạn có thể áp dụng nó để tìm kiếm các thông tin như tên, mã số, thông tin sản phẩm và nhiều loại dữ liệu khác. Hơn thế nữa, bạn có thể kết hợp hàm này với các hàm khác để tạo ra các công thức linh hoạt, như việc kết hợp hàm VLOOKUP và RIGHT.
Công thức kết hợp Hàm VLOOKUP và Hàm RIGHT
Việc kết hợp hàm VLOOKUP và hàm RIGHT trong Excel cho phép tìm kiếm giá trị trong một phạm vi và trả về một phần của giá trị đó. Công thức được viết như sau:
=RIGHT(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), num_chars))
Ở đây, “num_chars” là số ký tự bạn muốn trích xuất từ giá trị tìm thấy.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT theo cách này sẽ tìm kiếm giá trị trong phạm vi “table_array”. Sau đó, sử dụng hàm RIGHT để trích xuất một phần của giá trị tìm thấy dựa trên số ký tự được chỉ định bởi num_chars.
Để bảo đảm an toàn cho việc sử dụng các hàm tính trong Excel, hãy sử dụng phần mềm Microsoft có trả phí. Phần mềm lậu thường chứa nhiều virus và mã độc gây hại cho PC hoặc làm mất dữ liệu. Dưới đây là một số phần mềm Microsoft an toàn bạn có thể tham khảo để cài đặt cho máy tính của mình.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT
Việc sử dụng hàm RIGHT kết hợp với VLOOKUP để lọc ra giá trị cần tìm không phức tạp. Dưới đây là cách thức sử dụng chính xác khi kết hợp hai hàm này.
Bước 1: Trước hết, xác định giá trị muốn tìm kiếm và phạm vi dữ liệu chứa giá trị đó.
Bước 2: Tiếp theo, xác định số cột trong phạm vi dữ liệu mà giá trị tìm kiếm sẽ được trả về.
Bước 3: Cuối cùng trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm RIGHT là điền đúng công thức để trích xuất một phần của giá trị tìm thấy.
Để dễ hiểu cách sử dụng và điền các giá trị chính xác vào công thức, dưới đây là một ví dụ cụ thể được giải thích.
Ví dụ minh họa
Giả sử có một bảng dữ liệu chứa thông tin như dưới đây. Yêu cầu là tìm khóa học tương ứng với từng sinh viên.
Bước 1: Sử dụng hàm RIGHT để lọc ra mã khóa học từ MSSV.
Tại ô C2, nhập công thức =RIGHT(A2;3) và nhấn Enter. Hàm sẽ trả về 3 ký tự nằm ở phía bên phải của ô A2.
Giải nghĩa công thức:
A2: Là MSSV cần xem xét để lọc ra mã khóa học.
3: Biểu thị cho 3 ký tự nằm bên phải của MSSV, tương ứng với mã khóa học.
Bước 2: Kết hợp hàm VLOOKUP và RIGHT
Tại ô D2, nhập công thức =VLOOKUP(C2;$D$9:$E$10;2;0) và nhấn Enter. Kết quả sẽ là tên khóa học dựa trên bảng khóa học.
Bước 3: Rút gọn công thức hàm
Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT riêng lẻ theo 2 bước ở trên rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể kết hợp chúng lại với công thức =VLOOKUP(RIGHT(A2;3);$D$9:$E$10;2;0) và điền vào ô D2. Nhấn Enter để xuất kết quả tên khóa học của sinh viên tương ứng.
Để tìm và xuất kết quả tên khóa học cho các sinh viên khác, bạn thực hiện tương tự như trên. Đảm bảo đối chiếu đúng cột và hàng để tránh lỗi hàm.
Những lưu ý khi kết hợp hàm VLOOKUP và RIGHT
Với cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT, hãy chú ý những điều sau để có kết quả chính xác và không lỗi.
- Cả hai hàm VLOOKUP và RIGHT đều không phân biệt chữ thường và chữ hoa khi nhập.
- Hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm dữ liệu từ cột bên trái sang cột bên phải.
- Tùy thuộc vào hệ điều hành, chúng ta có thể sử dụng dấu “,” hoặc “;” khi viết công thức.
- Hàm VLOOKUP có thể được dùng để thực hiện hai loại tìm kiếm: gần đúng và chính xác.
- Trước khi thực hiện tìm kiếm, bảng dữ liệu cần được sắp xếp đúng để đảm bảo kết quả chính xác.
- Hàm VLOOKUP chỉ trả về kết quả của giá trị đầu tiên được tìm thấy trong bảng dữ liệu.
Những lỗi thường gặp
Tương tự như các hàm tính khác, việc kết hợp hàm VLOOKUP với RIGHT cũng dễ gặp lỗi nếu thực hiện không chính xác. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục.
Lỗi #N/A
Khi không tìm thấy giá trị trong bảng dò tìm, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A. Dựa vào ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT như trong hình, ta thấy rằng việc lấy 5 ký tự trong công thức hàm RIGHT không phù hợp với giá trị trong bảng dò tìm. Do đó, hàm VLOOKUP không thể thực hiện tìm kiếm được.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần điều chỉnh đối số thứ hai trong hàm RIGHT để phù hợp với bảng dò tìm. Theo ví dụ trong hình, bạn chỉ cần lấy 3 ký tự cuối thay vì 5 ký tự nằm trong chuỗi mã sinh viên.
Lỗi #REF!
Trong trường hợp không tìm thấy cột trong bảng dò tìm, cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm RIGHT sẽ báo lỗi #REF!. Dựa vào ví dụ trong hình, bạn có thể thấy rằng dải ô $D$9:$E$10 chỉ có 2 cột để thực hiện tìm kiếm.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần điều chỉnh giá trị của cột trong bảng dò tìm sao cho phù hợp với dải ô có số cột đã chọn.
Lỗi #VALUE!
Khi không tìm thấy giá trị trong cột dò tìm, sẽ xuất hiện lỗi #VALUE!
Để khắc phục lỗi này, bạn cần điều chỉnh giá trị lớn hơn hoặc bằng 1 cho cột dò tìm.
Nói chung, việc kết hợp hàm VLOOKUP với RIGHT là rất cần thiết, đặc biệt trong công việc văn phòng. Hi vọng qua thông tin và ví dụ được chia sẻ, bạn có thể sử dụng chúng hiệu quả và chính xác. Hãy theo dõi và cập nhật các bài viết mới của Mytour để biết thêm nhiều thủ thuật hữu ích về Microsoft Office nhé!
- Xem thêm: Các thủ thuật Excel
