Buzz
Mọi người đều mắc lỗi ở nơi làm việc. Tuy nhiên, một số người thích trách móc người khác về lỗi của họ. Để tránh bị trách oan, bạn nên bảo vệ bản thân mình càng nhiều càng tốt. Bắt đầu bằng cách tạo ra một dấu vết trên giấy trong đó bạn ghi chép giao tiếp và quyết định kinh doanh. Sau đó, cam kết xây dựng một danh tiếng vững chắc là một người giúp đỡ và đáng tin cậy. Nếu bạn bị trách móc vì mắc lỗi, hãy thú nhận nếu bạn có trách nhiệm. Nếu không, hãy lên lịch hẹn với sếp của bạn và giải thích nguyên nhân gây ra vấn đề.
Bước
Tạo Một Dấu Vết Trên Giấy
Giao tiếp bằng email. Khó khẳng định những gì bạn nói với ai đó trong buổi gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Tuy nhiên, dễ dàng hơn để chứng minh nội dung của một email—bạn chỉ cần in ra. Nếu có thể, giao tiếp với mọi người bằng email.
- Sử dụng email với đồng nghiệp và sếp của bạn, nhưng cũng với khách hàng và công chúng.
- Nếu bạn cần phải có cuộc trò chuyện trực tiếp, bạn có thể theo sau cuộc trò chuyện bằng một email. Tóm tắt nội dung của cuộc trò chuyện.
- Tránh ghi âm người khác mà không được sự cho phép. Luật về việc ghi âm người khác khác nhau tùy thuộc vào bang của bạn. Trong mười hai bang, bạn không thể ghi âm một cuộc trò chuyện trừ khi bạn nhận được sự đồng ý của tất cả mọi người tham gia.
- Thường thì việc giao tiếp quá nhiều còn hơn là quá ít. Cố gắng giao tiếp với đồng nghiệp của bạn bằng nhiều phương tiện.
Yêu cầu chữ ký khi giao nhận hàng. Bạn đã giao một cái gì đó trực tiếp đến một phòng ban khác chưa? Bạn đã gửi thư cho một khách hàng chưa? Nếu vậy, bạn luôn muốn có chữ ký chứng minh rằng mặt hàng đã được nhận. Ở Hoa Kỳ, bạn có thể sử dụng thư chứng nhận, yêu cầu biên nhận trở lại.
Hỏi người giám sát của bạn những câu hỏi. Nếu bạn không biết phải làm thế nào, hãy hỏi ai đó cao hơn để ra quyết định. Nếu họ ra quyết định sai, thì đó là lỗi của họ. Gửi email với câu hỏi của bạn và lưu một bản sao của câu trả lời của họ.
- Bạn có thể do dự khi hỏi câu hỏi vì bạn muốn tỏ ra bạn biết mọi thứ. Tuy nhiên, bạn cần phải làm đúng một điều gì đó, nếu không, bạn sẽ thực sự bị trách nhiệm.
- Hãy nhớ không hỏi một câu hỏi hai lần. Một khi người giám sát nói cho bạn biết cách làm một việc gì đó, hãy ghi lại để bạn nhớ. Nếu bạn tiếp tục hỏi câu hỏi, bạn sẽ trông thật không làm được.
Thông báo cho khách hàng về rủi ro của một quyết định. Đôi khi bạn có thể bị trách khi quyết định kinh doanh của một khách hàng không thành công. Mặc dù khách hàng đã ra quyết định, họ sẽ tuyên bố rằng bạn không thông báo cho họ về các rủi ro. Bạn luôn muốn mọi người ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ, vì vậy hãy giải thích rủi ro một cách cẩn thận.
- Cũng có khách hàng ký tên trên một biểu mẫu xác nhận họ đã được thông báo về các rủi ro. Liệt kê các rủi ro quan trọng nhất trên biểu mẫu.
- Giữ lại biểu mẫu đã được ký tên trong trường hợp khách hàng sau này tuyên bố rằng bạn không nói cho họ biết về các nguy hiểm đó.
Xây Dựng Một Danh Tiếng Vững Chắc
Giữ tinh thần tích cực. Bạn có thể chịu đựng những cáo buộc sai lầm nếu bạn có một danh tiếng mạnh mẽ trong mắt sếp và hầu hết các đồng nghiệp của bạn. Bắt đầu xây dựng danh tiếng của bạn bằng cách duy trì một thái độ tích cực. Mỉm cười và nói “Chào buổi sáng” hoặc “xin chào” với mọi người bạn gặp.
- Xử lý những đồng nghiệp khó khăn một cách tế nhị. Cố gắng nhìn nhận vấn đề từ góc nhìn của họ, điều này có thể giúp làm giảm căng thẳng và cho phép bạn duy trì tinh thần tích cực.
- Ngủ đủ giấc để bạn được nghỉ ngơi đầy đủ khi bạn đến làm việc. Người khó chịu có thể trở thành những người phàn nàn.
- Một số môi trường làm việc có độc hại đến mức bạn không thể giữ được tinh thần tích cực. Trong tình hình đó, bạn cần cân nhắc nghiêm túc việc rời khỏi công việc của mình và tìm công việc khác.
Giúp đỡ một cách lựa chọn. Điều này phụ thuộc vào nơi làm việc của bạn. Hầu hết mọi người sẽ đánh giá cao việc có thêm một bàn tay khi họ bị áp đặt công việc. Tuy nhiên, bạn không muốn giúp đỡ quá nhiều vì điều đó khiến bạn trông như là bạn không có đủ việc làm.
- Cũng lưu ý xem đồng nghiệp của bạn có công nhận công việc bạn đã làm không. Nếu họ không, bạn nên ngừng giúp đỡ người đó.
- Tuy nhiên, nếu họ công nhận bạn, sau đó bạn có thể giúp họ trong tương lai. Họ đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn và không coi bạn là một mối đe dọa.
Giữ lời hứa của bạn. Khi bạn nói với một đồng nghiệp rằng bạn sẽ làm một điều gì đó, hãy nhớ thực hiện. Đừng để các lý do ở nhà và đảm bảo thực hiện trách nhiệm của bạn. Thực hiện một cách nhất quán sẽ tăng uy tín của bạn trong mắt người khác.
- Cố gắng trở nên đáng tin cậy theo cách dự đoán được. Nếu bạn làm như vậy, mọi người sẽ ít có khả năng trách bạn khi có điều gì đó xảy ra không đúng.
Nhận lỗi về các sai lầm bạn đã làm. Bạn sẽ giúp xây dựng uy tín của mình nếu bạn thực sự nhận lỗi về các sai lầm của mình. Những người luôn phủ nhận trách nhiệm bắt đầu trông giống như kẻ nói dối. Thay vào đó, hãy thú nhận. Nói, “Tôi xin lỗi” và sau đó giải thích như sau:
- Bạn hiểu sự nghiêm trọng của sai lầm. Ví dụ, bạn có thể nói, “Tôi nhận ra rằng sai lầm này có thể khiến chúng ta mất tài khoản khách hàng.”
- Bạn biết làm thế nào nó đã xảy ra. Ví dụ, “Tôi đang chuẩn bị các gói hàng để gửi thư khi Sue gọi và tôi bị lạc hướng.”
- Bạn đang thực hiện các biện pháp để đảm bảo nó không xảy ra lại nữa: “Để đảm bảo rằng tôi sẽ không mắc sai lầm này lần nữa, tôi sẽ để cuộc gọi vào thư thoại khi tôi chuẩn bị các gói hàng của chúng tôi để gửi thư.”
Giữ một bản sắc số chuyên nghiệp trên mạng. Nếu bạn có tài khoản trên mạng xã hội, hãy đảm bảo rằng chúng phản ánh tính cách tích cực của bạn. Cập nhật hồ sơ LinkedIn của bạn và loại bỏ tài liệu phạm pháp từ Twitter, Facebook, YouTube, v.v. Hãy cân nhắc làm cho các tài khoản cá nhân trở nên riêng tư.
- Tìm kiếm tên của bạn trên Google. Xem trang đầu tiên của kết quả. Bạn muốn trang đầu tiên đó phản ánh tính cách tích cực của bạn.
- Rất khó để loại bỏ thông tin tiêu cực từ Google. Tuy nhiên, bạn có thể đẩy nó ra khỏi trang đầu tiên bằng cách xuất bản một bài báo hoặc tạp chí thương mại. Hoặc bạn có thể tình nguyện và sau đó viết một bài báo hoặc tham gia một cuộc phỏng vấn với một phóng viên địa phương.
Xử lý Các Cáo Buộc ở Nơi Làm Việc
Nghe nhẹ nhàng khi bị buộc tội. Không ai thích bị đổ lỗi về sai sót ở nơi làm việc. Khi sếp gọi bạn vào văn phòng của họ, trái tim bạn có thể đập mạnh. Hãy cố gắng thư giãn càng nhiều càng tốt. Ngồi thoải mái và thở một hơi sâu.
- Bạn muốn duy trì sự bình tĩnh để có thể nghe những cáo buộc. Cố gắng ghi chép lại những gì sếp của bạn đã nói bạn đã làm sai. Bạn có thể không nhớ chính xác những gì đã được nói khi bạn rời khỏi văn phòng, vì vậy bạn cần có ghi chú tốt.
- Nhớ không ngay lập tức tỏ ra phòng bị cáo. Sếp của bạn có thể quá tức giận để nghe bạn, cũng vậy. Trừ khi bạn đang bị sa thải, bạn nên có thời gian để trở lại văn phòng của bạn và thu thập suy nghĩ của mình.
- Nếu bạn không làm điều gì đó, hãy nói một cách bình tĩnh, “Tôi không làm điều đó.” Sếp của bạn có thể không nghe bạn, nhưng bạn cần phải nói điều đó.
Đánh giá xem bạn đã góp phần vào vấn đề hay chưa. “Buộc tội” là một từ đáng lo ngại. Nó ngụ ý chỉ một người phải chịu trách nhiệm khi mọi thứ đi sai. Tuy nhiên, nhiều người có thể đã góp phần vào vấn đề. Đánh giá một cách trung thực xem bạn có đóng góp nào không.
- Nếu bạn có, sau đó phân tích xem bạn đã có thể làm gì khác. Khi bạn thú nhận về sai lầm, bạn cần phải giải thích nó đã xảy ra như thế nào và bạn sẽ làm gì khác.
- Đừng đổ lỗi cho người khác về sai lầm nếu không có bằng chứng rằng họ mắc sai lầm.
Tập hợp các tài liệu hỗ trợ. Hy vọng rằng bạn đã giữ lại email, ghi chú và ghi chú hỗ trợ cho câu chuyện của bạn. Tìm chúng ngay bây giờ và sao chép. Nhớ không đưa bản gốc của bất cứ điều gì cho cấp trên của bạn.
- Đặt các tài liệu theo một cách nào đó. Nếu sếp của bạn nói bạn phải làm một điều gì đó trong một email - và đó là lý do tại sao bạn bị buộc tội - thì đặt email đó lên đầu tiên.
- Sử dụng bút nổi để làm nổi bật thông tin liên quan trong email và các tài liệu khác. Bạn không thể mong đợi sếp của bạn đọc qua năm mươi trang tài liệu để tìm những gì là liên quan.
Nói chuyện với đồng nghiệp. Đồng nghiệp của bạn có thể là những nhân chứng tuyệt vời nếu họ ủng hộ câu chuyện của bạn. Một lý do bạn muốn xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp là đúng những lúc như thế này - bạn bị buộc tội về một điều bạn không làm. Nói chuyện với đồng nghiệp của bạn và hỏi xem họ có thể nói chuyện với sếp của bạn thay bạn không.
- Bạn không nên yêu cầu đồng nghiệp của mình tham dự cuộc họp của bạn với sếp của bạn, vì sếp của bạn có thể không tin họ nói thật nếu bạn ở trong phòng. Thay vào đó, họ có thể gặp sau hoặc tóm tắt những gì họ biết trong một email.
Tập trung vào công việc của bạn. Ngay cả khi bạn bắt đầu tổ chức một lời biện hộ, bạn phải tiếp tục làm việc của mình tốt. Dành thời gian nghỉ trưa và sau giờ làm việc để tổ chức lời biện hộ của bạn. Bạn sẽ không giúp được gì cho bản thân nếu bạn mắc sai lầm lớn ở nơi làm việc vì tâm trí của bạn ở nơi khác.
Gặp gỡ với sếp của bạn. Sau một hoặc hai ngày, hãy sắp xếp một cuộc hẹn với sếp của bạn. Mọi người nên đã bình tĩnh lại bây giờ. Bạn có thể thu thập các tài liệu hỗ trợ và tên của các đồng nghiệp đã đồng ý làm nhân chứng cho bạn.
- Mở cuộc họp của bạn bằng cách tóm tắt những gì bạn đã bị buộc tội. Sau đó chuyển sang phía của bạn.
- Bạn có thể nói, “Hôm qua tôi quá xúc động để nói cho bạn điều này, nhưng bây giờ tôi đã có thời gian suy nghĩ, tôi muốn chia sẻ điều gì đã xảy ra.”
- Chứng minh những lời nói của bạn bằng tài liệu. Bạn có thể nói, “Xem này, tôi có email từ kế toán đây. Janet nói rằng tài khoản vẫn còn $1,000. Đó là lý do tôi đã tiêu tiền.”
